اگر شما برای سمت مدیر پروژه در سازمان‌تان منصوب شده‌اید، قطعا نیروی بالقوه لازم برای مدیریت یک پروژه را از خود نشان داده‌اید. بخش عمده مسئولیت مدیر پروژه برنامه‌ریزی است؛ طراحی نحوه انجام پروژه، پیش‌بینی موانع و گلوگاه‌های سر راه، آموزش، نحوه تخصیص منابع فنی و مالی و نیروی انسانی. خب حالا بهتر است بدانید چه کارهایی از شما یک مدیر پروژه موفق می‌سازد؟
اگر شما کارکنانی دارید، علاوه بر مدیریت روزانه کارهای در دست اقدام، ممکن است بخواهید بحث آموزش را هم به برنامه اضافه کنید. آموزش معمولا به صورت دوره‌ای و یا در طول پروژه و بدون توقف و ادامه‌دار است. با پیشرفت پروژه، در خواهید یافت که شما باید انگیزه‌دهنده، برقرار کننده نظم، مستمع دلسوز و صدای پرسنل باشید. همان طور که حدس زدید، هرکس ظرفیت چنین شرایطی را ندارد. قبلا در مورد ۷ دلیل شکست یک مدیر پروژه توضیح دادیم؛ حالا بهتر است نگاهی به ۷ ویژگی مدیر پروژه موفق داشته باشیم:
۱- از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
اگر درک اصولی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نداشته باشید، به سختی می‌توانید یک پروژه را پیش ببرید. امروزه تنوع بسیاری در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد. ابزارهای مدیریت پروژه، چنان کمک بزرگی هستند که از آنها می‌توان به عنوان حد فاصل بین موقعیت و شکست در پروژه یاد کرد. یکی بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه MS project از مجموعه آفیس که در سایت پویان آموزش گام به گام و کامل آن موجود است.
۲- توانایی انتقاد کردن و انتقاد پذیر بودن را داشته باشید
انتقاد موثر و سازنده آسان نیست. فاصله کمی بین آشفته و ناامید کردن اعضای تیم و پیشنهاد یک بازخورد سازنده که اعضای تیم و پروژه را یاری می کند، وجود دارد. یک مدیر پروژه موفق باید توانایی پذیرش انتقاد را هم داشته باشد.
۳- پذیرای رویه‌های جدید باشید
شما همه چیز را نمی‌دانید! اعضای تیم و دیگر مدیران پروژه می‌توانند ورودی‌های ارزشمندی مانند دستورالعمل‌ها و روال‌های جدید داشته باشند. پس با آنها راحت باشید؛ چون از این طریق آنها روش‌هایی پیدا خواهید کرد تا در زمان و بودجه صرفه جویی کنید.
۴- مدیریت زمان را یاد بگیرید
اگر شما فعالیت‌های خود را درست سازماندهی نکرده‌اید و برای موارد بیهوده وقت تلف می‌کنید و همیشه با کمبود وقت مواجه اید، چگونه می‌خواهید یک پروژه و تیم پروژه را مدیریت کنید و به خروجی مطلوب به موقع و یا بودجه معین دست یابید؟ به عنوان یک مدیر پروژه موفق باید مهارت مدیریت زمان را یاد بگیرید تا بتوانید در وقت خود صرفه جویی کنید و بازدهی کارتان را افزایش دهید.
۵- جلسات را به صورت موثر اداره کنید
جلسات در تکمیل پروژه‌ها الزامی هستند. کتابی که در این زمینه می‌توانم معرفی کنم «مدیریت موثر جلسات» از دیک ماسیملیان است. این کتاب اصول و مبانی جلسات را به صورت مختصر و لذت بخش توضیح داده و می‌تواند از مدیر پروژه یک مدیر موثر برای اداره جلسات در زمانی نسبتا کوتاه بسازد.
۶- مهارت‌های تصمیم گیری‌تان را ارتقا دهید
به عنوان یک مدیر پروژه نباید راحت روی صندلی بنشینید و منتظر بمانید تا موفقیت پروژه‌تان حاصل شود. به علاوه کارمندان همیشه برای تصمیم گیری‌ها به شما نگاه می کنند. اگر این دست و آن دست کنید، نشانه این است روی کار کنترل ندارید. مانند دیگر مسائل مدیریت پروژه، تصمیم‌گیری مهارتی فرا گرفتنی است. اگرچه شما حتما قابلیت تصمیم‌گیری دارید، زیرا به همین دلیل به عنوان مدیر پروژه انتخاب شده اید و به همین دلیل هم توانسته‌اید آنچه در کارتان دارید تا این لحظه به دست آورید.
۷- روحیه داشته باشید
همه چیز بد پیش می‌رود، مدام بدبیاری دارید، هر مشکلی که فکرش را بکنید سر راه تان سبز می شود؛ با وجود این باید خوش خلق باشید و روحیه خودتان، تیم، سازمان و سلامت پروژه را حفظ کنید. بعضی اوقات بهترین پاسخ به شکست‌ها یک لبخند ساده است. قدم بزنید، خستگی در کنید، تجدید قوا کنید و سپس به کار برگردید و مشخص کنید که در مرحله بعد چه کاری می خواهید انجام دهید. کالین پاول در کتاب «سفر آمریکایی من» می‌گوید که تقریبا در همه شرایط، فردا صبح همه چیز بهتر به نظر خواهد رسید.
