یکی از راه‌های مدیریت پروژه، استفاده از نرمافزارهای مدیریت پروژه مانند MSP یا همان (Microsoft Project) است. MSP از پر‌کاربرد‌ترین نرمافزارهای مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه است. از بهترین ویژگی‌های این نرم‌افزار رابط کاربری خوب آن است که موجب میشود کاربران خیلی راحت با نرم‌افزار کار کنند. به کمک نرم‌افزار MSP، می‌توانید برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌هایتان را سریع‌تر، آسان‌تر و با دقت و مهارت بسیار بالایی انجام دهید و در زمان هم صرفه جویی کنید. همانطور که پیتر دراکر پدر علم مدیریت نوین می‌گوید: «زمان کمیاب‌ترین منبع است و تا زمانی که نتوانید زمان را مدیریت کنید، هیچ چیز دیگری را نمی‌توانید مدیریت کنید.»
مزایای مدیریت پروژه با MSP
از نرم‌افزار MS Project و فن برنامه‌ریزی، می‌توانید علاوه بر مسائل شغلی، برای امور مربوط به زندگی شخصی هم استفاده کنید. شما با MSP می‌توانید برنامه‌ریزی یک سفر، برنامه‌ریزی قبولی در کنکور و…را هم انجام دهید. بعضی از قابلیت‌های نرم‌افزار MSP عبارتند از:
- مدیریت کارآمد و اثربخش و زمان‌بندی با قابلیت اجرا در پروژه
- نمایش مراحل اجرایی برای کارفرمایان و مشتریان
- برنامه‌ریزی قدم به قدم
- به کار‌گیری قدرتمند اطلاعات و امکان برقراری ارتباط موثر بین آنها
- برقراری ارتباط با سایر نرمافزارهای مجموعه آفیس
- ایجاد نمودارها و جداول حرفه‌‌ای
- تهیه گزارشات دقیق
- ارائه اطلاعات با فرمت‌های مختلف
- افزایش توان کار تیمی
- سازگاری با جدیدترین نسخه‌های ویندوز
- دسترسی آسان و سریع به اطلاعات
- و…
ما برای آموزش مدیریت پروژه و نرم‌افزار MSP از فلسفه ژاپنی کایزن استفاده می‌کنیم؛ کایزن یعنی بهبود مستمر و مداوم. روشی که باعث شد ژاپنی‌ها کشور با خاک یکسان شده خود را از نو بسازند! و ما می‌خواهیم با این روش، یادگیری MSP را به گام‌های کوچک تبدیل کنیم تا بتوانیم در یک بازه زمانی نسبتا کوتاه، این نرم‌افزار را به خوبی یاد بگیریم.
سرفصل‌های مدیریت پروژه با نرم‌افزار MSP
- روش کار با نرم‌افزار قدرتمند MS Project و اینکه چگونه بیشترین استفاده را از آن ببرید.
- ساخت تمامی فعالیت‌های پروژه مانند: فعالیت‌های کاری، خلاصه فعالیت‌ها، Milestoneها و فعالیت‌های دوره‌ای
- ساخت انواع منابع پروژه
- بررسی و تخمین هزینه‌ها
- ایجاد ارتباط و وابستگی بین فعالیت‌ها
- اختصاص منابع به فعالیت‌ها برای ساختن یک زمان‌بندی پروژه واقع‌گرایانه
- کار با نماها
- ایجاد گزارشات
- و…
حالا آماده‌اید که باهم گام اول را برداریم؟ قبل از شروع کار توصیه می‌کنم که مقاله زیر را مطالعه کنید:
ده اصطلاحی که هر مدیر پروژه باید بداند!
گشت و گذاری در نرم‌افزار MSP
وقتی نرم افزار MSP را از منوی استارت اجرا می‌کنید، یک صفحه باز میشود که در سمت راست صفحه گزینه‌هایی برای ساخت پروژه‌های جدید در مدل‌های مختلف می‌بینید.
