در آموزش قبلی آموختید که Appointment و Meeting دو قابلیت مهم در تقویم Outlook هستند که با استفاده از آنها می‌توانید به مدیریت کارها و جلسات بپردازید. با ایجاد و مدیریت کارها یا Appointment آشنا شدید. در این آموزش قصد داریم که نحوه ایجاد و مدیریت جلسات در Outlook را آموزش دهیم.
با کمک امکانات Outlook در بخش Meeting می‌توانید، جلسه‌ای ترتیب دهید و افرادی را به آن دعوت کنید؛ جلسه را مدیریت کنید و حتی به دعوت دیگران برای شرکت در یک جلسه پاسخ دهید.
نکته: همانطور که در آموزش قبل هم گفتیم، تفاوت Appointment با Meeting در این است که: زمانی که یک کار یا Appointment ایجاد می‌کنید، تنها خودتان درگیر انجام آن هستید؛ اما زمانی که یک جلسه یا Meeting می‌سازید، باید از افراد دیگری هم برای شرکت در آن دعوت کنید؛ در واقع علاوه بر شما، افراد دیگری هم درگیر زمانبندی و برگزاری جلسه خواهند شد.
ایجاد Meeting در نرم افزار Outlook
حالا فرض کنید شما مدیر یک شرکت هستید و می‌خواهید یک جلسه یا Meeting ایجاد کنید.
- به سربرگ Home بروید.
- روی New meeting کلیک کنید.
- در قسمت To آدرس ایمیل گیرنده دعوت‌نامه را تایپ کنید.
- در کادر Subject عنوان جلسه را تایپ کنید.
- در قسمت Location مکان برگزاری جلسه را تایپ کنید.
- تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه را در کادر Start time و End time وارد کنید.
- توضیحات و در واقع متن دعوت‌نامه جلسه را در قسمت بدنه‌ی دعوت‌نامه بنویسید.
- برای قالب‌بندی متن دعوت‌نامه از ابزارهای سربرگ Format text استفاده کنید.
- در نهایت روی Send کلیک کنید.
نکته: می‌توانید به تقویم همکارانتان هم دسترسی داشته باشید تا برنامه کاری آنها را بدانید و بر اساس آن تصمیم بگیرید که جلسات خود را در چه زمانی برگزار کنید. پیشنهاد می‌کنیم مقاله مشاهده تقویم همکاران در Outlook را مطالعه کنید.
تنظیم یادآور برای جلسات Outlook
شاید به دلیل مشغله کاری، زمان جلسه را فراموش کنید؛ پس بهتر است برای جلسه‌ی خود یادآور تنظیم کنید تا دقایقی قبل از شروع جلسه زمان جلسه یادآوری شود. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- به سربرگ Meeting بروید.
- روی Reminder کلیک کنید.
- از لیست کشویی زمان مورد نظر خود را انتخاب کنید. زمان پیش فرض ۱۵دقیقه است.
- می‌توانید از قسمت Sound آهنگ هشدار مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- پنجرهای باز می‌شود که می‌توانید آهنگ مورد نظر را از قسمت Browse انتخاب کنید.
- حالا روی OK کلیک کنید.
ایجاد جلسات تکرار شونده در Outlook
اگر شما در روزهای مشخصی در طول سال، به طور مرتب جلساتی برگزار می‌کنید، نیاز نیست هر جلسه را جدا ثبت کنید؛ بلکه می‌توانید آن را به صورت یک جلسه تکرار شونده ثبت کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- بعد از ایجاد Meeting روی Recurrence کلیک کنید.
- پنجرهای باز می‌شود، در این پنجره نحوه تکرار قابل تنظیم است. زمان شروع و پایان و مدت زمان جلسه با استفاده از ۳ منوی کشویی Start، End و Duration تنظیم می‌شود.
- جلسه‌های تکرار شونده، می‌توانند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه تکرار شوند. هر کدام که مورد نظرتان است، انتخاب کنید.
- گاهی اوقات جلسه فقط باید در یک بازه‌ی زمانی انجام شود؛ مثلا فقط امسال. بنابراین در بخش Range of recurrence بایستی این محدوده را مشخص کرد که در این قسمت ۳ گزینه وجود دارد:
- End by: از این گزینه زمانی استفاده می‌شود که زمان پایان جلسه را دقیقا می‌دانید.
- End after: در کادر جلوی این گزینه، عدد موردنظر را وارد کنید. به تعداد عدد وارد شده در این کادر، جلسه تکرار می‌شود.
- No end date: با انتخاب این گزینه جلسه تا سال‌های سال انجام خواهد گرفت.
- روی OK کلیک کنید.
