بعد از تعریف منابع و تخصیص آنها به فعالیت‌های پروژه، نوبت تسطیح منابع (Leveling Resource) است. قبل از اینکه به تسطیح منابع در نرم‌افزار MSP بپردازیم، باید بدانید مازاد تخصیص چیست؟ فرض کنید در مثال پروژهٔ «ایجاد یک کسب و کار استارت آپ» برای دو فعالیت «تحقیق در بازار کار و رقابت» و «مصاحبه با صاحبان مشاغل مشابه» که به صورت همزمان انجام می‌شوند، یک منبع انسانی یعنی «زهرا فرهادی» را تخصیص داده‌ایم؛ آیا یک منبع انسانی می‌تواند به صورت همزمان در دو فعالیت موازی کار کند؟ آیا توان او در این حد هست؟ یا اینکه شرایط زمانی او این اجازه را می‌دهد که همزمان با هم دو فعالیت را انجام دهد؟ احتمالا چنین کاری مشکل است و این منبع مازاد تخصیص دارد.
بنابراین تسطیح منابع به منظور رفع تداخل منابع صورت می‌گیرد. تداخل منابع زمانی به وجود می‌آید که به یک منبع بیشتر از کاری که می‌تواند انجام دهد، کار تخصیص داده شود. به مجموعه عملیاتی که برای رفع تداخل منبع انجام می‌شود، تسطیح منبع می‌گویند. در این آموزش به روش‌های شناسایی اضافه تخصیص‌ها و تسطیح منابع در MSP می‌پردازیم.
روش‌های شناسایی اضافه تخصیص‌ها در MSP
با ۲ روش می‌توان اضافه تخصیص‌ها را شناسایی کرد:
روش اول: مشاهده آیکن آدمک در هریک از نماهای نرم‌افزار MSP در ستون Indicators
روش دوم: استفاده از نمای Resource Graph
به سربرگ Task بروید. در قسمت View از لیست کشویی Gantt chart نمای Resource Graph را انتخاب کنید.
در کادر سمت راست کلیک راست کرده و گزینه Over Allocation را انتخاب کنید. در کادر سمت چپ هم منبع موردنظر را انتخاب کنید. می‌توانید در این کادر راست کلیک کرده و با استفاده از گزینه‌های Next و Previous تک تک فعالیت‌ها را کنترل کنید.
انواع تسطیح منابع در MSP
همانطور که گفتیم، یک منبع ممکن است مازاد تخصیص داشته باشد و باید این مازاد تخصیص برطرف شود که به این عمل تسطیح منابع می‌گویند.
دو نوع تسطیح در نرم‌افزار MSP وجود دارد:
- تسطیح دستی (Manual)
- تسطیح خودکار (Automatic)
روش‌های تسطیح دستی در MSP
در نرم‌افزار MSP روش‌های مختلفی برای تسطیح منابع وجود دارد که به معرفی چند تا از این روش‌ها می‌پردازیم.
روش تسطیح منبع به وسیله‌ٔ افزایش مقدار منبع در دسترس
از سربرگ Task از لیست کشویی Gantt chart نمای Resource sheet را انتخاب کنید.
همانطور که در تصویر زیر می‌بینید ردیف مربوط به منبع «زهرا فرهادی» قرمز رنگ است؛ یعنی این منبع مازاد تخصیص دارد.
برای رفع این مازاد تخصیص در ستون Max. units مربوط به منبع «زهرا فرهادی» حداکثر مقدار منبع تداخلی را افزایش می‌دهیم. زمانی این افزایش منجر به تسطیح منبع مدنظر می‌شود که رنگ منبع از قرمز به مشکی تبدیل شود. وقتی در ستون Max. Units و در ردیف زهرا فرهادی ۲۰۰% را تایپ کردم، این مازاد تخصیص برطرف شد. یعنی دو محقق تمام وقت برای این فعالیت در نظر گرفتم.