- Blank project: با کلیک روی این گزینه یک پروژه جدید و خالی ایجاد میشود. زمانی این گزینه را انتخاب کنید که می‌خواهید یک پروژه را از فاز صفر، خودتان تهیه کرده و کلیه تنظیمات موردنظر را روی آن انجام دهید. سپس می‌توانید این پروژه را ذخیره کنید و در دفعات بعد همین پروژه را به عنوان یک الگو برای انجام پروژه‌های دیگر استفاده کنید. کلید‌های میانبر برای ایجاد پرژه جدید Ctrl+N است.
- New from existing project: در صورتی که پروژه‌های دیگری در سیستم خود داشته باشید، با کلیک روی این گزینه می‌توانید آنها را انتخاب و استفاده کنید.
- New from excel workbook: فرض کنید یک لیست از فعالیت‌ها را در برنامه Excel دارید و تخمین از کار یا مدت زمان انجام کار را هم از همکارانتان گرفتید، می‌توانید با استفاده از این گزینه، اطلاعات را از Excel به نرم‌افزار MSP وارد کنید.
- New from SharePoint task list: می‌توانید پروژه خود را بر اساس فرمی در برنامه Share point ایجاد کنید.
- Recent: با کلیک روی این گزینه پروژ‌ه‌هایی که اخیرا انجام داد‌ه‌اید را می‌بینید، بنابر‌این اگر خواستید یکی از آنها را باز کنید، کافی است روی آن پروژه کلیک کنید.
استفاده از قالب‌های آماده در نرم‌افزار MSP
More template: در تصویر بالا این گزینه را هایلایت کرده‌ام. با کلیک روی این گزینه به صفحه New هدایت می‌شوید. الگوها یا Templateهای زیادی برای شما نمایش داده میشود. می‌توانید از آنها به عنوان الگو برای ساخت پروژه خود استفاده کنید. مزیت این الگوها این است که کلیه تنظیمات معمول پروژه در آنها به صورت آماده وجود دارد. در صورت عدم وجود الگوی موردنظر، شما می‌توانید با استفاده از کادر جستجو این صفحه هر نوع الگویی که موردنظرتان است را جست‌و‌جو کنید تا در صورت وجود در سرور مایکروسافت در اختیار شما قرار داده شود. ولی برای شروع همیشه بهتر است یک پروژه را خودتان از ابتدا و فاز صفر شروع کرده و کلیه تنظیمات اعم از تقویم‌ها و محاسبات زمانی و تنظیمات مربوط به چاپ اطلاعات و… را ایجاد کنید. سپس از همین پروژه اختصاصی شده توسط خودتان به عنوان یک الگو برای پروژه‌های بعدی استفاده کنید.
More projects: این گزینه نیز در پنجره Project Options (دو تصویر بالاتر) هایلایت شده است. با انتخاب این گزینه به صفحه Open هدایت می‌شوید. این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که تمام پروژه‌ها و حتی تمام رایانه‌تان را جستجو کنید تا فایلی که مورد نظرتان است را باز کنید.
ایجاد یک پروژه جدید با نرم‌افزار MSP
برای ایجاد یک پروژه جدید، گزینه Blank project را از این صفحه انتخاب کنید تا وارد یک پروژه خالی شوید. وقتی روی Blank project کلیک کنید پنجره‌ای پیش‌روی شما گشوده میشود که شامل قسمت‌های مختلفی است که به معرفی آنها می‌پردازیم:
- در سمت چپ نوا عنوان، نوار دسترسی سریع قرار دارد که در آن دکمه‌هایی هست که از آنها زیاد استفاده می‌کنیم مانند Save، Undo و… در واقع این نوار شامل لیستی از ابزار‌ها و فرمان‌های پر کاربرد است تا در صورت نیاز سریع‌تر در دسترس باشند. با زدن تیک هر کدام، در قسمت بالای نوار ریبون نمایش داده میشود. در قسمت پایین این نوار کشویی، دو گزینه قابل دسترسی است، More commands و Show blow the ribbon. که به توضیح این موارد در ادامه خواهیم پرداخت.