کاربرد Time zone در جلسات Outlook
فرض کنید می‌خواهید چند نفر از همکارانتان را که در کشورهای مختلف هستند، برای شرکت در یک جلسه دعوت کنید. در این موقع برای دعوت همکاران باید به زمان کشور محل سکونت آنها توجه داشته باشید. با کلیک بر روی Time zone می‌توانید این کار را به راحتی انجام دهید، چون به زمان مناطق مختلف جهان دسترسی دارید.
دعوت از افراد مورد نظر برای شرکت در جلسه
خب، حالا که اطلاعات اولیه مربوط به برگزاری جلسه را وارد کردید، وقت آن رسیده تا افراد مورد نظر را به جلسه دعوت کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- به سربرگ Meeting بروید.
- روی Scheduling کلیک کنید.
- در پایین پنجره روی Add other کلیک کنید.
- روی Add from address book کلیک کنید.
- لیستی از تماس‌ها را مشاهده می‌کنید. برای انتخاب هر یک از آنها بر روی نام فرد کلیک کنید. توجه داشته باشید که این فرد انتخاب شده، اما او را به لیست مدعوین اضافه نکردید. برای این کار باید بر روی Required یا Optional کلیک کنید.
- افرادی که حضور آنها در جلسه مهم و ضروری است، با استفاده از Required به لیست مدعوین اضافه کنید.
- افرادی که عدم حضورشان به جلسه لطمه‌ای نمیزند، با استفاده از Optional به لیست مدعوین اضافه کنید. مزیت این کار این است که Outlook در زمانبندی جلسه، افرادی را که حضورشان در جلسه ضروری است، در اولویت قرار می‌دهد. بعد به بررسی زمان افرادی که عدم حضورشان به جلسه لطمه‌ای وارد نمی‌کند، می‌پردازد.
- در نهایت روی OK کلیک کنید.
بعد از اینکه بر روی OK کلیک کردید، پنجرهای برای زمانبندی جلسه آماده می‌شود. در وسط پنجره می‌توانید تقویم کاری همکاران را ببینید. به این صورت متوجه می‌شوید که برای شرکت در جلسه وقت کافی دارند یا نه؟ خطی که در پیش روی خود می‌بینید نشان‌دهنده‌ی زمان برگزاری جلسه است. از این طریق متوجه می‌شوید که آیا همکارانتان در زمان مشخص شده برای جلسه در شرکت هستند؟ یا اینکه مشغول به کار دیگری هستند.
تغییر ساعت جلسه
برای اینکه بتوانید ساعت جلسه را تغییر دهید، با ماوس خط آبی را گرفته و به سمت دلخواه بکشید و سپس رها کنید. مثلا آن را یک ساعت به عقب بکشید و یا اینکه از لیست کشویی Start time و End time برای تغییر ساعت جلسه خود استفاده کنید.
پاسخ افراد دعوت شده
حالا می‌خواهیم به آموزش این موضوع بپردازیم که اگر خود شما یکی از مدعوین بودید، باید چه کاری انجام دهید و چگونه پاسخ فرد برگزار کننده را بدهید. برای این کار دو روش وجود دارد:
روش اول:
- روی جلسه مورد نظر دابل کلیک کنید. به سربرگ Meeting بروید.
- در بالا سه دکمه وجود دارد که Accept برای پذیرش دعوت است.
- Tentative برای پذیرش احتمالی دعوت است.
- Decline برای رد دعوت است.
- روی دکمه‌ی مورد نظر کلیک کنید؛ مثلا ما روی Accept کلیک کردیم؛ ۳ گزینه نمایش داده می‌شود.
- Edit the response before sending: پنجرهای نمایش داده می‌شود که می‌توانیم توضیحات خودمان را برای شرکت در جلسه ارائه کنید.
- Send the response now: ایمیل حاوی پاسخ مثبت، ارسال می‌شود.
- Do not send response: فعلا پاسخی به دعوت‌نامه داده نمی‌شود.
نکته: همین گزینه‌ها برای Tentative و Decline هم وجود دارد.
روش دوم:
دعوت‌نامه‌های شرکت در یک جلسه در واقع ایمیل هستند، بنابراین برای پاسخ دادن به آنها می‌توانید حتی از طریق حساب gmail خود هم اقدام کنید.
درخواست تغییر ساعت جلسه از برگزار کننده
فرض کنید شما تمایل دارید که در جلسه‌ای که به آن دعوت شده‌اید، شرکت کنید؛ اما در زمان برگزاری جلسه در خارج از شرکت باید کاری را انجام دهید. می‌توانید از برگزارکننده درخواست کنید در صورت امکان ساعت برگزاری جلسه را تغییر دهد و ساعت پیشنهادی خود را به او اعلام کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- روی دکمه‌ی Propose new time کلیک کنید.
