بعد از برنامه‌ریزی پروژه باید یک تیم تشکیل دهید و ترکیب درستی از مهارت‌ها و شخصیت‌ها را برای انجام پروژه انتخاب کنید. هنگام انتخاب اعضای تیم نقش‌های اساسی پروژه را به خاطر داشته باشید و برای پرکردن هر یک از آنها فرد مناسبی را در نظر بگیرید. در اینجا معیارهای اصلی برای انتخاب اعضای تیم پروژه را برایتان یادآوری می‌کنیم:
۱- در دسترس بودن
مهارت‌های لازم برای تکمیل پروژه را مشخص کنید. فهرستی از افرادی که ممکن است برای قسمت‌های مختلف پروژه مناسب باشند، تهیه و میزان در دسترس بودن آنها را بررسی کنید. اگر وجود کارمندان شاغل در سایر بخش‌های سازمان برای انجام پروژه ضرورت دارد، می‌توانید با مدیران آنها در این خصوص صحبت کنید. مسلما پروژه شما تنها پروژه سازمان نیست؛ بنابراین گاه لازم است با کسانی که مسئول هماهنگی منابع مورد نیاز در پروژه‌های مختلف هستند صحبت و از قبل با آنها هماهنگی کنید.
۲- انتخاب افراد مناسب
افرادی که قرار است برای تشکیل تیم پروژه انتخاب کنید باید علاوه بر داشتن مهارت‌های لازم، از علاقه کافی برای انجام پروژه برخوردار باشند. کار کردن با افرادی که برای انجام پروژه از شور و اشتیاق برخوردارند، بسیار راحت‌تر است. بنابراین بهتر است قبل از انتخاب افراد با آنها به گفت وگو بنشینید تا از میزان اشتیاق آنها برای کار کردن بر روی پروژه مورد نظر مطلع شوید. هنگام انتخاب هر یک از افراد، باید کل گروه را مدنظر داشته باشید و ببینید که فرد مورد نظر با دیگران سازگاری خواهد داشت؟ آیا احتمال بروز تضاد و کشمکش در بین افراد وجود دارد؟ البته این افراد در نهایت تحت رهبری شما به یک تیم کاری تبدیل خواهند شد، اما بهتر است که افراد انتخاب شده با یکدیگر همفکر و همراه باشند.
۳- توجه به نقش‌های گروهی
در هر گروه کاری باید افرادی را در نظر بگیرید که علاوه بر انجام وظایف خود، ایفای یکی از نقش های گروهی را هم در نظر بگیرند. برای رسیدن به حداکثر کارایی از افراد مختلف بخواهید که هر کدام یکی از نقش‌های منتقد، مجری تصمیمات، رابط خارجی، هماهنگ‌کننده، ایده‌پرداز، تیم‌ساز و بازرس را بر عهده بگیرند. اکثر اعضای گروه به خوبی در یک یا چند مورد از این نقش‌ها قرار می‌گیرند. همه این نقش‌ها باید وجود داشته باشند و اگر کسی حاضر به قبول برخی از آنها نشد باید خودتان این کار را بکنید.
به عنوان مثال، اگر در تیم شما کسی به انتقاد از استانداردها، کیفیت و روش‌های کاری نمی‌پردازد، به این معنی است که تیم شما منتقد ندارد و بهتر است تا زمانی که فردی برای تصدی این نقش پیدا نشده، خودتان مسئولیت آن را بر عهده بگیرید. برای ایجاد روحیه کار تیمی در مورد این نقش‌ها خیلی صریح و روشن با افراد صحبت و آنها را به گفت‌وگوهای دوستانه ترغیب کنید. فراموش نکنید که دستیابی به اهداف پروژه تنها در قالب یک فعالیت گروهی میسر خواهد شد.
نقش های اصلی در تیم پروژه
- هماهنگ کننده: تلاش کلیه اعضای گروه را هم سو و یکپارچه می‌کند.
- منتقد: اثربخشی گروه را در بلند مدت حفظ و آن را تحلیل می‌کند.
