اگر شما برای سمت مدیریت پروژه در سازمانی منصوب شده‌اید، قطعا نیروی بالقوه لازم برای مدیریت یک پروژه را از خود نشان داده‌اید. به عنوان یک مدیر پروژه موفق باید با یک سری اصطلاحات تخصصی در حیطه کاریتان آشنایی داشته باشید. آیا شما این ۱۰ اصطلاح مهم را می‌شناسید؟
۱- نمودار گانت (Gantt chart)
نمودارهای گانت یک روش مرسوم برای نمایش زمانبندی پروژه هستند. بهترین ابزارها برای نمایش آنها نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند MSP است. در این نرم‌افزارها شما یک لیست از فعالیت‌ها را در سمت چپ و نمودار میله‌ای افقی آنها را در سمت راست می‌بینید.
نمودار میله‌ای به شما نشان می‌دهد که هر فعالیتی چه مدت طول می کشد و تاریخ شروع و پایان آنها را می‌توانید در بالای نمودار بینید. همچنین می‌توانید اطلاعاتی دیگری مانند وابستگی فعالیت‌ها و اینکه هر فعالیتی توسط چه کسی انجام می‌شود، هم به نمودار گانت اضافه کنید. پرکاربردترین نمای نرم‌افزار MSP نمای گانت چارت است. برای سفارشی‌سازی این نما می‌توانید آموزش زیر را مطالعه کنید:
۲- مایلستون (Milestone)
مایلستون‌ها فعالیتهایی با زمان صفر هستند و برای نشان دادن شروع و پایان پروژه، شروع و پایان فازهای اصلی و نقاط کلیدی پروژه مثل تاریخ عقد یک قرارداد مهم در طول پروژه، تاریخ خرید یک نوع کالای مهم، تاریخ اتمام یک کار مهم، تاریخ رسیدن به درصد پیشرفت مشخص در طول پروژه و… که دارای اهمیت خاصی هستند، استفاده می‌شوند. مایلستون‌ها در برنامه زمانبندی پروژه به صورت یک نقطه نمایش داده می‌شوند و یک نمودار میله‌ای ندارند.
۳- خط مبنا (Baseline)
هر مدیر پروژه‌ای به دنبال جلوگیری از خطرات و لغزش دامنه پروژه است. پروژه‌ها ممکن است هفته‌ها، ماه‌ها و حتی سال‌ها طول بکشند. مدیر پروژه موفق کسی است که پیشرفت واقعی پروژه را با آنچه برنامه‌ریزی کرده است، کنترل کند. سپس در جهت رفع نواقص و بهبود آنها تلاش کند تا پروژه همواره در مسیر برنامه‌ریزی شده پیش رود. بنابراین داشتن تصویر اولیه واضح از برنامه پروژه بسیار مهم است. خط مبنا یا Baseline می‌تواند در این زمینه به مدیر پروژه کمک کند.
خط مبنا یک نمونه اولیه از طرح کلی آنچه که می‌خواهید در یک بازه زمانی انجام دهید است. در واقع به این دلیل از مبناها در پروژه‌ها استفاده می کنیم، چون می‌توانیم به وسیله آن عملکرد خود را ببینیم. اینکه تا چه حد موفق به تحویل پروژه در بازه زمانی برنامه‌ریزی شده، شده‌ایم. می‌توانیم خط مبنا را برای برنامه‌های دیگری مانند بودجه‌بندی یا هر فعالیت دیگری که ممکن است تغییر کند انجام دهیم. خطوط مبنا خیلی مفید هستند، مخصوصا در انتهای پروژه؛ زمانی که شما به عقب بر می‌گردید و می‌بینید این پروژه در طول زمان چقدر تغییر کرده است.
