یکی از مهم‌ترین و دشوارترین فعالیت‌ها در مدیریت پروژه، برآورد مدت زمانی است که انجام فعالیت مشخصی از پروژه طول می‌کشد. مدت زمان برآورد شده برای تکمیل فعالیت معینی از پروژه، ارتباطی مستقیم با بودجه‌ی پروژه هم دارد. قبلا در مقاله‌ای برآورد زمان پروژه را با نرم‌افزار MSP آموزش دادیم. در اینجا چند روشی را که معمولا در برآوردها استفاده می‌شود توضیح می‌دهیم. 

۱- گمانه زنی

تخمین از طریق گمانه‌زنی یا انتخاب تصادفی ارقام بهترین روش برای تعیین زمانبندی و بودجه‌‌ یک پروژه نیست. متاسفانه بسیاری از مدیران پروژه کم تجربه، تمایل به گمانه‌زنی زمان و هزینه‌های پروژه دارند؛ به دلیل این که این روش سریع و آسان است. در گمانه‌زنی، برآوردها بر پایه‌ احساس محاسبه می‌شوند نه بر اساس مدارک و شواهد! افراد معمولا بیش از اندازه خوش بین هستند، بنابراین برآوردهای آنها نیز بیش از حد خوش بینانه است.

۲- روش دلفی

اساس روش دلفی بر جمع‌آوری نظرات كلیه‌ كارشناسان كلیدی استوار است. اگرچه روش دلفی در تصمیم‌گیری‌های جمعی به کار می‌رود، اما این روش ابزار مناسبی برای محاسبه‌ی برآوردها در پروژه نیز است. در محاسبه‌ی برآوردها از طریق روش دلفی، تعدادی از متخصصان استخدام می‌شوند تا بر اساس اطلاعات موجود، موضوع واحدی را برآورد کنند.

پس از انجام عملیات برآورد، هر یک از متخصصان برآورد انجام شده را ارائه کرده و نتایج را با هم مقایسه می‌کنند. اگر برآوردها به صورت منطقی نزدیک به هم باشند، می‌توان میانگین آنها را محاسبه کرده و به عنوان برآورد نهایی اعلام کرد. در غیر این صورت، برآوردها به متخصصان بازگردانده می شوند تا درباره‌ی تفاوت‌ها بحث کنند و برآورد دیگری را انجام دهند.

استفاده از روش دلفی مستلزم صرف زمان و هزینه‌ی بیشتری نسبت به سایر روش‌ها است؛ اما با این وجود، روشی بسیار کارآمد، در محاسبه‌ی برآوردهای پروژه است.

۳- جعبه‌ی زمانی

در این روش، برای یک فعالیت یا کار مشخص، یک جعبه‌ی زمانی در نظر گرفته می‌شود. این تخصیص زمانی، بیشتر وابسته به ملزومات خواهد بود، نه حدس و گمان. به عنوان مثال ممکن است تیم پروژه‌ای برای تولید یک طرح اولیه تنها دو هفته زمان در اختیار داشته باشد. در پایان این دو هفته، بدون در نظر گرفتن اینکه آیا طرح اولیه به طور %۱۰۰ تکمیل شده است یا خیر، کار روی طرح متوقف می‌شود. در صورتی که از این روش بصورت کارآمدی استفاده شود، به تیم پروژه کمک می‌کند تا مرکز توجه تلاش­‌های تیم را بر انجام کاری مهم و حیاتی قرار دهند. قطعا استفاده نادرست از این روش منجر به فرسودگی و از پا افتادن اعضای تیم پروژه نیز خواهد شد.

بهترین روش برای انجام برآوردهای پروژه

برای اندازه‌گیری دقیق برآوردهای پروژه، هیچ روش یا ابزاری به تنهایی کافی نیست. معمولا استفاده از دو یا چند روش محاسبه‌ی برآورد، سودمندتر خواهد بود. در این صورت شما برآوردهای متفاوتی خواهید داشت.

اگر برآوردهای حاصل شده از روش‌های مختلف، نزدیک به هم بودند، شما می توانید با اطمینان میانگین آنها را در نظر بگیرید؛ اگر نتیجه‌ی برآوردها تفاوت آشکاری با یکدیگر داشت، تنها به یکی از روش‌های محاسبه برآورد اطمینان نکنید و اطلاعات جمع آوری شده را دوباره باز بینی کنید.

چگونه بودجه‌ی پروژه را توسعه دهیم؟

بودجه‌ی پروژه، تابع فعالیت‌های پروژه، مدت زمان انجام فعالیت‌ها، ترتیب آنها و منابع مورد نیاز آنها است. استفاده از منابع در یک پروژه دارای هزینه است و هزینه‌ی به کار گرفتن هر فعالیتی باید مشخص و در بودجه کلی پروژه گنجانده شود.

به طور کلی برآورد هزینه یک فعالیت مشخص، به همراه برـآورد مدت زمان آن، شامل پنج مرحله است:

1. تعیین منابعی که برای انجام فعالیت مورد نیاز خواهند بود.
2. محاسبه‌ی مقدار منابع مورد نیاز
3. تعیین هزینه‌ی استفاده از هر یک از منابع
4. محاسبه‌ی هزینه ی انجام فعالیت
5. حصول اطمینان از اینکه به پروژه منابعی بیش از اندازه اختصاص داده نشده است.

سایر هزینه‌های پروژه

به یاد داشته باشد که تنها محاسبه‌ی هزینه های مستقیم برای تعیین بودجه ی کل پروژه کافی نیست بلکه باید سایر هزینه‌ها از قبیل موارد زیر نیز در نظر گرفته شود:

1. هزینه‌های غیر مستقیم: این هزینه‌ها شامل هزینه هایی از قبیل اجاره، خدمات رفاهی، بیمه و سایر هزینه‌های اداری خواهد بود.
2. هزینه‌های غیر قابل جبران: هزینه‌هایی هستند که وقوع آنها را پیش از پروژه فعلی متحمل می‌دانیم. برای مثال ممکن است پیش از این، تلاشی برای توسعه­‌ی یک سیستم عملیاتی صورت گرفته باشد، که بعد از سه ماه با هزینه‌ی زیاد با شکست مواجه گردیده است.
3. هزینه و زمان یادگیری افراد تیم: افراد کم تجربه معمولا در حین انجام پروژه و مواجهه با موضوعات جدید، مرتکب اشتباهاتی می‌شوند. این بازه یادگیری باید در زمان‌بندی یا بودجه‌ی پروژه در نظر گرفته شود.
4. ذخایر: در هنگام بروز شرایط پیش بینی نشده، ذخایر به عنوان ضربه گیر عمل می‌کنند. ذخایر مانند یک موازنه هستند. مدیریت بالاتر یا کاربر، وجود این گونه ذخایر را کلان به حساب می‌آورند و در پی حذف آنها از بودجه‌ی پروژه هستند. اما یک مدیر پروژه آگاه، از گنجاندن ذخیره‌ی کافی در بودجه‌ی پروژه اطمینان حاصل می‌کند.

توزیع بودجه

زمانیکه منابع پروژه مشخص شد، خیلی مهم است که مدیر پروژه طرح پروژه را بررسی کند تا از همتراز بودن منابع اطمینان حاصل کند. به عبارت دیگر، تخصیص منابع بیش از اندازه نباشد. چنانچه در مراحل اولیه متوجه این خطاها نشویم، وقوع آنها تاثیر نامطلوبی بر روی تیم خواهد گذاشت و ما را به سمت هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده سوق خواهد داد.