گزارش‌های عملکرد، نمایش اطلاعات مربوط به عملکرد کار است که برای گرفتن تصمیمات، انجام اقدامات و به دست آوردن آگاهی‌ها در نظر گرفته شده است. گزارش عملکرد یکی از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه است تا بدانید آیا پروژه، مطابق برنامه در حال انجام است یا خیر؟ به یاد داشته باشید، ذینفعان پروژه شما همیشه به ارائه گزارش عملکردتان علاقه‌مند هستند. در این آموزش با گزارش‌گیری از پروژه با استفاده از ابزارهای سربرگ Report در نرم‌افزار MSP آشنا می‌شوید.

مزایای گزارش‌

• نظارت و کنترل پروژه: در هر پروژه افرادی با نقش‌های متفاوت وجود دارند، که دارای نیازهای اطلاعاتی مختلفی هستند، از مدیر پروژه و پرسنل اجرایی تا سرمایه‌گذاران و مشتریان پروژه. مثلا با استفاده از گزارش‌ها نه تنها مدیران پروژه می‌توانند بر پروژه نظارت داشته باشند، بلکه سرمایه‌گذاران می‌فهمند که چگونه از بودجه آنها استفاده می‌شود و از این رو  تصمیم می‌گیرند که آیا پروژه ارزش اختصاص بودجه بیشتر را دارد یا نه. همچنین به سرمایه‌گذار و مدیر پروژه و بقیه افراد دخیل در پروژه یک ایده اساسی در مورد مدیریت زمان و چگونگی تکمیل پروژه می‌دهد.
• بهبود ارتباطات: گزارش عملکرد در مدیریت پروژه بسیار مهم است و به عنوان یک ابزار ارتباطی عالی بین مدیران پروژه و سرمایه‌گذاران محسوب می‌شود.
• ارزیابی تیم: گزارش‌های پروژه نه تنها برای مقامات بالاتر بلکه در سطح تیم نیز مهم هستند. می‌توانید روند انجام فعالیت‌هایی که به هر یک از اعضای تیم محول کرده‌اید را بررسی کنید. با این کار می‌توانید در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم و همچنین ارزیابی عملکرد، ایده‌ای بدست آورید.

ایجاد گزارش‌ جدید در MSP

برای ایجاد یک گزارش‌ جدید به سربرگ Report  بروید. سپس به قسمت View reports رفته و روی New report کلیک کنید.

وقتی روی سربرگ New reports کلیک کنید ۴ گزینه برای ایجاد گزارش‌ جدید می‌بینید.

1. برای ایجاد یک گزارش خالی روی Blank کلیک کنید؛
2. با استفاده از Chart یک گزارش که دارای نمودار است، ایجاد کنید؛
3. با استفاده از Table یک گزارش که دارای جدول است، ایجاد کنید؛
4. با استفاده از Comparison یک گزارش که دارای ترکیبی از دو مورد بالا باشد، ایجاد کنید.

مثلا من در اینجا روی Blank کلیک کردم. پنجره Report name باز می‌شود. در این پنجره یک نام جدید برای گزارش در کادر Name تایپ کنید. سپس روی OK کلیک کنید.

حالا یک گزارش خالی ایجاد می‌شود که فقط یک نوار عنوان دارد. اکنون می‌توانید عناصر موردنظرتان را به این گزارش اضافه کنید و عنوان این گزارش را به دلخواه تغییر دهید.

می‌توانید یک نمودار خطی را ایجاد کنید. هنگامی که روی صفحه مربوط به یک گزارش خالی کلیک کنید، سربرگ Design برای گزارش فعال می‌شود و با استفاده از ابزارهای موجود در این سربرگ تنظیمات و تغییرات موردنظر را در گزارش انجام دهید؛ مانند رنگ‌بندی، قالب‌بندی، فونت و تنظیمات صفحه. بعد از اینکه در صفحه مربوط به یک گزارش خالی یک عنصر مانند جدول یا نمودار را اضافه کنید دو سربرگ دیگر که ابزارهای مربوط به تغییرات و تنظیمات موردنیاز برای آن جدول یا نمودار هستند، با نام‌های Design و Format در اختیار شما قرار داده می‌شود.