- در قسمت وسط نوار عنوان، نام پروژهای که باز است و از آن استفاده می‌کنید نوشته شده است.
- در قسمت بالا وگوشه سمت راست دکمه‌های کنترلی قرار دارند. مانند دکمه Close یا بستن و دکمه Minimize و Restore down که برای کوچک و بزرگ کردن پنجره برنامه استفاده میشود.
- نوار پایین‌تر، ریبون نام دارد که شامل گروه‌هایی است که داخل هر کدام از آنها فرمان‌های مختلفی برای انجام تغییرات مورد نظر در برنامه وجود دارد.
- در قسمت پایین ریبون Timeline یا خط زمان قرار دارد، خط زمان محوری است که انجام مهمترین رویدادها و فعالیت‌های پروژه را نمایش می‌دهد. به صورت پیش فرض خالی است و شما باید انتخاب کنید که کدام رویدادها یا فعالیت‌ها برای نمایش در این نما قرار گیرند. این نما درک خوبی از وضعیت پروژه به شما می‌دهد. برای نمایش خط زمانی و انتخاب رویدادهای موردنظر در آن می‌توانید از سربرگ View و گروه ریبونی Time line در کادر روبروی این گزینه، Time line را انتخاب کرده و تیک این گزینه را فعال کنید تا نمایش داده شود. این نوار، زمان پروژه را در قالب یک نوار خطی نمایش می‌دهد که با Zoom کردن روی آن، زمان را در قالب ساعت مشاهده می‌کنید.
- در پایین‌تر نمای Gantt chart یا روند وظایف را دارید که دارای دو قسمت است: جدول وظایف و نمودار وظایف. در جدول وظایف که در سمت چپ قرار دارد اطلاعات قرار می‌‌گیرند، مثل: نام فعالیت‌ها، تاریخ شروع و پایان، مدت زمان اجرای پروژه. در سمت راست نمودار وظایف قرار گرفته که یک نمایش گرافیکی از روند زمانی و اشتراکی کارها به شما نمایش می‌دهد.
- میله خاکستری یا میله جداکننده یا Divider جدول وظایف و نمودار وظایف را از هم جدا می‌کند.
- بردار زمانی که در بالای قسمت نمودار وظایف قرار گرفته و مثل یک تقویم است، این بردار یک خط‌کش بی‌‌انتهاست که تمام کارها در آن رسم می‌شوند، اما به جای واحد‌های طول، واحد‌های زمانی شامل هفته، ماه و روز و ساعت به کار می‌روند.
- در پایین سمت راست ابزار بزرگنمایی یا همان Zoom قرار دارد و در کنار آن حالتهای مختلف نمایش در اختیار شما قرار دارد.
- در کنار ابزار بزرگنمایی حالتهای مختلف نمایش را می‌توانید مشاهده کنید.
سفارشی کردن نوار ابزار سریع
زمانی که روی یک پروژه کار می‌کنید، ممکن است متوجه شوید که از یکسری فرمان‌ها را زیاد استفاده می‌کنید و دوست دارید که همیشه دم دستتان باشد. می‌توانید این فرمان‌ها را در نوار ابزار Quick access یا ریبون اضافه کنید تا دسترسی به آنها آسان شود. این تغییرات در هر فایل پروژهای که باز می‌کنید، نشان داده می‌شوند. تنها کاری که لازم است انجام دهید، این است که به فرمان مورد نظرتان در ریبون بروید و روی آن کلیک راست کنید و بعد گزینه Add to Quick access toolbar را انتخاب کنید. من در اینجا فرمان Task را انتخاب کردم.
اگر می‌خواهید فرمانی را به نوار دسترسی سریع اضافه کنید، روی فلش کوچک نشان داده شده در تصویر زیر کلیک کرده لیست کشویی Customize quick access toolbar باز میشود. روی More commands کلیک کنید.
