روش‌های زیادی برای ایجاد برنامه پروژه (Project Plan) وجود دارد. اکثر مدیران پروژه از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند MSP برای ایجاد نمودار گانت استفاده می‌کنند. نمودار گانت یک نمودار میله‌ای است که برای نمایش زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شود. فعالیت‌ها، تاریخ شروع و پایان آنها، وابستگی‌ها و غیره را می‌توانیم به کمک آن نمایش دهیم.
اگرچه نمودار گانت یک روش حرفه‌ای و معمول برای تهیه برنامه پروژه است، اما تنها ابزار نیست. در مقاله مزایا و معایب ۴ روش متفاوت برای ایجاد برنامه پروژه را که شامل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه هم می‌شود، توضیح می‌دهیم.
۱- صفحه گسترده‌ها
نرم‌افزارهای صفحه گسترده مانند Excel برای امور محاسباتی مانند مدیریت بودجه پروژه طراحی شده‌اند. اما بسیاری از مدیران پروژه از آن برای ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه هم استفاده می‌کنند.
مزایا:
- استفاده از صفحه گسترده‌ها آسان است؛
- رنگی هستند؛
- هر شخصی با آموزش کمی می‌تواند از آنها استفاده کند.
معایب:
- شما باید به صورت دستی تاریخ‌ها را در پروژه آپدیت کنید؛
- برای مدیریت پروژه خیلی کامل و حرفه‌ای نیستند؛
- پرینت گرفتن گاهی اوقات مشکل است؛
- شما فقط می‌توانید نمای تقویم را برای فعالیت‌ها داشته باشید و ابزاری برای نمایش منابع ندارید؛ مگر اینکه از فیلترهای پیشرفته استفاده کنید.
۲- نرم‌افزارهای نقشه ذهنی
نرم‌افزارهای نقشه ذهنی مانند iMindMap ممکن است اولین گزینه شما برای نمایش برنامه زمان‌بندی پروژه نباشد؛ اما این نرم‌افزارها به شما امکانات خاصی می‌دهند و برای جلسات طوفان فکری هم خیلی مفیدند. همچنین شما می‌توانید از قالب‌های نقشه ذهنی برای سازماندهی فعالیت‌ها و ایجاد ساختار شکست پروژه استفاده کنید.
برای یادگیری بیشتر این تکنیک و رسم نقشه ذهنی با کمک نرمافزار iMindMap و Visio می‌توانید آموزش‌های زیر را هم مطالعه کنید:
مزایا:
- ایجاد فعالیت جدید در آنها آسان است؛
- می‌توانید با تیم پروژه برنامه زمان‌بندی را به صورت خیلی تعاملی ایجاد کنید؛
- می‌توانید از آن برای تهیه ساختار شکست پروژه استفاده کنید؛
- برای پروژه‌هایی که دامنه آنها در شروع کار مبهم است و اطلاعات زیادی دارند، مفید است.
معایب:
- یک روش مرسوم و رایج برای برنامه پروژه نیست؛
- بعضی از ذینفعان ممکن است یک نمای خطی برای اطلاعات را ترجیح دهند و مایل باشند نماهای دیگری مانند تقویم پروژه را هم ببینند؛
- ممکن است نیاز داشته باشید تا از نرم‌افزارهای تهیه اسناد هم استفاده کنید؛ برای اینکه اطلاعات را به نقشه ذهنی متصل کنید.
۳- اسناد
نرم‌افزارهای زیادی مانند word برای برای تولید اسناد در دسترس هستند. اسناد خیلی مفید هستند، مخصوصا اگر می‌خواهید از جدول استفاده کنید و آنها را به صورت فرمت بندی شده نمایش دهید. اسناد برای پرینت گرفتن هم خیلی ساده هستند و شما می توانید خروجی را به راحتی ببینید.
مزایا:
- می توانید ساختار داده‌ها را در یک نمای خطی و داده محور ببینید؛
- برنامه شما هم می‌تواند هم به صورت یک لیست از فعالیت‌ها و یک لیست از وظایف نشان داده شود؛
- استفاده از آن و به اشتراک گذاشتن آن برای هر شخصی آسان است و می‌تواند به آسانی برای نمایش اطلاعات پروژه مورد استفاده قرار گیرد.
معایب:
- برای بعضی از پروژه‌ها خیلی ساده و ابتدایی است؛
- این روش ممکن است فقط برای پروژه های کوچک مناسب باشد و گرنه لیست‌ها و جدول‌ها خیلی طولانی می‌شود؛
- شما مجبورید به صورت دستی آنها را آپدیت کنید و این کار خیلی وقت‌گیر است.
۴- نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
در نهایت بیشترین ابزاری که مدیران پروژه با تجربه استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft project یا همان MSP است. اما حتی مدیران پروژه با تجربه هم تنها از این ابزار همیشه و برای همه پروژه‌ها استفاده نمی‌کنند.
مزایا:
- یک ابزار متداول و حرفه‌ای برای نمایش اطلاعات فعالیت‌های پروژه است؛
- برای پروژه‌های بزرگ مفید و مناسب است؛
- این نرم‌افزارها نمودار گانت دارند که به صورت اتوماتیک آپدیت می‌شود. البته اگر شما گزینه آپدیت اتوماتیک را فعال کرده باشید؛
معایب:
- استفاده از آن کمی پیچیده است؛
- هزینه لایسنس برنامه ممکن است گران باشد و نتوانید برای همه اعضای تیم تهیه کنید؛
- یادگیری بخش‌های مختلف نرم افزار ممکن است آسان نباشد؛
- ممکن است نیاز باشد یک تیم IT نرمافزار را برای شما نصب و پشتیبانی کند.
جمع‌بندی
در این مقاله با ۴ روش و ابزارهای مختلف برای رسم برنامه پروژه آشنا شدید. اکثر مدیران پروژه از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند MSP برای ایجاد برنامه و نمودار گانت استفاده می‌کنند. اگرچه نمودار گانت یک روش حرفه‌ای و معمول برای تهیه برنامه پروژه است، اما تنها ابزار نیست. می‌توانید بسته به نیاز، تخصص یا گستردگی پروژه یکی از روش‌های بالا را استفاده کنید.
