احتمالا برای شما هم پیش آمده که بخواهید سندتان را برای ویرایش با دیگران به اشتراک بگذارید تا همزمان با چند نفر کار کنید؛ اما شاید بخواهید که بخش‌هایی از سند را در برابر ویرایش محافظت یا قفل کنید. به این ترتیب دیگران امکان ویرایش و تغییر آنها را نداشته باشند و فقط قادر به مطالعه‌ی آن بخش‌ها باشند. در این مطلب قصد داریم چگونگی محافظت از اسناد ورد را توضیح دهیم.

قبل از شروع آموزش پیشنهاد می‌کنیم مطالب زیر از سلسه آموزش‌های ویراستاری با Word را مطالعه کنید:

قسمت اول ویراستاری با Word ( تصحیح اشتباهات املایی و دستوری، ترجمه، شمارش کلمات و…)

قسمت دوم ویراستاری با Word (یادداشت‌نویسی در word)

قسمت سوم ویراستاری با Word (آموزش کامل ترک چنج)

چگونه سندتان را برای ویرایش به اشتراک بگذارید؟

در حال حاضر اشتراک‌گذاری اسناد Word خیلی آسان است. شما می‌توانید این کار را به راحتی از طریق سرویس OneDrive انجام دهید، در حالی که قبلا باید آن را به عنوان یک فایل پیوست در ایمیل بارگذاری می‌کردید. وقتی سندتان را به اشتراک می‌گذارید، به دیگران اجازه می‌دهید که دقیقا به نسخه‌ای از سند شما دسترسی داشته باشند. اشتراک‌گذاری باعث پیشرفت چشمگیری در تکمیل و ویرایش آن می‌شود؛ با این کار دیگر نیازی نیست که فایل های مختلف را بررسی و با هم ادغام کنید.

آموزش اشتراک‌گذاری فایل در OneDrive و دعوت از دیگران برای مشارکت را قبلا در آموزش‌های وان‌نوت توضیح دادیم. روش اشتراک‌گذاری اسناد ورد هم دقیقا به همان صورت است. پیشنهاد می‌کنیم که این آموزش را مطالعه کنید:

به اشتراک گذاشتن یادداشت‌های وان‌نوت روی OneDrive

چگونه بخشی از سند Word را غیرقابل ویرایش کنیم؟

با کمک ابزارهای گروه Protect می‌توانید بخش‌هایی از سندتان را از ویرایش و تغییر محافظت کنید. دو ابزار این گروه Block authors و Restrict editing هستند که برای صلب مجوز تغییر سند توسط افراد دیگر کاربرد دارند.

Block authors

این ابزار وقتی مفید است که سندتان را در OneDrive به اشتراک گذاشته‌اید تا بقیه در ویرایش آن به شما کمک کنند؛ اما نمی‌خواهید بعضی از بخش‌ها تغییر کنند. برای قفل کردن این قسمت‌ها می‌توانید از ابزار Block Authors (مسدود کردن نویسندگان) استفاده کنید. با این کار محتوای انتخابی شما قفل می‌شود و امکان ویرایش آن وجود نخواهد داشت.

روش کار به این صورت است که قسمت‌هایی که می‌خواهید قفل شوند را انتخاب کنید. سپس به از سربرگ Review به گروه Protect بروید. سپس روی Block Authors کلیک کنید.

حالا در کنار بخش انتخاب شده، آیکونی قرار می‌گیرد که نشان می‌دهد کسی نمی‌تواند آن را تغییر دهد.

در صورتی که می‌خواهید امکان ویرایش دوباره فعال شود، مجدد روی Block Authors کلیک کنید.

نکته: ویژگی Block authors زمانی فعال می‌شود که سندتان را در OneDrive ذخیره کرده باشید.

محافظت از اسناد ورد با Restrict Editing

شاید شما رمزگذاری روی سند برای باز کردن یا ویرایش کل فایل را بلد باشید؛ اما اگر بخواهید فقط اجازه ویرایش قسمتی از متن را بدهید، تکلیف چیست؟ نرم‌افزار ورد این قابلیت را دارد که شما قسمت‌های خاصی از متن را انتخاب کنید و اجازه ویرایش یا حذف آن بخش را توسط کاربران محدود کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید: 

به سربرگ Review بروید و روی Restrict Editing کلیک کنید. حالا در سمت راست نرم‌افزار پنل Restrict Editing باز می‌شود. در این پنل ۳ قسمت وجود دارد:

1. Formatting restrictions: محدودیت‌های قالب‌بندی
2. Editing Restrictions:  محدودیت‌های ویرایشی
3. Start enforcement: اجرای محدودیت‌ها

این سه قسمت را در ادامه توضیح می‌دهیم:

۱- Formatting restrictions

با تیک زدن این گزینه، می‌توانید محدودیت‌هایی برای قالب‌بندی متن را تعیین کنید. برای تنظیمات بیشتر وری گزینه Setting کلیک کنید.