روش تسطیح منبع به وسیله‌ٔ تاخیر در تاریخ شروع فعالیت
یکی دیگر از روش‌های تسطیح منابع ایجاد تاخیر در زمان شروع فعالیت‌هایی است که دچار تداخل شده‌اند. تاخیر در زمان شروع یک فعالیت روی فعالیت‌های بعدی وابسته به این فعالیت تاثیر می‌گذارد. لذا باید توجه داشته باشید از این روش زمانی استفاده کنید که فعالیت تداخلی دارای شناوری باشد چون در غیر اینصورت یعنی در حالتی که فعالیت بحرانی باشد، زمان پروژه در صورت تاخیر در زمان شروع فعالیت افزایش می‌یابد. برای پیاده سازی این روش مراحل زیر را انجام دهید:
در سربرگ Resource از لیست کشویی Team planner نمای Resource Usage را انتخاب کنید.
از سربرگ View، گزینهٔ Details را تیک زده و از لیست کشویی مقابل آن More view را انتخاب کنید.
در پنجرهٔ More views گزینهٔ Leveling Gantt را انتخاب و روی Apply کلیک کنید.
در کادر بالایی صفحه منبع تداخلی را انتخاب کنید. در کادر پایینی صفحه فعالیتی را که دچار تداخل شده است را انتخاب کنید. در ستون Leveling Delay زمان تاخیر را وارد کنید.
برای بازگشت به حالت اولیه و نمای گانت ابتدا تیک گزینهٔ Details را بردارید تا نمای Leveling Gantt محو شود و سپس از منوی Task روی Gantt chart کلیک کنید.
روش تسطیح منبع به وسیله‌ٔ تخصیص کار پاره‌وقت روی یک فعالیت
اگر شما بخواهید تداخل را به وسیله‌ی کم کردن کار منبع روی فعالیت رفع کنید، می‌توانید از منوی Task روی آیکن Gantt chart کلیک کنید. سپس روی فعالیت مورد نظر کلیک کنید.
از سربرگ Resource، روی Assign Resource کلیک کنید.
در ستون Units مقدار منبعی که دچار تداخل است را کاهش دهید. مثلا ۵۰% یا ۰٫۵ را وارد کنید. ۵۰٪ یا ۰٫۵ به این معنی است که منبع نصف روز روی فعالیت کار خواهد کرد و نصف دیگر روز را می‌تواند روی سایر فعالیت‌ها کار کند. در نهایت روی Assign کلیک کنید.
برای هر دو فعالیت «تحقیق در بازار کار و رقابت» و «مصاحبه با صاحبان مشاغل مشابه» این کار را انجام می‌دهیم.
روش تسطیح منبع با کاهش مقدار کارکرد منبع تداخلی
برای کاهش مقدار کارکرد یک منبع از سربرگ Task روی Details کلیک کنید.
در کادر بالایی صفحه فعالیتی را که می‌خواهید مقدار کارکرد منبع آن را کاهش دهید، انتخاب کنید. در کادر پایین صفحه راست کلیک کرده و گزینه‌ی Resource & Predecessors را انتخاب کنید.
در کادر پایین و در قسمت Work عدد کوچکتری برای منبع وارد کنید. روی OK کلیک کنید.
تسطیح منابع به صورت اتوماتیک در MSP
اگر از تسطیح اتوماتیک برای رفع تداخل‌های منبع استفاده کنید، MSP با توجه به وابستگی‌ها، زمان شناوری تاریخ‌ها، اولویت‌ها و قیدهای زمانی فعالیت‌ها مشخص می‌کند، کدام فعالیت باید به تاخیر بیافتد. قبل از تسطیح اتوماتیک تا آنجا که ممکن است باید زمان‌بندی پروژه را مورد ارزیابی و تحلیل قرار دهید و به وسیله‌ی تسطیح دستی تداخل‌های منبع را رفع کنید. هنگامی که زمان‌بندی پروژه بر اساس تاریخ پایان است نباید از تسطیح اتوماتیک استفاده کرد چون تسطیح اتوماتیک موجب تغییر تاریخ‌های پایان فعالیت‌ها و تاریخ پایان پروژه می‌شود.
برای تسطیح اتوماتیک از سربرگ Resource روی Leveling options کلیک کنید.
پنجرهٔ Leveling Resource باز می‌شود. گزینه Automatic را انتخاب کنید. سپس گزینه Level all را انتخاب کنید.
تنظیمات مربوط به تسطیح منابع (Leveling options)
روی سربرگ Resource کلیک کنید. سپس روی Leveling options کلیک کنید.
