یکی دیگر از مراحل مهم در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، برآورد مدت زمان فعالیت‌های پروژه است و باید برای این کار وقت بگذاریم. آبراهام لینکن می‌گوید: «اگر هشت ساعت وقت برای بریدن یک درخت داشته باشم، شش ساعت از آن را صرف تیز کردن اره خواهم کرد.» در این آموزش به طور مفصل برآورد مدت زمان فعالیت‌ها در MSP را توضیح می‌دهیم. بعد از اینکه ساختار شکست پروژه را ایجاد کردید، باید مدت زمان فعالیت‌ها را با کمک متخصص و کارشناس‌های پروژه‌های مشابه تخمین بزنید. برآورد زمان درست فعالیت‌ها با توجه به نوع پروژه و نگرشی شما برای اجرای پروژه، متفاوت خواهد بود.

نکات مهم در برآورد زمان فعالیت‌ها

به یاد داشته باشید، مقادیر پیش فرض پروژه به ساعات کاری شما بستگی دارد. بنابراین همیشه ۱ روز معادل ۲۴ ساعت کار نیست. به طور مثال برای پروژه ما (همان‌طور که در آموزش ایجاد یک پروژه و تنظیم تقویم در MSP گفتیم) یک روز معادل ۷ ساعت کاری است. البته هر زمان که بخواهید می‌توانید این پیش فرض‌ها را تغییر دهید.

توجه به موارد زیر می‌تواند شما را در تخمین زمان فعالیت‌ها کمک کند:

1. نوع روش اجرایی جهت انجام فعالیت
2. تعداد منابع و امکانات موجود
3. توجه به تجربه و توانایی مدیران اجرایی
4. راندمان گروه‌های کاری و ماشین آلات
5. حجم فعالیت موردنظر
6. توجه به شرایط اقلیمی و آب و هوایی
7. توجه به شرایط خاص موجود در پروژه

تعیین مدت زمان فعالیت و تاریخ شروع و پایان آن

این کار در نمای Gantt chart بسیار ساده است؛ روی سلول زیر عنوان ستون Duration کلیک کنید. مدت زمان را وارد کنید. تاریخ شروع فعالیت را در ستون Start و تاریخ پایان را در ستون Finish وارد کنید.

نکته: توجه کنید که زمان را فقط برای فعالیت‌ها وارد می‌کنیم و در Summery Taskها فقط محاسبات صورت می‌گیرد و نتایج نمایش داده می‌شود.

زمان خلاصه فعالیت‌ها همان جمع مدت زمان زیر فعالیت‌هاست. وقتی برای خلاصه فعالیت‌ها زمان تعیین می‌کنید، یک براکت سیاه در قسمت Time scale به وجود می‌آید. این براکت مدت زمان تمام زیرفعالیت‌ها را نشان می‌دهد. اگر  مدت زمان زیر فعالیت‌ها را در قسمت Duration تغییر دهید، مدت زمان خلاصه فعالیت‌ها هم تغییر می‌کند. خلاصه فعالیت، مدت زمان زیر فعالیت‌ها را منعکس می‌کند. نوار سبز رنگ مدت زمان انجام زیر فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. در تصویر زیر یک فاصله بین براکت سیاه و نوار سبز رنگ هست و این به ما می‌گوید که بیشتر از آن چیزی که نیاز است، زمان داریم.

تنظیم گزینه‌های پنجرهٔ Task Information

در این قسمت قصد داریم تنظیم چند گزینه از پنجرهٔ  Task Information را بیان کنیم.

