یکی از ابزارهای خلاقانه و مفید در نرم‌افزار Word قابلیت یادداشت‌نویسی روی قسمت‌های مختلف سند است. Comment به یادداشت‌ یا توضیحی گفته می‌شود که بدون تغییر در متن اصلی، می‌توان به سند ورد اضافه کرد. یادداشت‌ها هم برای خود نویسنده و هم برای خواننده یا ویراستار کاربرد زیادی دارند. مثلا نویسنده برای یادآوری مطلبی به خودش، می‌تواند در مکان مورد نظر در سند یادداشت بنویسد. ویراستار هم می‌تواند نظرات و توضیحات خود را در قسمت Comment بنویسد. یادداشت‌نویسی در Word تاثیر زیادی در بهبود نوشته و ارائه بازخورد به نویسنده دارد.

در این آموزش از سلسله مقالات ویراستاری با Word می‌خواهیم ابزارهای گروه Comments (توضیحات – یادداشت‌ها) را از سربرگ بازبینی (Review) توضیح دهیم. در گروه Comments ابزارهایی برای ایجاد یادداشت، پاسخ به آن و حذف یادداشت و … وجود دارد. ابزارهایی که در قسمت اول ویراستاری با Word توضیح دادیم، شامل شناسایی غلط‌های املایی و دستوری و تصحیح آنها، ترجمه متون به زبان‌های مختلف، شمارش تعداد کلمات و … بود. پیشنهاد می‌کنیم که قسمت اول مقاله را هم مطالعه کنید.

چگونه در Word یادداشت‌نویسی کنیم؟ 

برای ایجاد یادداشت به سربرگ Review بروید. سپس در گروه Comment روی New comment کلیک کنید.

در سمت راست نرم‌افزار یک باکس برای نوشتن یادداشت باز می‌شود. اگر خواستید از حالت تایپ یادداشت خارج شوید، داخل سند ورد کلیک کنید. برای ویرایش یادداشت هم کافیست دوباره روی آن کلیک کنید.

نکته: می‌توانید هر تعداد که می‌خواهید در سندتان یادداشت (Comment) ایجاد کنید.

پس از اضافه کردن یادداشت به سند باید آن را دخیره کنید و سپس برای شخصی مورد نظرتان ارسال کنید. فرد مربوطه با مراجعه به سربرگ Review و سپس کلیک بر روی گزینه Show Comments می‌تواند تمامی یادداشت‌های را مشاهده و در جهت بهبود نوشته‌ی خود اقدام کند. 

اگر گزینه Show Comments فعال نباشد، تنها یک آیکن یادداشت در سند مشاهده می‌شود. با کلیک روی آیکن، یادداشت‌‌ها در یک پنجره کوچک نمایش داده می‌شوند.

پاسخ دادن یادداشت‌‌ها

برای پاسخ به یادداشت دو روش وجود دارد:

روش اول: روی یادداشت کلیک راست کنید. حالا از منوی باز شده گزینه Reply to comment را انتخاب کنید.

روش دوم: در داخل کادر بازشوی Comment هم می‌توانید با کلیک روی Reply به یادداشت پاسخ دهید.

تایید یادداشت‌ها

بعد از پاسخ دادن به یادداشت‌ها، می‌توانید روی دکمه‌ی Resolve به معنی «بررسی و تایید شده» کلیک کنید. برای این کار هم دو روش وجود دارد:

روش اول: روی Comment راست کلیک کنید. از منوی باز شده گزینه Resolve Comment را انتخاب کنید.

روش دوم: در داخل کادر بازشوی Comment هم گزینه Resolve وجود دارد.

حذف یادداشت‌ها در Word

برای حذف یادداشت‌ها هم دو روش وجود دارد:

روش اول: روی یادداشت کلیک راست کنید. حالا از منوی باز شده گزینه Delete comment را انتخاب کنید.

روش دوم: روش دیگر حذف یادداشت این است که به سربرگ Review بروید و در گروه Comments روی Delete کلیک کنید. برای حذف تمام یادداشت‌های سند روی گزینه Delete All Comments in Document کلیک کنید.