استفاده از یک گزارش در پروژه‌های دیگر

هنگامی که یک گزارش جدید را ایجاد یا یکی از گزارش‌ها را تغییر دهید، گزارش تازه ایجاد شده فقط در پروژه‌ای که این گزارش‌ها را در آن ایجاد کرده‌اید، قابل مشاهده است. برای اینکه بتوانید این گزارش‌ها را در پروژه‌های دیگر نیز مورد استفاده قرار دهید، به سربرگ Design بروید. روی Report کلیک کنید. سپس روی Manage کلیک کنید و Organizer را انتخاب کنید.

 پنجرهOrganizer باز می‌شود. این پنجره از دو کادر در سمت چپ و راست تشکیل شده است. در این پنجره روی سربرگ Reports کلیک کنید. در سمت راست، می‌توانید تمامی گزارش‌هایی که در پروژه خود تغییر داده و یا گزارش‌های جدیدی که ایجاد کرده‌اید را با نام همان پروژه، مشاهده کنید. برای اینکه یک گزارش را بتوانید در تمامی برنامه‌ها و پروژه‌های دیگر مشاهده کنید، گزارش موردنظر را در سمت راست انتخاب کرده، سپس با استفاده از گزینه Copy آن را در سمت چپ یعنی Global کپی کنید، با این عمل می‌توانید گزارش موردنظر را در سایر پروژه‌ها داشته باشید و استفاده کنید.

ایجاد گزارش‌های داخلی

این دسته از گزارش‌ها، گزارش‌هایی هستند که اطلاعات مختلف مربوط به پروژه را درون خود نرم‌افزار نمایش می‌دهند. برای نمایش گزارش‌های داخلی به سربرگ Report بروید. در قسمت View reports می‌توانید دسته‌بندی‌های مختلف گزارش‌های داخلی را مشاهده کنید. برای استفاده از این گزارش‌ها کافی است هریک از این گزارش‌ها را انتخاب و روی کادر بازشوی مربوط به هر یک از آنها کلیک کنید تا گزارش‌های مختلف را مشاهده کرده و بتوانید بسته به نیاز استفاده کنید.

این گزارش‌ها در ۴ گروه طبقه‌بندی شده‌اند:

1. Dashboards
2. Resources
3. Costs
4. In progress

در این قسمت به بررسی این گزارش‌ها می پردازیم. هر کدام از این گروه گزارش‌ها دارای زیر مجموعه‌هایی است.

گروه Dashboards

Burn down

این گزارش شامل دو نمودار خطی در سمت چپ و راست می‌شود که نمودار سمت راست مقادیر واقعی و باقیمانده را با خط مبنا بر اساس تعداد فعالیت‌ها مقایسه کرده و نمایش می‌دهد. نمودار سمت چپ مقادیر واقعی و باقی مانده را با خط مبنا بر اساس مقدار کار مقایسه کرده و نمایش می‌دهد. این نمودارها بیشتر بر مقادیر باقی‌مانده تمرکز دارند یعنی با پیشرفت بیشتر به سمت پایین حرکت می‌کنند. این نمودارها نوعی از نمودارهای پیشرفت به حساب می‌آیند.

Cost overview

این گزارش یک گزارش کلی در مورد هزینه‌های پروژه در اختیار شما قرار می‌دهد. این گزارش متشکل از دو نمودار خطی و یک جدول و یک نمودار میله‌ای است، که هر کدام اطلاعات خاصی را در مورد هزینه‌های پروژه و درصد پیشرفت‌ها نمایش می‌دهد. یک نمودار خطی مقادیر هزینه‌ای و درصد پیشرفت‌های هزینه‌ای را در بازه زمانی نمایش می‌دهد و دیگری ترکیبی از نمودارهای خطی و ستونی است که در سطح خلاصه فعالیت‌ها، مقادیر هزینه‌ای برنامه‌ای و واقعی را به نمایش می‌گذارد.

