روزی روزگاری ابزار کار ویراستاران برای ویرایش، تعدادی کاغذ و خودکار قرمز بود. هر وقت اسم ویراستار را می‌شنیدیم، یاد خودکار قرمز و کاغذهای خط خورده می‌افتادیم. اما با ورود نرم‌افزار قدرتمند و کاربردی Word، استفاده از این روش خیلی کمتر شده است. Word ابزارهایی را در اختیار کاربران قرار داده که در واقع کار همان خودکار قرمز را انجام می‌دهند! این ابزارها برای ویراستاران، مترجمان، اساتید، دانشجویان و هرکسی که با نوشتن و ویرایش سروکار دارد، بسیار مفید هستند. با کمک این ابزارها استفاده از کاغذ خیلی کمتر می‌شود که برای محیط زیست هم بهتر است. ابزارهای گروه Comment و Tracking حکم همان خودکار قرمز را دارند که در ویراستاری با Word به شما کمک می‌کنند.

قبل از شروع این مقاله توصیه می‌کنیم که قسمت‌های قبلی از سلسه مقالات ویراستاری با Word را مطالعه کنید.

ویراستاری با Word (قسمت اول)

ویراستاری با Word (قسمت دوم)

در این مقاله، قابلیت مهم ترک چنج (Track Changes) را در Word توضیح می‌دهیم. اشتباهات املایی و دستوری آن هم زمانی که تایپ می‌کنید، امری اجتناب ناپذیر است. شاید بخواهید که متن خود را به یک ویراستار بدهید تا با جملاتی بهتر و کلماتی رساتر آن را ویرایش کند. اما بهتر است ویراستار فقط پیشنهادات خود را درباره جملات و کلمات بنویسد و متن اصلی نوشته شده توسط نویسنده تغییر پیدا نکند! برای این کار می‌توانید از قابلیت ترک چنج استفاده کنید تا متوجه شوید ویراستار کجاها را تغییر داده است. سپس شما می‌توانید تصمیم بگیرید کدام تغییر را بپذیرید و کدام را رد کنید! نکته قابل توجه این قابلیت این است که چند ویراستار می‌توانند متن را ویرایش کنند و پیشنهادات ویراستاری آنها را بصورت جداگانه برای شما نمایش دهد.

آموزش ترک چنج (Track Changes) در ورد

همانطور که گفتیم این قابلیت به شما کمک می‌کند تا متوجه تغییرات ایجاد شده توسط ویراستار شوید. با فعال کردن Track changes هر تغییری در سند نمایش داده می‌شود و فقط با تایید نویسنده اصلی، به متن اعمال می‌شود.

در تصویر زیر من یک پاراگراف نوشته‌ام که سه کلمه در آن نیاز به ویرایش دارد.

نکته: در تصاویر زیر، فقط برای توجه بیشتر شما بعضی قسمت‌ها را هایلایت زرد کرده‌ام؛ دقت کنید که در خود نرم‌افزار هایلایت نیست!

فعال کردن Track changes

1. به سربرگ Review بروید و روی Track changes کلیک کنید.
2. برای مشاهده تغییرات، بهتر است نمای Simple markup را انتخاب کنید.
3. حالا کلمه‌ی اشتباه را تصحیح کنید. در تصویر زیر قسمت‌های هایلایت شده تصحیح شده‌اند. همانطور که می‌بینید یک خط قرمز در کنار متن ایجاد می‌شود. من در اینجا ۳ تغییر ایجاد کردم:
   • «نوشته» را به «نوشتن» تغییر دادم.
   • «می‌دارد» را به «دارد» تغییر دادم.
   • «ی» اضافی در کلمه «راحتی» را حذف کردم.

خب حالا با کلیک روی خط قرمز می‌توانید تغییرات را مشاهده کنید. اگر دقت کنید می‌بینید که نمای Simple markup به نمای All markup تغییر کرد.

• وقتی کلمه‌ای از متن حذف می‌شود، قرمز رنگ شده و یک خط روی آن کشیده می‌شود.
• وقتی کلمه‌ای به متن اضافه می‌شود، قرمز رنگ شده و یک خط زیر آن کشیده می‌شود.

نکته: رنگ و علامتگذاری کلمه حذف یا اضافه شده را می‌توانید با استفاده از قسمت تنظیمات به دلخواه خودتان تغییر دهید. در انتهای آموزش این تنظیمات را توضیح داده‌ایم.

نحوه نمایش تغییرات ویراستار

برای نمایش تغییرات در سند، چندین گزینه در Word در نظر گرفته شده است. در این قسمت به معرفی هر کدام از این گزینه‌ها می‌پردازیم.

