فرض کنید شروع یک پروژه جدید است و قصد دارید افراد تیم پروژه را تشکیل دهید. کارهای زیادی هست که باید انجام دهید: از تنظیم داشبورد پروژه تا تعیین منابع دقیق و ریسک‌ها و غیره. اینکه شما زمان زیادی را برای مشورت بگذارید سخت است، اما باید این کار را انجام دهید. البته وقتی شما به افراد درستی در هنگام پروژه دسترسی داشته باشید، کار شما خیلی ساده‌تر می‌شود. اگر وقت و زمان تان را با افراد مناسب بگذرانید در زمان پروژه صرفه‌جویی زیادی خواهد شد و همین طور انتظارات واقع بینانه‌تری خواهید داشت. خب چه کسانی باید در گروه مشاورین شما باشند؟ در اینجا ۷ شخص یا گروه از افراد که شما بایستی در پروژه خود با آنها مشورت کنید، معرفی می‌کنیم:
۱- کارشناسان
کارشناسان افرادی هستند که معمولا ورودی‌های پروژه را به شما می‌دهند. در بسیاری از موارد این افراد ممکن است کارشناسان IT یا مهندسین باشند، اما هر شخصی که دارای مهارت خاصی باشد و شما در پروژه خود به آن نیاز داشته باشید، می‌تواند در این گروه قرار بگیرد. به عنوان مثال در یک پروژه IT، کارشناسان تیم شما ممکن است مهندسین سخت‌افزار، تحلیل‌گران داده، آنالیزگران کسب و کار، آموزش‌دهندگان، توسعه‌دهندگان، مهندسین پیکربندی و غیره باشند. اگر شما می‌توانید به عنوان رهبر تیم با تک تک کارشناسان ارتباط برقرار کنید، خیلی خوب است؛ اما اگر در بخش‌های مختلف موضوع تخصص ندارید، می‌توانید از یک کارشناس واسط استفاده کنید تا موضوعات کلیدی را به شما منتقل کند.
۲- کاربران
همانطور که می‌دانید کاربران واقعا مهم هستند. آنها افرادی هستند که قرار است از نتایج پروژه استفاده کنند. با آنها صحبت کنید و در مورد خواسته‌های آنها و نتایجی که مد نظرشان است، صحبت کنید. ببینید چه مشکلاتی دارند و آیا پروژه شما می‌تواند آنها را حل کند. اگر واقعا می‌خواهید بدانید که ارزش واقعی پروژه شما چیست و اینکه آیا واقعا می‌تواند نتایج مثبتی داشته باشد، باید حتما رابطه نزدیکی را با کاربران داشته باشید.
۳- تیم مالی
در نظر داشته باشید که کارشناسان مالی شما خیلی باارزش هستند. به آنها فراتر از اعداد و ارقام نگاه کنید. بودجه خود را به آنها بدهید و از آنها بخواهید که پروژه و هزینه‌های شما را بررسی کنند. از آنها درخواست کنید تا مدل‌ها و فرضیات پروژه را چک کنند. اینکه آیا شما نرخ روزانه درست را به کارکنان پرداخت می کنید یا از فرمول NPV درست استفاده می‌کنید یا غیره. ممکن است که شما هنگام شروع پروژه نتوانید خیلی درگیر جزئیات منافع و نتایج پروژه شوید، اما می‌توانید از تیم مالی درخواست کمک کنید تا دقیقا مدل‌ها را بررسی کنند و به شما بگویند چقدر نتایج شما دقیق و واقع بینانه هستند.
۴- تیم حقوقی
همکاری با یک کارشناس حقوقی همیشه می‌تواند برای شما مفید و کارساز باشد. سعی کنید در راستای پروژه همواره با یک کارشناس یا تیم حقوقی در ارتباط باشید. زیرا آنها می‌توانند در زمینه‌های زیادی در رابطه با پروژه از قبیل قراردادها، مذاکرات، مسائل قانونی در رابطه با بودجه و صورت حساب به شما کمک کنند. مسائل خیلی زیادی وجود دارند که ممکن است شما از آنها آگاه نباشید! اما کارشناس حقوقی خوب می‌تواند به شما کمک کند و دردسرهای زیادی را کم کند. تیم حقوقی شما ممکن است به شما توصیه‌های مختلفی را هم در رابطه با قراردادها و موافقت نامه‌ها بدهند. همچنین مسائل خیلی زیادی که ممکن است در طول پروژه با آنها روبرو باشید.
۵- مدیریت ارشد
پروژه شما معمولاً در راستای اهداف اصلی شرکت است؛ درست است؟ بنابراین اهداف پروژه را با مدیریت ارشد بررسی کنید. می‌توانید از آنها این سوال را بپرسید که آیا روند پروژه شما در حال حاضر در راستای اهداف شرکت است یا خیر؟ در رابطه با اولویت‌هایشان از آنها سوال بپرسید تا بتوانید تخصیص منابع، زمانبندی‌ها و پروژه را در جهت درستی هدایت کنید.
۶- کادر اداری
این گروه می‌تواند در وقت و زمان شما خیلی صرفه جویی کنند؛ زیرا معمولا با تعداد زیادی از فعالیت‌ها و روندهای پروژه آشنا هستند و الگوهای آماده‌ای دارند که می‌توانید در گزارش‌ها از آنها استفاده کنید. می‌توانید از آنها برای تشخیص منابع، تخصیص آنها و تخمین زمان‌ها کمک بگیرید. می‌توانید از آنها درخواست کمک کنید، زیرا آنها پروژه‌های زیادی را تجربه کرده‌اند و ممکن است که این پروژه ها خیلی مشابه و مرتبط به پروژه شما باشد. کار اداری معمولا بانک اطلاعاتی و لیست های قابل جستجو دارند که می‌تواند برای شما خیلی مفید باشد.
۷- خودتان
خود شما هم تجربه زیادی دارید. به حس ششم خودتان توجه کنید و به آرشیو پروژه‌هایی که قبلا انجام داده‌اید، مراجعه کنید و ببینید چه درس‌هایی از آنها یاد گرفته‌اید؟ به خودتان زمان بدهید تا اطلاعات و ایده‌ها را از افراد جذب کنید و بتوانید آن را به روش مفیدی در پروژه‌های خودتان استفاده کنید. همه تجربیات خودتان را به کار گیرید تا بتوانید پروژه جاری را به بهترین نحو ممکن شروع کنید. برای اینکه شما می توانید!
آیا تاکنون با این گروه از افراد کار کرده‌اید؟ اگر نه؛ چه مشکلاتی برای شما به وجود آمده است؟