Project Overview

این گزارش ترکیبی از دو نمودار میله‌ای و دو جدول است که نمودارهای میله‌ای عملکرد زمانی پروژه و درصد پیشرفت زمانی پروژه را به صورت کلی و در سطوح اول خلاصه فعالیت‌ها نمایش می‌دهند. جدول موجود در این گزارش شرحی از فعالیت‌های به تاخیر افتاده را نمایش می‌دهد و جدول دیگر شرحی از فعالیت‌های مایلستون موجود در پروژه را نمایش می‌دهد.

Upcoming Task

این گزارش شامل دو نمودار میله‌ای و یک جدول است که نمایش‌دهنده فعالیت‌های برنامه ریزی شده برای هفته آتی است.

Work Overview

این گزارش از چندین نمودار خطی و میله‌ای تشکیل شده است. هر کدام از این نمودارها اطلاعات مفیدی را از پیشرفت‌ کارها و درصدهای پیشرفت کارها و نیز مقایسه مقادیر واقعی و باقی مانده با خط مبنا را نمایش می‌دهند. این اطلاعات در بازه‌های زمانی مختلف و در سطوح اول خلاصه فعالیت‌ها نمایش داده می‌شوند.

 More Views

اگر در هر کدام از گروه گزارش‌ها دقت کنید، گزینه‌ای با نام More reports وجود دارد که با انتخاب این گزینه یک پنجره با نام Reports باز می‌شود. در این پنجره می‌توانید روی هر کدام از گروه‌های موردنظر کلیک کنید تا گزارش‌های از پیش آماده را مشاهده کنید. هر گزارشی را که موردنظر است انتخاب و استفاده کنید. کلیه گزینه‌هایی را که در قسمت View reports مشاهده می‌کنید، در این پنجره هم در اختیار شما قرار می‌گیرند.

گروه Resources

Overallocation resource

این گزارش منابعی را که دارای مازاد تخصیص هستند، نمایش می‌دهد. بعد از پایان فاز برنامه‌ریزی می‌توانید همین گزارش را باز کرده و منابعی که دارای مازاد تخصیص‌اند مشاهده کرده و عمل تسطیح را انجام دهید. این گزارش شامل یک نمودار خطی و یک نمودار میله‌ای برای نمایش وضعیت تخصیص منابع فعالیت‌هاست. این گزارش یکی از گزارش‌های پر کاربرد در وضعیتی است که منابع واقعی را درون پروژه وارد کرده‌اید.

Resource overview

این گزارش شامل دو نمودار خطی و یک نمودار میله‌ای و یک جدول است. در سمت راست این گزارش یک نمودار میله‌ای قرار دارد که مقادیر کار انجام شده توسط هر منبع را نمایش می‌دهد. در سمت چپ این گزارش یک نمودار ترکیبی خطی و میله‌ای وجود دارد که میزان تخصیص منابع را در وضعیت واقعی و باقی مانده  با مقادیر خط مبنا مقایسه می‌کند. جدول موجود در این گزارش وضعیت کاملی از زمان‌بندی منابع، تاریخ‌های شروع و پایان کار یک فعالیت و ساعات کار باقی مانده نمایش می‌دهد.

گروه Costs

Cash Flow

این گزارش یک وضعیت کامل از جریان هزینه‌ها و نقدینگی پروژه در اختیار شما قرار می‌دهد. این گزارش شامل یک نمودار ترکیبی خطی و میله‌ای است که هزینه‌های پروژه را در وضعیت واقعی و باقی‌مانده با وضعیت برنامه‌ریزی شده یا همان خط مبنا مقایسه می‌کند. در ضمن از این گزارش به عنوان منحنی پیشرفت برنامه‌ای نیز می‌توانید استفاده کنید. جدول موجود در این گزارش نیز هزینه‌ها را بر اساس تکنیک‌های ارزش کسب شده نمایش می‌دهد.