۴- ارتباط یا وابستگی‌ها (dependency)
بخشی از فرآیند زمانبندی پروژه، مشخص کردن ارتباط یا وابستگی بین فعالیت‌ها (Task Dependency) به منظور ترتیب درست انجام فعالیت‌ها است. شروع یا پایان بعضی فعالیت‌ها باعث شروع یا پایان فعالیت‌های دیگر می‌شوند. ارتباط فعالیت‌ها درباره اینکه کدام فعالیت اول انجام می‌شود نیست. در واقع درباره این است که کدام فعالیت بقیه فعالیت‌ها را کنترل می‌کند. در مدیریت پروژه به این روابط، وابستگی فعالیت‌ها هم می‌گویند.
در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه خطوط بین فعالیت‌ها ارتباط بین آنها را نشان می‌دهد. به عنوان مثال، شما ابتدا باید دیوارهای یک خانه را بسازید، قبل اینکه آنها را رنگ بزنید. وابستگی‌ها برای اینکه فعالیت‌ها در توالی مناسبی قرار گیرند مفید هستند و نشان می‌دهد که چه اتفاقی باید بیفتد تا پروژه به روش صحیحی انجام شود. برای ایجاد ارتباط بین فعالیت‌های پروژه در نرم‌افزار MSP مقاله زیر را مطالعه کنید:
۵- ریسک (Risk)
ریسک عبارتی ست که برای همه ما آشنا است. ما اصطلاح ریسک را هم برای زندگی شخصی و هم برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم و هر دو یکی هستند. ریسک در پروژه به صورت مشخص موضوعی است که می‌تواند روی پروژه اثر بگذارد، اما هنوز اتفاق نیفتاده است و این تعریف خیلی مهم است. ریسک‌ها را معمولا در سامانه پروژه ثبت می‌کنیم. ریسک می‌تواند مثبت یا منفی باشد، هرچند اکثر مدیران پروژه تلاش می کنند تا تاثیر منفی ریسک را روی پروژه کم کنند و مانع از این شوند که پروژه در مسیر اشتباه قرار گیرد.
۶- بحران (Crisis)
بحران‌ها مشابه ریسک هستند و می‌توانند روی خروجی پروژه به صورت مثبت یا منفی تاثیر بگذارند. تفاوت آن با ریسک این است که بحران اتفاق افتاده است. بعضی از ریسک‌ها احتمال دارد که به شکل بحران به وقوع بپیوندد. مدیریت بحران و جلوگیری از وقوع آن یکی از وظایف مهم مدیر پروژه است. برای رسم شبکه زمانبندی پروژه و شناسایی مسیر بحرانی در نرم‌افزار MSP می‌توانید آموزش زیر را مطالعه کنید:
۷- طرح یا برنامه (Plan)
یک برنامه، گروهی از پروژه‌هاست که همه آنها در حال انجام یک فعالیت مشترک هستند. هر پروژه‌ای به تحویل سریع‌تر برنامه کمک می‌کند و هر کدام آنها در حال انجام فعالیت روی موضوعی خاص برای سازمان هستند. برنامه‌ها اغلب منابع اشتراکی دارند به این صورت که اگر پروژه شما بخشی از یک برنامه است، حتما باید با مدیران پروژه دیگر برای استفاده از بهینه از اشخاص و تجهیزات همکاری کنید.
ساختار شکست کار (WBS) یا Work Breakdown Structure اولین قدم برای ایجاد پروژه با کیفیت استاندارد است و تیم پروژه را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد. شروع یک پروژه بدون داشتن ساختار شکست کار، مانند رفتن به سرزمینی غریب بدون نقشه راه است! برای یادگیری بیشتر در این زمینه می‌توانید آموزش کامل زیر را مطالعه کنید:
۸- داشبورد (Dashboard)
داشبوردها یکی ابزارهای گزارش‌دهی هستند که به مدیران در تصمیم گیری کمک می‌کنند. داشبوردها بخشی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند و برای نمایش شاخص‌های کلیدی مانند پیشرفت کلی پروژه، بودجه صرف شده، نمایش بحران‌ها و ریسک‌ها، مایلستون‌ها، منابع تخصیص داده شده و … استفاده می‌شوند.