انواع قیدهای زمانی فعالیت‌ها در MSP

در MSP می‌توان هشت نوع قید زمانی برای فعالیت‌ها تعریف کرد. قیدهای زمانی در واقع محدودیت‌های فعالیت‌ها از نظر زمانی هستند. وقتی یک قید زمانی برای فعالیت تعریف کنید، در واقع یک محدودیت زمانی برای فعالیت قرار دادید. انواع قیدهای زمانی در MSP عبارتند از:

• ASAP یا As Soon As Possible: با ایجاد این محدودیت فعالیت در زودترین زمانی که وابستگی‌هایش اجازه می‌دهند، آغاز می‌شود. معمولا اکثر فعالیت‌ها در یک پروژه ASAP هستند و به صورت پیش‌فرض در MSP هنگامی که فعالیت را وارد کنید، قید زمانی آن ASAP است.
• ALAP یا As Late As Possible: فعالیت در دیرترین تاریخ ممکن ایجاد می‌شود. فعالیت در این حالت به صورت بحرانی در می‌آید. از این قید برای فعالیت‌هایی در پروژه استفاده می‌کنیم که بخواهیم تا حد امکان به تاخیر بیافتند.
• FNET یا Finish No Earlier Than: فعالیت زودتر از تاریخی که وارد شده است پایان نمی‌یابد. زمانی که در ستون Finish برای زمان پایان فعالیت تاریخ خاصی را از روی تقویم انتخاب کنیم این قید برای فعالیت در نظر گرفته می‌شود.
• SNET یا Start No Earlier Than: فعالیت زودتر از تاریخی که وارد می‌شود، شروع نمی‌شود. این قید موقعی در نظر گرفته می‌شود که بخواهیم فعالیت در تاریخ خاص شروع شود و یا از تاریخ موردنظر زودتر شروع نشود. نحوه ایجاد این محدودیت مانند ایجاد قید FNET است.
• FNLT یا Finish No Later Than: پایان فعالیت دیرتر از تاریخی که وارد می‌شود اتفاق می‌افتد.
• SNLT یا Start No Later Than: شروع فعالیت دیرتر از تاریخی که برای فعالیت وارد می‌شود، اتفاق نمی‌افتد. این قید برای زمانی به کار می‌رود که یک فعالیت باید تا تاریخ معینی شروع شود.
• MFO یا Must Finish On: این قید و محدودیت وقتی به کار می‌رود که یک فعالیت باید در تاریخ خاصی پایان یابد.
• MSO یا Must Start On: این محدودیت وقتی به کار می‌رود که یک فعالیت باید در زمان خاصی شروع شود.

ایجاد قیدهای زمانی برای فعالیت‌ها در MSP

برای انتخاب هر کدام از این قیدها فعالیت مورد نظر را انتخاب کنید و به سربرگ Task بروید. روی Information کلیک کنید.

پنجرهٔ  Task Information باز می‌شود. روی سربرگ Advanced کلیک کنید. از لیست کشویی Constraint type نوع قید را انتخاب کنید. بعد از اینکه یکی از قید‌ها را انتخاب کردید، در قسمت Constraint date می‌توانید یک تاریخ خاص را برای آن قید انتخاب کنید.

نکته: محدودیت‌های زمانی پیچیدگی پروژه شما را افزایش می‌دهند و انعطاف پذیری گزینه‌های برنامه‌ریزی را کاهش می‌دهند. به همین دلیل، در به کار بردن محدودیت‌های زمانی دقت کنید و فقط در صورت نیاز از آنها استفاده کنید.

انواع فعالیت‌ها از نظر محاسبهٔ زمان در MSP

فعالیت‌ها از نظر محاسبهٔ زمان در MSP به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• Fixed Duration (وابسته به زمان)
• Fixed Work (وابسته به منبع)
• Fixed Unit (وابسته به منبع)

با مشخص کردن یک فعالیت به عنوان فعالیت وابسته به زمان (Fixed Duration) در صورت درج زمان برای فعالیت، این زمان ثابت خواهد بود. در حالیکه فعالیت اگر وابسته به منبع (Fixed Work , Fixed Unit) باشد، منبع ثابت است. در پروژه‌های عمرانی و به خصوص در پروژه‌هایی که در ایران اجرا می‌شوند، معمولا زمان پروژه و زمان فاز‌های اجرایی عدد ثابتی است.