- ایده‌پرداز: انرژی و خلاقیت را در تیم پروژه ایجاد و حفظ می‌کند.
- مجری تصمیمات: اجرای اقدامات گروه را تسهیل می‌کند.
- رابط خارجی: به دنبال برقراری روابط خارجی تیم است.
- بازرس: به دنبال استانداردهای کاری بالا و حفظ و نگهداری آنهاست.
- تیم‌ساز: روحیه کار تیمی را در بین اعضا ایجاد و تقویت می‌کند.
ارتباط شفاف با اعضای تیم پروژه
هر چه برقراری ارتباط بهتر صورت گیرد، پروژه بی‌دردسرتر و هموارتر انجام می‌شود. همه افراد باید بتوانند در صورت نیاز به راحتی به اطلاعات پروژه دسترسی پیدا کنند. همچنین با گوش دادن به صحبت افراد و درخواست ارائه بازخورد از سوی آنها، سعی کنید برقراری ارتباط به صورت دوسویه باشد.
استفاده مشترک از اطلاعات
مشخص کنید که چه کسی، در چه زمانی، به چه شکلی، و به چه اطلاعاتی نیاز دارد. به فهرست اسامی افراد ذینفع در پروژه که هنگام آغاز پروژه تهیه کرده‌اید، مراجعه کنید تا کسی از قلم نیفتد. روی افرادی تمرکز کنید که دسترسی آنها به اطلاعات برای موفقیت پروژه بسیار حائز اهمیت است؛ اما افرادی که نقش کم اهمیت‌تری دارند را هم نادیده نگیرید. در مورد نحوه قرار دادن اطلاعات در دسترس دیگران برنامه‌ریزی کنید و به خاطر داشته باشید که این قبیل اقدامات باید در حداقل زمان ممکن انجام شوند. مسئول هماهنگی اطلاعات باید از اولویت‌ها مطلع باشد. به عنوان مثال، اگر یک مشتری شرایط را تغییر بدهد، اعضای گروه باید فورا از این موضوع اطلاع پیدا کنند.
استفاده از تکنولوژی اطلاعات
برای برقراری بهتر ارتباط از تکنولوژی اطلاعات نهایت استفاده را به عمل آورید. پست الکترونیکی ابزار بسیار مفیدی برای صرفه‌جویی در وقت است. همچنین می‌توانید از نرم‌افزاهای آنلاین مرتبط با مدیریت پروژه جهت تسریع کار تیمی و تبادل اطلاعات مورد نیاز استفاده کنید.
تقویت ارتباط دوسویه
تیم، مجرای اصلی برقراری ارتباط میان شما، مدیر پروژه، مشتری و سایر ذینفعان است. افراد را به دادن بازخوردهای صحیح تشویق کنید. با پرسیدن سوالات واضح و صریح، احساس و نظر واقعی آنها را درک کنید.
گوش دادن به صحبت دیگران
نشان دهید که برای نظرات اعضای گروه پروژه ارزش قائلید و مایل به شنیدن صحبت های آنها هستید. این کار آنها را به برخورد صریح و صادقانه با شما تشویق می‌کند. به آنها بگویید که حتی از باز خورد های منفی نیز استقبال می کنید و آنها را فرصتی برای بهسازی می‌دانید. مراقب باشید که اعضای گروه هنگام بیان انتقادات خود ترسی از بروز عکس العمل منفی از جانب شما نداشته باشند. همچنین، در اتاق خود را به روی ذینفعان باز نگه دارید تا آنها احساس کنند که هر وقت بخواهند می‌توانند سوالات یا مشکلات‌شان را نزد شما مطرح کنند. همیشه به دقت به صحبت افراد گوش بدهید. تنها از این طریق می‌توانید مطمئن شوید که آنها پیام شما را درست درک کرده‌اند یا خیر.
استقبال از بازخورد
با اعضای گروه به صورت انفرادی یا در گروه های چند نفره و به صورت خصوصی صحبت کنید. نظر آنها را جویا شوید و در مورد چگونگی پیشرفت پروژه از آنها بازخورد بگیرید.