داشبوردها به صورت خیلی دقیقی قابل تنظیم هستند و به عنوان یک مدیر پروژه می‌توانید معیارهایی را که برای تیم کاری یا ذینفعان پروژه حائز اهمیت است، در آنها بگنجانید. برای یادگیری بیشتر و طراحی پیشرفته داشبوردهای مدیریتی به کمک نرم‌افزار اکسل می‌توانید مقاله زیر را مطالعه کنید:
۹- تغییر (Change)
تعییرات معمولا در پروژه همیشه اتفاق می‌افتد و معمولا اصطلاح تغییر به صورت مشخص به موضوعی اطلاق می‌شود که متفاوت از حوزه اصلی و مواردی که روی آن توافق انجام شده است، باشد. به عنوان مثال، تغییر می‌تواند در مهلت مقرر پروژه، یا اضافه کردن ویژگی‌های بیشتر به پروژه باشد.
تغییرات می‌تواند در تمام مدت در پروژه اتفاق بیفتد. بهتر است مدیر پروژه قبل از مواجه آنها را در نظر بگیرد، زیرا در این صورت زمان کافی برای تنظیم موارد جدید را دارد و می‌تواند آنها را برای برنامه‌ریزی دوباره در نظر بگیرد.
۱۰- منابع (Resource)
یکی از فازهای مهم در بحث برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، تعریف و مدیریت منابع (Resource Management) است. برای انجام وظایف مربوط به پروژه، منابع موردنیاز هستند. به تمامی امکانات موردنیاز برای انجام و تکمیل یک فعالیت اعم از نیروی انسانی، تجهیزات و مواد، منبع می‌گویند. به عنوان یک مدیر پروژه، یکی از مهمترین وظایف شما نظارت بر تکالیف مربوط به هر یک از منابع است تا بتوانید به طور موثری بین آنها تعادل برقرار کنید. زمانبندی بهینه منابع، کلید مدیریت موفق پروژه است.
برنامه زمانبندی پروژه تا وقتی که منابع را به فعالیت‌ها تخصیص ندهیم، واضح نیست. تعداد منابعی که تخصیص می‌دهیم، برنامه زمانبندی آنها و قابلیت دسترسی، روی مدتی که فعالیت‌ها طول می‌کشند، تاثیر می‌گذارد. بنابراین بعد از تعریف منابع، مرحلۀ بعدی تخصیص منابع به فعالیت‌های پروژه است. تخصیص منابع (Resource Assignment) به این معنی است که مشخص کنیم برای فعالیت‌های پروژه به چه منابعی نیاز داریم.
بعد از تعریف منابع و تخصیص آنها به فعالیت‌های پروژه، نوبت تسطیح منابع (Leveling Resource) است. تسطیح منابع به منظور رفع تداخل منابع صورت می‌گیرد. تداخل منابع زمانی به وجود می‌آید که به یک منبع بیشتر از کاری که می‌تواند انجام دهد، کار تخصیص داده شود. به مجموعه عملیاتی که برای رفع تداخل منبع انجام می‌شود، تسطیح منبع می‌گویند.
برای تعریف، تخصیص و تسطیح منابع به کمک نرم‌افزار MSP می‌توانید آموزش‌های زیر را مطالعه کنید:
با سلام ممنون از راهنمایی هاتون خوشحالم که میتوانم از شما کمک بگیرم.
سلام. خوشحالیم که میتونیم به شما کمک کنیم. موفق باشید.
عالی بود . ممونم
سلام برای من خیلی کاربردی بود سپاسگزارم
سلام. بسیار خوشحالم که این مقاله برای شما کاربردی بوده. با آرزوی موفقیت برای شما.
با سلام ایا امکان این هست که در برنامه ام اس پی ما بین دو سه هزار فعالیت که هر کدام برای یک روز است و با توجه به روابط پراکنده شده اند مثلا یکه صفحه اول یکی اخر وغیره ما بیایم یک تاریخ بزنیم وبرنامه برامون همه رو تو یک صفحه بیاره یعنی مشخص کنه در فلان روز چه فعالیتهایی باید انجام شود؟ با تشکر.