1. به سربرگ Review بروید.
2. در گروه Track changes روی لیست کشویی Display for review کلیک کنید.
   • Simple markup: نسخه ویرایش شده همراه با خط عمودی کنار متن را نشان می‌دهد. 
   • All markup: تمامی ویرایش‌ها و یادداشت‎‌ها را نمایش می‌دهد.
   • No markup: نسخه ویرایش شده محتوا را بدون هیچ Markup (توضیحات) نمایش می دهد.   
   • Original: نسخه اصلی محتوا را بدون هیچ ویرایش و یادداشتی نمایش می‌دهد.

نمایش اطلاعات بیشتر در مورد تغییرات

برای مشاهده انواع تغییرات و ویرایش‎‌ها می‌توانید تیک مربوط به آن را بزنید. البته بهتر است که همه گزینه‌ها را تیک‌دار کنید.

1. Comments: برای نمایش یادداشت‌های سند (قسمت دوم ویراستاری با word را مطالعه کنید)
2. Insertions and Deletions: برای نمایش مواردی که اضافه و حذف شده
3. Formatting: تغییرات فرمت و قالب‌بندی
4. Balloons: برای نمایش تغییرات در سمت راست صفحه به صورت بالون که خودش ۳ حالت دارد:
   • Show Revisions in Balloons: نمایش تغییرات در بالون‌ها
   • Show all Revisions Inline: نمایش همه تغییرات روی خط نوشته
   • Show Only Comments and Formatting in Balloons: فقط یادداشت‌ها و تغییرات فرمت در بالون‌ها نمایش داده شود (بهتر است گزینه سوم را انتخاب کنید)
5. People Specific: با استفاده از این گزینه می‌توانید مشخص کنید تغییرات همه نویسندگان نمایش داده شود یا یادداشت نویسنده‌ای خاص

مشاهده پنجره بازبینی (Reviewing Pane)

پنجره بازبینی یا Reviewing Pane تمامی یادداشت‎ها و تغییرات موجود در متن را نمایش می‌دهد. لزومی ندارد که حتما از پنجره بازبینی استفاده کنید، اما استفاده از این ابزار می‌تواند برای زمان‌هایی که نیاز به پیدا کردن یک Markup خاص دارید مفید باشد. پنجره بازبینی را می‌توانید به صورت عمودی یا افقی نمایش دهید.

• Reviewing pane vertical: نمایش به صورت عمودی
• Reviewing pane horizontal: نمایش به صورت افقی

در تصویر زیر من پنجره بازبینی را به صورت عمودی باز کرده‌ام.

قفل کردن ابزار ترک چنج (Track changes)

برای اینکه کسی نتواند ابزار Track changes را در سیستم شما فعال یا غیرفعال کند، می‌توانید آن را قفل کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

به سربرگ Review بروید. روی Track changes کلیک کنید. سپس روی Lock Tracking کلیک کنید.

حالا پنجره‌ تعیین رمز باز می‌شود. در کادر بالایی پسورد را وارد کنید و در کادر پایینی همان پسورد را دوباره وارد کنید. دکمه‌ی Ok را بزنید.

نکته: تا زمانی که ابزار Track changes قفل است، کسی نمی‌تواند ابزار Track changes را خاموش کند یا تغییراتی مانند Accept (پذیرفتن) و Reject (رد کردن) را انجام دهد.

باز کردن قفل ابزار ترک چنج (Track changes)

همانطور که در تصویر می‌بینید Track changes بعد از قفل کردن به حالت کمرنگ درمی‌آید. برای باز کردن قفل مراحل زیر را انجام دهید:

1. از سربرگ Review روی Track changes کلیک کنید.
2. گزینه Lock tracking را انتخاب کنید.
3. پنجره‌ی کوچکی باز می‌شود؛ پسورد را وارد و روی دکمه‌ی Ok کلیک کنید.

خاموش کردن ابزار ترک چنج (Track changes)

وقتی دیگر نیازی به Track changes ندارید، کافی است روی Track changes کلیک کنید تا از حالت خاکستری و انتخاب شده به حالت عادی برگردد. در این حالت Word علامت‌گذاری تغییرات جدید را متوقف می‌کند.

پذیرفتن یا رد کردن تغییرات

 برای اینکه علامت‌ها و نشانه‌گذاری‌ها از نوشته شما حذف شوند، باید یکی از گزینه‌های Accept (پذیرفتن) و یا Reject (رد کردن- نپذیرفتن) را انتخاب کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

1. به سربرگ Review بروید.
2. روی Track changes کلیک کنید. اگر در نمای Simple markup یا All markup باشید، علامت‌های Track changes فعال هستند.
3. با استفاده از ابزار Accept می‌توانید تغییرات را بپذیرید.
4. با Reject می‌توانید تغییرات را رد کنید.