Cost Overruns

این گزارش از دو بخش تشکیل شده است. در بخش سمت چپ این گزارش فعالیت‌هایی را مشاهده می‌کنید که هزینه‌های برنامه‌ریزی شده و واقعی آنها متفاوت است؛ به عبارتی هزینه‌های واقعی مربوط به فعالیت‌ها بیشتر از هزینه برنامه‌ریزی شده مربوط به آنهاست. این بخش از یک نمودار خطی تشکیل شده است که مقادیر را در سطوح اولیه خلاصه فعالیت‌ها نمایش می‌دهد و یک جدول در زیر نمودار که این جدول درصد پیشرفت زمانی فعالیت‌ها را نمایش داده و مقادیر واقعی هزینه‌ها را با مقادیر برنامه‌ای مقایسه کرده و تفاوت بین این دو را نمایش می‌دهد.

در بخش سمت راست این گزارش می‌توانید منابعی را مشاهده کنید که هزینه‌های برنامه‌ریزی شده و واقعی آنها متفاوت است؛ به عبارتی هزینه‌های واقعی مربوط به فعالیت‌ها بیشتر از هزینه برنامه‌ریزی شده مربوط به آنهاست. این بخش از یک نمودار میله‌ای تشکیل شده است که مقادیر را برای هر منبع نمایش می‌دهد و از یک جدول در زیر نمودار که این جدول مقادیر واقعی هزینه‌ها را با مقادیر برنامه‌ای مقایسه کرده و تفاوت بین این دو را در منابع نمایش می‌دهد.

Earned value Report

این گزارش مقادیر موردنظر برای تحلیل ارزش کسب شده را نمایش می‌دهد؛ که شامل سه نمودار خطی است که هر کدام یکی از این مقادیر را نمایش می‌دهد. مقادیر پایه‌ای یعنی ACWP و BCWP و  BCWS را در نمودار خطی اول و مقادیر انحراف یعنی شاخص‌های SV و CV را در نمودار دوم و مقادیر شاخص‌های عملکرد یعنی CPI و SPI را در نمودار خطی سوم نمایش می‌دهد.

Resource Cost Overview

این گزارش عملکرد هزینه مربوط به منابع پروژه را نمایش می‌دهد. این گزارش شامل دو نمودار و یک جدول است. نمودار اول هزینه‌های برنامه‌ای و واقعی و باقی‌مانده منابع را نمایش می‌دهد که به صورت میله‌ای است. نمودار دوم از نوع دایره‌ای است که هزینه مربوط به انواع منابع مصرف شده درون پروژه را نمایش می‌دهد. جدول موجود در این گزارش نام منابع، هزینه‌های واقعی منابع، ساعات کار واقعی آنها و نیز هزینه دستمزد مربوط به هر منبع را نمایش می‌دهد.

Task cost overview

این گزارش عملکرد هزینه مربوط به فعالیت‌های درون پروژه را نمایش می‌دهد که شامل دو نمودار و یک جدول است. نمودار اول هزینه‌های برنامه‌ای، واقعی و باقی‌مانده فعالیت‌ها را در سطوح اول خلاصه فعالیت‌ها نمایش می‌دهد که به صورت میله‌ای است. نمودار دوم  از نوع دایره‌ای است که هزینه مربوط به انواع فعالیت‌های تکمیل شده و نشده درون پروژه را نمایش می‌دهد. جدول موجود در این گزارش هزینه‌های مربوط به فعالیت‌ها را در سطوح اول خلاصه فعالیت‌ها که شامل هزینه ثابت، هزینه‌های واقعی، هزینه‌های باقی مانده، هزینه‌های جاری، هزینه‌های برنامه ریزی شده و تفاوت میان هزینه‌های واقعی و برنامه‌ریزی شده را نمایش می‌دهد.

گروه In progress

Critical tasks

این گزارش وضعیتی از فعالیت‌های بحرانی پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد.

Late task

این گزارش شامل یک جدول و یک نمودار دایره‌ای است که نشان‌دهنده فعالیت‌هایی است که نسبت به خط مبنا به تاخیر افتاده‌اند.