پنجره Resource leveling باز می‌شود که در این پنجره تنظیمات مربوط به تسطیح منابع قابل انجام است که به توضیح مهم‌ترین آیتم‌های موجود در این پنجره می‌پردازیم:
- Leveling Calculations: در این قسمت دو گزینه Automatic و Manual وجود دارد اگر Automatic را انتخاب کنید تسطیح منابع به صورت خودکار و اگر Manual را انتخاب کنید تسطیح منابع به صورت دستی انجام می‌شود؛
- Look for overallocations on a: در این قسمت می‌توانید دوره کنترل اضافه تخصیص‌ها را بر حسب دقیقه، ساعت، روز ، هفته و ماه انتخاب کنید. مقدار پیش‌فرض و بهترین انتخاب می‌تواند روز باشد. توجه کنید که هر کدام از این گزینه‌ها را انتخاب کنید، تسطیح در دیگر گزینه‌ها انجام نمی‌شود. مثلا یک فعالیت در طول یک روز ممکن است مازاد تخصیص نداشته باشد ولی در بعضی ساعات همان روز مقداری مازاد تخصیص داشته باشد. در این صورت برای ساعات آن روز دیگر عمل تسطیح انجام نمی‌شود؛
- Clear leveling values before leveling: اگر تیک این گزینه را فعال کنید پیش از تسطیح منابع نتایج تسطیح‌های قبلی حذف شده و با این کار از انباشته شدن انحرافات احتمالی روی هم جلوگیری می‌شود؛
- Leveling range for: در این قسمت اگر گزینه Leveling entire project را انتخاب کنید کل برنامه تسطیح می‌شود و در صورت انتخاب گزینه Level می‌توانید یک بازه‌ی زمانی خاص را برای انجام عمل تسطیح انتخاب کنید؛
- Leveling order: در این قسمت در لیست کشویی سه گزینه وجود دارد اگر گزینه ID only را انتخاب کنید بعد از تسطیح، فعالیت‌ها به ترتیبID از کوچک به بزرگ زمان‌بندی می‌شوند. اگر گزینه Standard را انتخاب کنید، عمل تسطیح بر اساس شناوری‌ها و تاریخ پایان قید‌ها انجام می‌شود و اگر گزینه Standard Priority, را انتخاب کنید مانند گزینه Standard عمل تسطیح را انجام می‌دهد؛
- Leveling only within available slack: اگر تیک این گزینه را بزنید فعالیت‌ها به اندازه شناوری‌هایشان به تاخیر می‌افتند و زمان پایان پروژه افزایش نمی‌یابد ولی معمولا انتخاب این گزینه باعث می‌شود بسیاری از مازاد تخصیص‌ها تسطیح نشوند، پس اگر این گزینه غیرفعال باشد بهتر است که به طور پیش‌فرض هم غیرفعال است؛
- Leveling can adjust individual assignments on a task: این گزینه بهتر است فعال باشد چون در صورت غیرفعال بودن این گزینه، با منابع تمامی فعالیت‌ها به صورت یکسان برخورد می‌شود. مثلا اگر یک فعالیت منبعی داشته باشد که دارای مازاد تخصیص است و برنامه مجبور شود برای تسطیح مانند قبل فعالیت‌ها را بشکند، فعال نبودن این گزینه باعث می‌شود که برای منابع در تمامی فعالیت‌ها این عمل صورت بگیرد که ممکن است بسیاری از فعالیت‌های ما دارای مازاد تخصیص نباشند. بهتر است که این گزینه فعال باشد تا با تمامی منابع مربوط به فعالیت‌های پروژه به صورت مجزا برخورد شود. این گزینه برای فعالیت‌های Fix Duration قابل استفاده نیست؛
- Leveling can create splits in remaining work: اگر این گزینه فعال باشد عمل تسطیح به صورت تکه تکه روی یک فعالیت انجام می‌شود.
مشاهده فیلد جدول نرخ هزینه (Cost rate table)
به نمای Task Usage بروید و فیلد مربوط به جدول نرخ هزینه را به نما اضافه کنید. این فیلد با نام Cost rate table وجود دارد وقتی آن را انتخاب کنید، می‌بینید که جدول هزینه مربوط به منابع یک فعالیت را نمایش می‌دهد.