نحوه نمایش یادداشت‌های موجود در سند

اگر می‌خواهید نحوه نمایش یادداشت‌های موجود در سند را تغییر دهید، مراحل زیر را انجام دهید:

1. ابتدا از سربرگ Review به گروه Tracking بروید.
2. در لیست کشویی Display for review، گزینه Simple Markup به صورت پیش‌فرض انتخاب شده است. در این حالت آیکن یادداشت‌ها در پنل سمت راست صفحه نمایش داده می‌شود. اما این حالت قابلیت نمایش تعداد کامنت‌های موجود در یک سطر را ندارد. اگر سطری شامل چند یادداشت ‌باشد، فقط آیکن یادداشت در پنل نمایش داده می‌شود و برای اطلاع از قسمت ارجاعی باید ماوس را روی یادداشت مربوطه حرکت دهید.
3. گزینه All Markup خیلی کامل‌تر است. در این حالت یادداشت با خط چین به بخش ارجاعی متصل هستند. این گزینه برای ردیابی یادداشت‌ها با چشم خیلی مناسب‌تر است.

جابجایی بین یادداشت‌ها

1. به سربرگ Review بروید. در گروه Comments روی Preview برای رفتن به یادداشت قبلی کلیک کنید.
2. برای رفتن به یادداشت بعدی روی Next کلیک کنید.

تنظیمات یادداشت‌ها در Word

در گروه Tracking روی فلش کوچکی که در تصویر نشان داده شده کلیک کنید.

پنجره Tracking changes options باز می‌شود. روی گزینه Change username کلیک کنید.

پنجره تنظیمات Word باز می‌شود.

1. به قسمت General بروید.
2. در قسمت Personalize your copy of Microsoft Office می‌توانید User name مورد نظرتان را تایپ کنید. هنگامی که شما یادداشت ایجاد می‌کنید، این نام کاربری به عنوان اسم نویسنده یادداشت درج می‌شود. بعد از اتمام کار روی Ok کلیک کنید.

حالا از پنجره Tracking changes options که تصویر آن دو عکس بالاتر است، این بار روی options Advanced کلیک کنید. کادر محاوره‌ای advanced track changes options باز می‌شود.

1. با کلیک روی فلش روی به پایین Comments می‌توانید برای یادداشت‌های خود رنگ انتخاب کنید.
2. در ناحیه Formatting با کلیک روی فلش رو به پایین Formatting می‌توانید فرمتی را به یادداشت‌های خود اختصاص دهید.
3. با فعال کردن گزینه Show lines connection to text، خطی از یادداشت به متن داخل سند نمایش داده شود.

چگونه یادداشت‌های یک سند Word را چاپ کنیم؟

ممکن است بخواهید یک نسخه از یادداشت‌ها را چاپ کنید تا خودتان یا با همکارانتان سند و کامنت­‌ها را بررسی کنید. باید بدانید که امکان چاپ یادداشت‌ها هم در Word وجود دارد.

برای این کار ابتدا از سربرگ Review، روی Show Markup کلیک کنید. از منوی باز شده، تیک گزینه Comments را فعال کنید.

حالا از سربرگ File گزینه Print را انتخاب کنید.

در قسمت بالای Settings گزینه Print All Pages را انتخاب کنید. در قسمت Document Info، گزینه List of Markup را انتخاب کنید.

نکته: مطمئن شوید که در بخش پایین علامت گزینه Print Markup فعال شده است.

در پایان دستور Print را اجرا کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش با یکسری دیگر از ابزارهای ویراستاری در Word آشنا شدید که به شما کمک زیادی در ویرایش نوشته‌هایتان می‌کند. یاد گرفتید با استفاده از ابزارهای قسمت Comment یادداشت‌های خود را برای دیگران و یا حتی برای خود در مکان مخصوص تایپ کنید. یادداشت‌ها تغییری در متن اصلی نوشته ایجاد نمی‌کنند.