پذیرفتن تغییرات

اگر روی Accept کلیک کنید، چندین گزینه وجود دارد:

• Accept and move to next: پذیرفتن تغییر و رفتن به تغییر بعدی
• Accept this changes: پذیرش تغییری که در آن قرار دارید.
• Accept all changes shown: پذیرفتن همه تغییرات نشان داده شده
• Accept all changes: پذیرفتن همه تغییرات
• Accept all changes and stop track changes: پذیرفتن همه تغییرات و توقف Track changes

رد کردن (نپذیرفتن) تغییرات

اگر روی Reject کلیک کنید چندین گزینه وجود دارد:

• Reject and move to next: نپذیرفتن تغییر و رفتن به تغییر بعدی
• Reject this changes: رد کردن تغییری که در آن قرار دارید.
• Reject all changes shown: رد کردن همه تغییرات نشان داده شده
• Reject all changes: رد کردن همه تغییرات
• Reject all changes and stop track changes: رد کردن همه تغییرات و توقف Track changes

جابجایی بین تغییرات (ویرایش‌ها)

می‌توانید بین تغییرات حرکت کنید تا به قسمت مورد نظرتان برسید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

1. به سربرگ Review بروید.
2. Track changes را فعال ‌کنید.
3. با استفاده از Preview و Next در گروه Changes می‌توانید بین تغییرات ویرایشی جابجا شوید. با Next به ویرایش بعدی بروید و با Preview به ویرایش قبل بروید.

مقایسه کردن دو سند (Compare)

Compare به معنی مقایسه کردن دو سند است. فرض کنید شما نسخه اصلی را به شخصی دادید تا آن را ویرایش کند و حالا می‌خواهید نسخه ویرایش شده را با نسخه اصلی مقایسه کنید. با استفاده از دو سند اصلی (Original) و سند اصلاح شده (Revise) می‌توانید کار مقایسه را انجام ‌دهید.

مثلا من یک نسخه ویرایش شده دارم. حالا می‌خواهم نسخه اصلی را با نسخه ویرایش شده مقایسه کنم. شما می‌توانید همراه من مراحل زیر را دنبال کنید:

به سربرگ Review بروید. روی Compare کلیک کنید. سپس گزینه Compare را انتخاب کنید.

حالا پنجره Compare Document باز می‌شود.

1. در قسمت Original document سند اصلی را انتخاب ‌کنید.
2. در قسمت Revise document سند ویرایش شده را انتخاب ‌کنید.
3. روی Ok کلیک کنید. پیغامی باز می‌شود روی Yes کلیک کنید.

حالا سند جدیدی به نام Compare Result باز می‌شود. در سمت چپ این صفحه نام افراد و تغییراتی که ایجاد کرده‌اند نمایش داده می‌شود؛ چه اضافه کرده باشند و چه حذف کرده باشند. در سمت راست پنلی باز می‌شود و سند اصلی و سند ویرایش شده را نشان می‌دهد.

نکته: در صورتی که پنل سمت راست یا چپ را مشاهده نکردید، روی فلش Compare کلیک کنید و گزینه Show source document را انتخاب کنید و گزینه‌های مورد نظر را تیک بزنید.

• Hide Source Documents: مخفی کردن نسخه اصلی
• Show Original: نمایش نسخه اصلی
• Show Revised: نمایش نسخه ویرایش شده
• Show Both: نمایش هر دو نسخه اصلی و ویرایش شده

در صورتی که بخواهید به Compare پایان دهید، یا باید تغییرات را بپذیرید (Accept) و یا باید تغییرات را رد کنید (Reject). درباره این دو گزینه در قسمت‌های قبلی مفصل توضیح داده شد.

ترکیب کردن دو سند (Combine)

فرض کنید دو سند ویراش شده از دو ویراستار مختلف دارید. حالا می‌خواهید دو سند ویرایش شده را با هم ادغام کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

به سربرگ Review بروید. روی Compare کلیک کنید. سپس روی Combine کلیک کنید.

پنجره Combine Documents باز می‌شود.

1. در این قسمت سند ویرایش شده اول را انتخاب کنید.
2. در این قسمت سند ویرایش شده دوم را انتخاب کنید.
3. روی Ok کلیک کنید. یک پیغام می‌آید بر روی Continue with merge کلیک کنید.

حالا صفحه‌ی Combine Result باز می‌شود. پنل سمت چپ افراد و تغییراتی که اعمال کرده‌اند را نشان می‌دهد. پنل سمت راست نسخه‌های دو نفری که تغییر را ایجاد کرده‌اند می‌بینید.

برای اتمام Combine یکی از گزینه های Accept (پذیرش) یا Reject (رد) را انتخاب کنید.