نمایش پنجرهٔ مشخصات تخصیص (Assignment Information)
اگر بر روی یکی از سلول‌های مربوط به فیلد Cost Rate Table دابل کلیک کنید، این پنجره باز می‌شود که تمامی مشخصات مربوط به یک تخصیص را نمایش می‌دهد.
سربرگ‌های پنجرهٔ Assignment information
سربرگ General
این سربرگ اطلاعات کلی و عمومی مربوط به یک تخصیص را نمایش می‌دهد و شامل گزینه‌های زیر است:
- Task: نام فعالیت را نمایش می‌دهد؛
- Resource: منبع تخصیص داده شده به فعالیت را نمایش می‌دهد که این منبع باید در فعالیت مشغول انجام کار باشد؛
- Work: تعداد ساعات تخصیص داده شده به این فعالیت را نمایش می‌دهد که این منبع باید در فعالیت مشغول انجام کار باشد؛
- Units: سطح دسترسی منبع را درون فعالیت نمایش می‌دهد؛
- Work counter: شمارنده فعالیت‌هاست؛
- Start: زمان شروع فعالیت و کار منبع را نمایش می‌دهد؛
- Finish: زمان پایان فعالیت و کار منبع را نمایش می‌دهد؛
- Cost Rate Table: جدول نرخ هزینه مربوط به منبع را مشخص می‌کند.
سربرگ Tasking
این سربرگ شامل گزینه‌های زیر است
- Task: این گزینه نام فعالیت را مشخص می‌کند که قابل تغییر نیست؛
- Resource: نام منبع تخصیص داده شده به فعالیت را نمایش می‌دهد که قابل تغییر و یا اصلاح است؛
- Work: ساعات کاری منبع را در فعالیت مربوط نمایش می‌دهد؛
- %Work complete: درصد پیشرفت کاری را نمایش می‌دهد؛
- Actual work: میزان کار واقعی را که پس از وارد کردن مقادیر واقعی پروژه دیده خواهد شد را نمایش می‌دهد؛
- Remaining work: میزان کار باقی مانده یک منبع درون یک فعالیت را نمایش می‌دهد؛
- Actual start: تاریخ شروع واقعی کار منبع را در فعالیت نمایش می‌دهد؛
- Actual finish: تاریخ پایان واقعی کار منبع را در فعالیت نمایش می‌دهد؛
- Actual cost: هزینه واقعی ایجاد شده توسط منبع در فعالیت را نمایش می‌دهد؛
- Cost Rate Table: جدول نرخ هزینه مربوط به منبع را نمایش می‌دهد.
سربرگ Notes
در این سربرگ می‌توانید یادداشت‌های خود را وارد کنید.
جمع‌بندی
در این آموزش با مفهوم تسطیح و روش‌های تسطیح منابع آشنا شدید. روش‌هایی که در تسطیح منابع به کار می‌رود به محدودیت‌های پروژه، مقدار بودجه، منابع موجود، استراتژی مدیران اجرایی و انعطاف پذیری فعالیت‌ها در زمان‌بندی بستگی دارد.
اگر به موضوع مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنم ویدئوی زیر رو هم ببینید. توی این ویدئو نحوه مدیریت کارها با ترلو (Trello) رو آموزش دادم. ترلو یک ابزار ساده و کارآمد برای مدیریت کارها و پروژه‌ها به صورت شخصی و تیمی است. ما در تیم پویان همه برنامه‌هامون رو با ترلو مدیریت می‌کنیم.
سلام ، آفرین به شما و کلیه دست اندرکاران این سایت مطالب نوشته شده ، روشن واضع و کاربردای است . من در مورد تخصیص منابع و تسطیح آن اطلاعاتی می خواستم که در سایت شما یافتم خیلی خوب توصیح دادید . خدا به شما خیر دهد و روزی تان زیاد شود . پاوندمهر از رشت گیلان زنده باد سایت پویانلرن
سلام. سپاس که با پیام‌های پر مهرتون به تیم ما انگیزه مضاعف برای ادامه دادن این مسیر رو میدید. با آرزوی موفقیت برای شما.
سلام، ممنون از اطلاعات مفید و کاربردیتون
فقط ای کاش با فیلم آموزش می‌دادید که عالی میشد