Milestone report

در این گزارش می‌توانید وضعیت فعالیت‌های مایلستون را مشاهده کنید. این گزارش در بخش Late milestone فعالیت‌های مایلستونی را که از برنامه انحراف دارند، در بخش Milestone  up next  فعالیت‌های مایلستونی را که پیش رو دارید و در بخش Completed milestone  فعالیت‌های مایلستون تکمیل شده را نشان می‌دهد. در این گزارش یک نمودار خطی نیز مشاهده می‌شود. این گزارش زمانی بیشتر به کار می‌آید که شما در پروژه مایلستون‌های متعددی را تعریف کرده باشید.

Slipping task

این گزارش فعالیت‌هایی را که به تاخیر افتاده‌اند، نمایش می‌دهد. این گزارش از یک نمودار Burndown در سمت چپ تشکیل شده است و در سمت راست نیز یک جدول را می‌توان مشاهده کرد که درون آن نام فعالیت‌ها، تاریخ شروع و پایان آن فعالیت‌ها، درصد پیشرفت زمانی هر فعالیت، ساعات کار باقی مانده و نیز منابع مورد استفاده در هر فعالیت نمایش داده می‌شود.

گزارش‌های خارجی

گزارش‌های خارجی به گزارش‌هایی گفته می‌شود که اطلاعات را در excel یا Visio به تصویر می‌کشند. برای استفاده از این نوع گزارش‌ها روی سربرگ Report کلیک کنید. Visual reports را انتخاب کنید.

پنجره Visual reports باز می‌شود. در بالای این پنجره دو گزینه برای نرم‌افزارهای Excel و Visio وجود دارد که با زدن تیک گزینه‌های مربوط به هر نرم‌افزار می‌توانید گزارش‌های مربوط را از لیست پنهان یا نمایان کنید. اگر روی گزینه All کلیک کنید تمامی گزارش‌ها را نمایش می‌دهد.

سربرگ Task Usage

در این سربرگ یک گزارش به نام Cash flow report دارد که هزینه برنامه‌ریزی شده فعالیت‌ها را در اکسل ارائه می‌کند. می‌توانید این هزینه را به صورت میله‌ای و تجمعی نمایش دهید. محور افقی بازه زمانی را نمایش می‌دهد و محور عمودی مقادیر هزینه را نمایش می‌دهد.

سربرگ Resource Usage

گزارش‌های سربرگ Resource Usage عبارتنداز:

Cash flow report

این گزارش مقادیر هزینه برنامه‌ریزی شده و واقعی مربوط به هر منبع را در Visio نشان می‌دهد.

Resource availability report

این گزارش میزان دسترسی به منابع و ساعات کاری هر کدام از منابع را نمایش می‌دهد.

Resource cost summary report

در این گزارش می‌توانید هزینه مربوط به هر منبع را به صورت جداگانه در یک نمودار دایره‌ای مشاهده کنید. این اطلاعات در یک Pivot table نیز در اکسل ارائه می‌شود.

Resource work Availability report

این گزارش اطلاعات کار برنامه‌ریزی شده مربوط به منابع را در دوره‌های زمانی مختلف در یک نمودار میله‌ای نمایش می‌دهد. این اطلاعات در یک Pivot table نیز ارائه می‌شود.

Resource work summary report

این گزارش شامل هزینه منابع است که توسط هر منبع ایجاد شده است که ساعات دسترسی منابع، ساعات کار واقعی و ساعات باقی مانده را نمایش می‌دهد. این گزارش در اکسل و به وسیله‌ی یک Pivot table نیز نمایش داده می‌شود.

سربرگ Assignment Usage

گزارش‌های سربرگ Assignment Usage عبارتند از:

Baseline cost report

این گزارش هزینه‌های برنامه را در سطوح اول خلاصه فعالیت‌ها و در اکسل به وسیله یک نمودار میله‌ای نمایش می‌دهد. در این گزارش هزینه‌های برنامه‌ریزی شده براساس خط مبنا، هزینه‌های جاری و هزینه‌های واقعی نمایش داده می‌شود. این اطلاعات در یک Pivot table نیز نمایش داده می‌شود.

Baseline report

این گزارش اطلاعات خط مبنای ایجاد شده را در Visio نمایش می‌دهد. این اطلاعات شامل مقادیر کار جاری و برنامه‌ریزی شده، هزینه‌های جاری و برنامه‌ریزی شده در خط مبنا است.