مدیران با توجه به چنین زمان‌هایی به دنبال تامین منابع مورد‌ نیاز برمی‌آیند و طوری منابع را تامین می‌کنند که در مدت زمان ثابت در نظر گرفته شده بتوانند پروژه، فاز‌های مختلف و فعالیت‌ها را به اتمام برسانند. فعالیت‌های وابسته به منبع برای مواردی به کار می‌روند که ما منابع محدود و تعریف شده‌ای داریم و در ارتباط مستقیم با آنها می‌خواهیم فعالیت‌هایمان را اجرا کنیم. در نهایت پیشنهاد می‌شود، تمامی فعالیت‌های پروژه خود را در ابتدا به صورت Fixed Duration و مستقل از منابع تعریف کنید. به این ترتیب می‌توانید راحت‌تر روند تهیه شبکه زمان‌بندی پروژه را طی کنید.

ایجاد وابستگی فعالیت‌ها به زمان یا منبع در MSP

در پنجرهٔ Task Information از لیست کشویی Task Type وابستگی را تعیین کنید.

رابطه بین فعالیت‌ و زمان و منابع به صورت زیر است:

• Fixed Duration: اگر این گزینه را انتخاب کنید، مدت زمان انجام فعالیت ثابت است. اگر مقدار فعالیت را افزایش دهید، میزان تخصیص افزایش می‌یابد و اگر میزان تخصیص را افزایش دهید، فعالیت افزایش پیدا می‌کند.
• Fixed units: اگر این گزینه را انتخاب کنید، میزان تخصیص منابع ثابت می‌ماند و اگر میزان فعالیت را افزایش دهید، مدت زمان افزایش می‌یابد و اگر مدت زمان را افزایش دهید میزان فعالیت افزایش خواهد یافت.
• Fixed work: در این حالت میزان فعالیت ثابت است و اگر مدت زمان را افزایش دهید میزان تخصیص کاهش خواهد یافت و اگر میزان تخصیص را افزایش دهید مدت زمان کاهش خواهد یافت.

گزینهٔ Effort Driven برای فعالیت‌های پروژه در MSP

زمانی که یک فعالیت جدید تعریف و نوع آن را مشخص ‌کنید، در کادر روبروی Task type می‌توانید گزینه Effort  Driven را فعال یا غیرفعال کنید. برای درک بیشتر فعالیت تلاش‌پذیر به این مثال توجه کنید: اگر زمان یک کار به طور نمونه بیست روز باشد آیا دو منبع انسانی می‌توانند این کار را در ۱۰ روز با هم انجام دهند؟ اگر تشخیص شما این باشد و نیاز داشته باشید که یک منبع جدید در یک فعالیت اضافه کنید، می‌توانید این گزینه را فعال کنید، تشخیص این موضوع به عهده مدیران پروژه است.

ایجاد یک یادداشت برای فعالیت‌های پروژه در MSP

یکی از قابلیت‌های MSP، درج یادداشت (Note) برای فعالیت‌ها است. این یادداشت‌ها می‌توانند برای درج نکات مهم یا ثبت مستندات در مورد فعالیت‌ها باشند. برای این منظور چند روش وجود دارد:

• روی فعالیت موردنظر کلیک راست کرده و Information را انتخاب کنید. سربرگ Notes را انتخاب کنید.
• روی فعالیت موردنظر کلیک راست کرده و Notes را انتخاب کنید.
• فعالیت موردنظر را انتخاب کنید. از سربرگ Task روی Task note کلیک کنید.
• فعالیت موردنظر انتخاب کنید. از سربرگ Task روی Information کلیک کرده و سربرگ Notes را انتخاب کنید.

پنجرهٔ Task Information در تصویر زیر نمایش داده شده است. اکنون در قسمت Notes یادداشت خود را تایپ کرده و روی OK کلیک کنید.

پس از ثبت یادداشت هنگامی که در نمای Gantt chart در ستون Indicators روی فعالیتی که برای آن یادداشت تعریف کردید، توقف کنید نوشته شما مشاهده می‌شود.