پنجره تنظیمات بیشتر باز می‌شود. در قسمت Check styles are currently allowed در حالت پیش‌فرض بررسی همه سبک‌ها مجاز است. می‌توانید با انتخاب Recommended minimum این اجازه بررسی را به حداقل برسانید و با کلیک روی دکمه None اجازه هیچ‌گونه بررسی را ندهید.

۳ گزینه هم در پایین این پنجره قرار دارد:

1. Allow AutoFormat override formatting restrictions: به فرمت خودکار اجازه دهید تا محدودیت‌های قالب‌بندی را نادیده بگیرد.
2. Block theme or scheme switching: طرح بلوک یا تغییر طرح
3. Block quick styles set switching: تعویض سریع مجموعه سبک

هر کدام از گزینه را که تمایل داشتید، می‌توانید تیک‌دار کنید یا تیک آن را بردارید. بعد روی Yes, Start Enforcing protection از پنل اصلی کلیک کنید.

پنجره‌ای باز می‌شود دو بار در کادرهای مشخص شده پسورد موردنظر را وارد کنید و روی Ok کلیک کنید.

۲- Editing Restrictions

در این قسمت می‌توانید اجازه هر گونه ویرایش را به دیگران بدهید؛ یا اینکه این اجازه را از آنها صلب کنید.

گزینه Allow only this type of editing in the document را تیک بزنید. لیست کشویی کادر پایین این قسمت را باز کنید در اینجا ۴ گزینه وجود دارد:

• Track changes: ردیابی تغییرات
• Comments: نظرات
• Filling in forms: فرم های پر شده
• (No changes (read only: هیچ تغییری

اگر گزینه‌ی No changes را انتخاب کنید، سند شما فقط برای مطالعه کردن در دسترس دیگران قرار می‌گیرد و امکان اعمال تغییرات روی آن وجود ندارد.

با تیک دار کردن گزینه Allow only this type of editing in the document یک قسمت دیگر به نام (Exceptions (optional اضافه می‌شود. از این قسمت می‌توانید مشخص کنید که چه کسانی می‌توانند فایل ورد را ویرایش کنند. 

با انتخاب Every one همه کاربران انتخاب می‌شوند و با کلیک روی لیست کشویی کادر پایین قسمت Groups 3 گزینه مشاهده می‌کنید:

• Find next region this user can edit
• Show all regions this user can edit: نمایش همه قسمت‌هایی که این کاربر می‌تواند ویرایش کند.
• Remove all editing permissions for this user: حذف همه مجوز‌های ویرایش برای این کاربر

در پایان برای اعمال محدودیت‌ها روی Yes, start enforcing protection کلیک کنید.

پنجره‌ Start enforcing protection باز می‌شود. در کادرهای تعیین شده دو بار پسورد را وارد کنید و در پایان روی Ok کلیک کنید.

گروه Ink و OneNote

در انتهای سربرگ Review دو ابزار دیگر هم هستند:

Ink: اگر دستگاه لمسی دارید و از یک قلم دیجیتالی استفاده می کنید، به طور پیش فرض هنگامی که قلم به بوم سند برخورد می کند، بلافاصله قسمت‌های موردنظر شما با جوهر از دیگر قسمت ها متمایز می‎شود. با Hide Ink قسمت‌های متمایز شده با قلم دیجیتالی مخفی می‌شوند.

OneNote: اگر می‌خواهید صفحات ورد را به یادداشت‌های وان‌نوت اضافه کنید می‌توانید از این گزینه استفاده کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش با یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های ورد یعنی امکان اشتراک گذاری سند و ویرایش همزمان آشنا شدید. اینکه با اشتراک گذاشتن یک سنددر OneDrive چند نفر همزمان می‌توانند روی یک فایل کار کنند و تمام افراد تغییراتی که توسط مشارک کنندگان صورت می‌گیرد را مشاهده کنند. همچنین رمزگذاری و محدود کردن دسترسی افراد به قسمت‌های خاصی از متن را هم یاد گرفتید.