Baseline work

این گزارش مقادیر کار را به صورت برنامه‌ریزی شده و واقعی در یک نمودار میله‌ای در سطوح اولیه خلاصه فعالیت‌ها در اکسل نمایش می‌دهد. این گزارش اطلاعات را در یک Pivot table نیز نمایش می‌دهد.

Budgeted cost report

این گزارش وضعیت هزینه‌های برنامه‌ریزی شده، خط مبنا و واقعی را در یک نمودار در دوره‌های زمانی مختلف در اکسل نمایش می‌دهد. این اطلاعات در یک Pivot table نیز نمایش داده می‌شود.

Budgeted work report

این گزارش وضعیت میزان کار خط مبنا و مقادیر واقعی را در یک نمودار میله‌ای در بازه‌های زمانی مختلف در اکسل نمایش می‌دهد. این اطلاعات درون یک Pivot table نیز نمایش داده می‌شود.

Earned value over time report

این گزارش انواع اطلاعات مربوط به داده‌های ارزش کسب شده را در اختیار شما قرار می‌دهد. این اطلاعات در بازه‌های زمانی مختلف و در اکسل نمایش داده می‌شوند. این اطلاعات همچنین در یک Pivot table نمایش داده می‌شود.

اعمال تغییرات و فرمت‌بندی در گزارش‌ها

هنگامی که یکی از گزارش‌های داخلی را باز کنید، یک سربرگ به نام Design به سربرگ‌ها اضافه می‌شود. می‌توانید از این سربرگ برای اعمال تغییرات و تنظیمات مربوط به گزارش استفاده کنید مثل تغییر رنگ، فونت، سایز و اضافه کردن عناصر مانند جدول و عکس. این سربرگ دارای پنج گروه است که ابزارهای مختلفی در آن وجود دارد. در اینجا به معرفی ۲ گروه می‌پردازیم:

گروه Themes

در این قسمت می‌توانید تم موردنظرتان را برای استفاده در گزارش استفاده کنید. هر تم دارای رنگ، فونت و افکت خاصی است که می‌توانید در برنامه استفاده کنید یا اینکه تم دلخواه را با رنگ، افکت و فونت موردنظر ایجاد کنید.

گروه Insert

• Image: با انتخاب این گزینه می‌توانید یک تصویر به عنوان مثال آرم شرکت را در بالای گزارش قرار دهید؛
• Shape: با استفاده از این گزینه می‌توانید در صورت نیاز هر کدام از اشکال هندسی را در گزارش رسم کنید؛
• Chart: در صورتی که نموداری موردنظر باشد، با استفاده از این قسمت می‌توانید آن را به گزارش خود اضافه کنید؛
• Table: در صورتی که بخواهید یک جدول از داده‌های موردنظر به گزارش اضافه کنید، می‌توانید از این گزینه استفاده کنید؛
• Text Box: در صورتی که نیاز داشته باشید یک کادر متنی را ایجاد کنید، می‌توانید با استفاده از این گزینه آن را در گزارش خود ایجاد کرده و در محل دلخواه قرار دهید.

جمع‌بندی

در این آموزش با ابزارهای ایجاد گزارش در سربرگ Report آشنا شدید. در طول اجرای پروژه بر اساس گزارش‌های دریافتی می‌توان کنترل پروژه را انجام داد. باید بدانید که اطلاعات این گزارش‌ها برخلاف نماها قابل ویرایش نیستند.

اگر به موضوع مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنم ویدئوی زیر رو هم ببینید. توی این ویدئو نحوه مدیریت کارها با ترلو (Trello) رو آموزش دادم. ترلو یک ابزار ساده و کارآمد برای مدیریت کارها و پروژه‌ها به صورت شخصی و تیمی است. ما در تیم پویان همه برنامه‌هامون رو با ترلو مدیریت می‌کنیم. 

مشاهده ویدئو در کانال یوتیوب

 

مشاهده ویدئو در کانال یوتیوب