پنجرهٔ Project options باز میشود. روی Quick access toolbar کلیک کنید. فرمان مورد نظر را انتخاب کنید که ما در اینجا فرمان Cut را انتخاب کردیم. روی Add کلیک کنید. سپس روی Ok کلیک کنید.
اضافه کردن سربرگ به نرم‌افزار MSP
اگر تعداد فرمان‌های مورد علاقه‌تان زیاد است، می‌توانید سربرگ‌ها و گروه‌هایی به ریبون اضافه کنید. پس مراحل زیر را انجام دهید:
- پنجره Project options را باز کنید ولی این بار روی Customize ribbon کلیک کنید.
- در سمت راست لیستی از سربرگ‌ها را می‌بینید و اگر بخواهید یک سربرگ جدید اضافه کنید روی گزینه New tab کلیک کنید.
- اگر می‌خواهید یک گروه جدید به سربرگ‌هایتان اضافه شود روی New group کلیک کنید.
- سپس برای سربرگ جدید‌تان یک اسم بگذارید، آن را انتخاب کنید، روی گزینه Rename کلیک کنید و اسم را در کادر مربوطه وارد کنید.
- حالا از کادر سمت راست فرمان موردنظر را انتخاب کنید.
- روی Add کلیک کنید.
- با استفاده از فلش ها گروه جدید را در لیست جابجا کنید.
- حالا روی Ok کلیک کنید.
برای اینکه ببینید هر فرمان در کجا قرار دارد با استفاده همین پنجرهٔ Project options می‌توانید مسیر قرارگیری یک فرمان را ببینید برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- روی Customize ribbon کلیک کنید تا تک تک فرمان‌های داخل پروژه را ببینید به قسمت Choose commands from بروید.
- روی فلش به سمت پایین کلیک کنید و بعد گزینه All commands را انتخاب کنید.
- سپس به دنبال فرمان مورد نظر خود بگردید. وقتی ماوس را روی فرمان قرار دهید، راهنمای کنار نشانگر به ما می‌گوید که چیزی که دنبال آن هستید در کدام سربرگ و بخش قرار دارد.
ویژگی Tell me what to you do
خوب حالا وقت آن رسیده تا یک ویژگی جالب که به این مطلب مرتبط است بیان کنیم و آن معرفی ویژگی Tell me what to you do است. در نسخه MSP 2016 به بعد این ویژگی فعال است. این ویژگی شرایطی را فراهم کرده که دیگر به جستجو کردن در سربرگ‌های ریبون نیازی ندارید به جای آن می‌توانید روی باکس Tell me what to do که بعد از آخرین سربرگ موجود در ریبون یعنی Format قرار گرفته است، کلیک کنید و بعد یک کلید واژه را تایپ کنید، مثلا می‌خواهید دنبال لینک بین پروژه‌ها یا به اصطلاح Links between projects بگردید پس کلیدواژه Link را تایپ کنید و بعد یک منوی کشویی به همراه فرمان‌های در دسترس به شما نشان داده میشود، روی فرمان مورد نظر کلیک کنید، پنجره‌ای باز میشود که پنجره Links between projects است.
جمع‌بندی
در این آموزش به توضیح آنچه که در نگاه نخست با باز کردن نرم‌افزار MSP می‌بینید، پرداختیم. همچنین سعی کردیم تکنیک‌هایی برای دسترسی به فرمان‌هایی که به آنها نیاز دارید، معرفی کنیم.
اگر به موضوع مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنم ویدئوی زیر رو هم ببینید. توی این ویدئو نحوه مدیریت کارها با ترلو (Trello) رو آموزش دادم. ترلو یک ابزار ساده و کارآمد برای مدیریت کارها و پروژه‌ها به صورت شخصی یا تیمی است. ما در تیم پویان همه برنامه‌هامون رو با ترلو مدیریت می‌کنیم.