تنظیمات ترک چنج (Track changes)        

جهت تغییرات رنگ متن اضافه شده و یا حذف شده و همچنین برای تغییر جهت و رنگ خط عمودی ایجاد شده کنار متن و… می‌توانید روی فلش کوچک پایین گروه Tracking استفاده کنید.

در پنجره باز شده دو دکمه قرار دارد:

• Change username: تنظیمات نام کاربری
• Advanced options: تنظیمات پیشرفته

تنظیمات نام کاربری

روی گزینه Change username کلیک کنید. پنجره‌ی تنظیمات ورد (Word options) باز می‌شود.

1. به قسمت General بروید.
2. در قسمت Personalize your copy of Microsoft Office می‌توانید User name مورد نظرتان را تایپ کنید. هنگامی که شما سند را ویرایش می‌کنید، این نام کاربری به عنوان اسم نویسنده ویراستار درج می‌شود. بعد از اتمام کار روی OK کلیک کنید.

تنظیمات پیشرفته

با کلیک روی دکمه Advanced options می‌توانید تنظیمات زیر را انجام دهید:

1.  در قسمت Insertion با کلیک روی فلش رو به پایین، می‌توانید نوع نمایش کلمات اضافه شده به متن را تعیین کنید.
   • با انتخاب None کلمه بدون هیچ تغییری به متن وارد می‌شود.
   • Color only فقط رنگ به کلمه اضافه شده اعمال می‌شود.
   • با انتخاب Bold کلمه پرنگ تر می‌شود.
   • با انتخاب Italic کلمه مورب می‌شود.
   • با انتخاب Underline کلمه زیرخط دار می‌شود.
   • با انتخاب Double underline دو خط زیر کلمه ایجاد می‌شود.
   • با انتخاب Strikethrough روی کلمه یک خط ایجاد می‌شود.
2. رنگ کلمات اضافه شده را می‌توانید تعیین کنید.
3. در قسمت Deletion با کلیک روی فلش رو به پایین، می‌توانید نوع نمایش کلمات حذف شده به متن را تعیین کنید.
4. رنگ کلمات حذف شده را می‌توانید تعیین کنید.
5. در قسمت Change lines با کلیک روی فلش رو به پایین، جهت خط عمودی کنار سطری که ویرایش‌ها در آن انجام شده را می‌توانید تغییر دهید.
   • با انتخاب None خطی قرار نمی‌گیرد.
   • با انتخاب Left border خط در سمت چپ صفحه قرار می‌گیرد.
   • با انتخاب Right border خط در سمت راست صفحه قرار می‌گیرد.
   • با انتخاب Outside border خط در بیرون قرار می‌گیرد.
6. رنگ Comment‌ها را می‌توانید از قسمت Comment تغییر دهید.
7. از قسمت Move to  و Move from  اگر متنی به سند انتقال داده شده باشد یا از سند متنی به جای دیگر انتقال داده شده باشد، رنگ و نوع نمایش آن را تغییر دهید.
8. اگر جدولی در سند داشتید، از قسمت Insert cell با کلیک روی فلش رو به پایین، می‌توانید به سلول‌های داخل جدول رنگ اعمال کنید.
9. در ناحیه Delete cell با کلیک روی فلش رو به پایین، می‌توانید به سلول‌هایی که حذف کرده‌اید داخل جدول رنگ اعمال کنید.
10. در ناحیه Merge cell با کلیک روی فلش رو به پایین، به سلول‌هایی که با هم ادغام کرده‌اید رنگ خاصی بدهید.
11. در ناحیه Split cell با کلیک روی فلش رو به پایین، به سلول‌هایی که تقسیم کرده‌اید رنگ خاصی دهید.
12. اگر فرمت متنی را تغییر دادید، می‌توانید رنگ و نوع نمایش آن را از قسمت Formatting تعیین کنید.
13. از قسمت Balloons می‌توانید اندازه بالون و جهت قرارگیری آن (راست یا چپ صفحه) را تعیین کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش با یکسری دیگر از ابزارهای ویراستاری در Word آشنا شدید که می‌توانند به شما در ویرایش نوشته‌هایتان کمک زیادی کنند. همانطور که دیدید سه گروه Tracking – Changes – Compare در سربرگ Review ارتباط بسیار نزدیکی با هم دارند. با استفاده از ابزارهای گروه Tracking می‌توانید اشتباهات املایی یا دستوری موجود در متن را اصلاح کنید تا علامتگذاری شوند. با استفاده از گروه Changes می‌توانید اصلاحات را بپذیرید یا رد کنید. با ابزارهای گروه Compare می‌توانید اسناد ویرایش شده را مقایسه و ادغام کنید.