نکته: باید ستون Indicators را در نمای Gantt Chart اضافه کنید. روی ستون Task Id کلیک راست کنید و Insert column را بزنید. سپس روی ستون اضافه شده کلیک راست کرده و از لیست کشویی Indicators را انتخاب کنید.

فعالیت‌های ادواری Recurring task یا تکرارشونده

فعالیت‌های ادواری فعالیت‌هایی هستند که در طول پروژه و یا در قسمتی از زمان، به طور مرتب و در فواصل زمانی یکسان اتفاق می‌افتند. مانند تشکیل جلسات هفتگی در روزی خاص. برای درج یک فعالیت ادواری در نمای Gantt chart یک سطر خالی را انتخاب کنید. از سربرگ Task روی Task کلیک کرده و سپس گزینه Recurring Task را انتخاب کنید.

پنجرهٔ Recurring Task Information باز می‌شود. در قسمت Task name نام فعالیت مورد نظر را وارد کنید. در قسمت Duration مدت زمان انجام فعالیت را وارد کنید. در قسمت Recurrence pattern، پریود زمانی اتفاق افتادن فعالیت را وارد کنید.

تنظیمات فعالیت‌های تکرار شونده

• وقتی گزینه Daily را انتخاب کنید، می‌توانید در قسمت روبرو و سمت راست این گزینه مشخص کنید که این فعالیت هر چند روز یک بار تکرار شود. در اینجا دو گزینه وجود دارد Days تمامی روز‌های هفته را در نظر می‌گیرد؛ اما اگر گزینه Workdays را انتخاب کنید، فعالیت تکرار شونده در روز‌های تعطیل انجام نمی‌شود.
• اگر Weekly را انتخاب کنید، می‌توانید تعیین کنید که فعالیت هر چند هفته یکبار و در کدام روز هفته تکرار شود. می‌توانید دوره تناوب فعالیت را در بخش Recur every انتخاب کنید، مثلا عدد ۱ به معنی تکرار فعالیت در هر هفته است و عدد ۲ به معنی تکرار فعالیت به صورت یک هفته در میان است.
• اگر گزینه Monthly را انتخاب کنید گزینه‌های دیگری در سمت راست فعال می‌شود در بخش Days می‌توانید عدد مربوط به روز موردنظر را جهت تکرار فعالیت انتخاب کنید و در قسمت month می‌توانید دوره تناوب ماهیانه مربوط به فعالیت را انتخاب کنید. گزینه دوم به شما کمک می‌کند تا به جای انتخاب شماره روز موردنظر در هر ماه بتوانید این انتخاب را بر اساس روز‌های هر هفته در ماه انجام دهید.
• اگر گزینه Yearly را انتخاب کنید می‌توانید تکرار‌های سالیانه را انتخاب کنید، در اینجا دو گزینه فعال می‌شود. در گزینه اول یعنی on می‌توانید روز موردنظر در یک ماه خاص را جهت تکرار یک فعالیت انتخاب کنید و در گزینه دوم می‌توانید انتخاب کنید که یک فعالیت در چندمین روز هر یک ماه خاص انجام شود.

در قسمت Range of recurrence محدوده زمانی شروع و پایان فعالیت ادواری را وارد کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش به برآورد زمان فعالیت‌ها پرداختیم. بهتر است با در نظر گرفتن پایان، آغاز کنیم تا بتوانیم بر آنچه که قرار است به دست آوریم. همچنین برای هدایت تصمیمات و فعالیت‌هایی که اعضای تیم پروژه عهده‌دار شده، تمرکز داشته باشیم.

اگر به موضوع مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنم ویدئوی زیر رو هم ببینید. توی این ویدئو نحوه مدیریت کارها با ترلو (Trello) رو آموزش دادم. ترلو یک ابزار ساده و کارآمد برای مدیریت کارها و پروژه‌ها به صورت شخصی و تیمی است. ما در تیم پویان همه برنامه‌هامون رو با ترلو مدیریت می‌کنیم. 

مشاهده ویدئو در کانال یوتیوب

 

مشاهده ویدئو در کانال یوتیوب