- روی گزینه Tentative and propose new time کلیک کنید.
- روی دکمه‌ی Propose time کلیک کنید.
- پیام خود را تایپ کنید و بنویسید که می‌خواهید در جلسه شرکت کنید، اما در صورت امکان زمان جلسه تغییر کند.
- روی Send کلیک کنید.
مشاهده پاسخ افراد دعوت شده به جلسه
بعد از اینکه جلسه را ایجاد کردید، وقت آن است که ببینید که افرادی که به جلسه دعوت کردید به دعوت شما پاسخ مثبت دادند یا منفی! و اینکه آیا به جلسه شما می‌آیند یا خیر. برای فهمیدن این موضوع، مراحل زیر را انجام دهید:
- روی جلسه یا Meeting مورد نظر، دو بار کلیک کنید.
- در سربرگ Meeting روی Tracking کلیک کنید.
- گزینه View Tracking Status را انتخاب کنید؛ یک صفحه باز می‌شود. می‌ببینید که برگزارکننده‌ی جلسه، در ابتدای لیست قرار دارد و در قسمت پاسخ None قرار دارد. چون برگزارکننده‌ی جلسه حتما باید در جلسه حضور داشته باشد و نیازی نیست به دعوت پاسخ دهد.
- در قسمت Response پاسخ هر یک از مدعوین را می‌توانید مشاهده کنید که هر پاسخ معنی خاص خودش را دارد که به توضیح آنها می‌پردازیم. پاسخ‌هایی که به دعوت شما داده خواهد شد شامل یکی از موارد زیر است:
- اگر کلمه Accepted نوشته شده بود، یعنی این فرد دعوت شما را پذیرفته است.
- اگر در این قسمت کلمه Declined نوشته شده بود، یعنی این فرد در جلسه شرکت نخواهد کرد.
- اگر کلمه None نوشته شده بود، یعنی این فرد هنوز به دعوت شما پاسخی نداده است.
ارسال ایمیل به افراد دعوت شده به جلسه
فرض کنید می‌خواهید ایمیلی به دعوت شدگان در جلسه بفرستید که حاوی یک سوال از آنها است. از آنها خواستید که روی پاسخ این سوال فکر کنند و پاسخ‌های خود را در جلسه مطرح کنند؛ یا مثلا به افرادی که به دعوت شما هنوز پاسخ نداده‌اند، ایمیلی ارسال کنید و از آنها بخواهید که هر چه سریعتر پاسخ دهند؛ یا به افرادی که دعوت شما را نپذیرفته‌اند، ایمیلی ارسال کنید و از آنها علت را جویا شوید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- ابتدا باید چک کنید که تیک کنار اسامی افراد زده شده باشد، حالا روی Contact Attendees کلیک کنید.
- روی New email to attendees کلیک کنید. Outlook ایمیلی ایجاد می‌کند و لیست تمام دعوت شدگان را در لیست مخاطبان آن Email قرار می‌دهد.
نکته: تیک کنار اسم برگزار کننده جلسه را هیچ وقت نباید بردارید، چون برگزارکننده جلسه باید همیشه در جریان همه‌ی رخدادهای مربوط به جلسه قرار گیرد.
لغو جلسه در اوت‌لوک
حالا فرض کنید به دلایلی تصمیم گرفتید که جلسه را کنسل کنید؛ برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
- روی جلسه در تقویم دو بار کلیک کنید. به سربرگ Meeting بروید.
- بر روی Cancel meeting کلیک کنید.
- پیغامی نمایش داده می‌شود که از شما سوال می‌کند مطمئن هستید که می‌خواهید جلسه را کنسل کنید؛ روی OK کلیک کنید.
نکته: بهتر است جهت اطلاع افراد، دلیل لغو جلسه را در بدنه پیام بنویسید.
جمع بندی
در این آموزش یادگرفتید که با استفاده از امکانات تقویم Outlook جلسات خود را تنظیم کنید؛ برای همکارانتان دعوت‌نامه ارسال کنید؛ پاسخ آنها را مشاهده کنید و یا جلسه را لغو کنید؛ در نتیجه جلسات خود را به خوبی مدیریت کنید. همچنین یاد گرفتید به عنوان یک دعوت شده، پاسخ خود را برای برگزار کننده ارسال کنید. در ضمن اگر از نرم‌افزار وان‌نوت برای یادداشت‌برداری و برنامه‌ریزی کارهایتان استفاده می‌کنید، می‌توانید دفترچه یادداشت‌تان وان‌نوت را با جلسات اوت‌لوک یکپارچه کنید، چون OneNote و Outlook تعامل و همکاری خوبی با هم دارند.
