یکی از امکانات نرم‌افزار ویزیو (Visio) ایجاد تقویم‌‌‌هایی برای برنامه‌ریزی کارهای شخصی و کاری است. در نرم‌افزار ویزیو امکانات بسیاری برای ایجاد تقویم‌های سالیانه، ماهیانه، هفتگی و روزانه در اختیار دارید. البته با تقویم نرم‌افزار Outlook هم می‌توانید کار کنید و اگر یادتان باشد در آموزش برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها با اوت‌لوک توضیح دادیم. اما ممکن است همه به برنامه‌ریزی‌های شما در تقویم Outlook دسترسی نداشته باشند. بنابراین اگر می‌خواهید برنامه‌‌های شغلی خود را با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید، بهتر است از تقویم‌های طراحی شده در ویزیو استفاده کنید. بعد از ایجاد تقویم در ویزیو و ثبت فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی، می‌توانید از آن در قالب فایل PDF یا تصویر خروجی بگیرید و در اختیار دیگران قرار دهید. همچنین می‌توانید تقویم‌ها را در قالب فایل Html ذخیره کنید و در سرویس‌های اجتماعی یا وب‌ سایتتان به اشتراک بگذارید.

ایجاد تقویم با نرم‌افزار ویزیو (Visio)

نرم‌افزار ویزیو را باز کنید و به دسته‌بندی Schedule بروید.

 و از بین چهار دستۀ موجود Calendar (تقویم) را انتخاب کنید.

گزینۀ Units metric را انتخاب و سپس روی Create کلیک کنید.

در پنل Shapes که در سمت راست نرم‌افزار قرار دارد، ابزارهایی برای درج تقویم‌های ماهیانه، سالیانه، هفتگی و روزانه در اختیار شما گذاشته شده است.

ایجاد تقویم ماهیانه با ویزیو (Visio)

ابتدا قصد داریم برنامه‌های کاری را در یک تقویم ماهیانه درج کنیم. برای این کار روی شکل Month کلیک کنید و آن را به داخل صفحه ترسیم بکشید. به صورت خودکار در مرکز صفحه درج می‌شود. پس از درج شکل، پنجرهٔ Configure باز می‌شود. در این پنجره می‌توانید تنظیمات مربوط به تقویم را انجام دهید.

1. در کادر Month ماه موردنظر را وارد کنید.
2. در کادر Year سال موردنظر را وارد کنید.
3. از لیست کشویی Begin Week on می‌توانید اولین روز هفته را مشخص کنید.
4. از لیست کشویی Language زبان موردنظر را انتخاب کنید.
5. با تیک‌دار کردن گزینهٔ Shade weekends روزهای تعطیل در تقویم به صورت سایه‌دار نمایش داده می‌شوند.
6. با تیک‌دار کردن گزینهٔ Title Show تقویم با یک عنوان نمایش داده می‌شود.
7. در پایان روی OK کلیک کنید.

قرار دادن برنامه‌ها در تقویم

به همین سادگی یک تقویم را در ویزیو ایجاد کردید! پس از ایجاد تقویم باید قرار ملاقات‌ها و جلسات و کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید را مشخص کنید. برای این کار چندین شکل در پنل Shapes قرار دارد. ابتدا Appointment را برای درج یک قرار کاری انتخاب کرده و آن را در روز موردنظر قرار ‌دهید. پنجرهٔ Configure باز می‌شود.

1. در کادر Start time زمان شروع قرار را تایپ کنید.
2. در کادر End Time زمان پایان قرار را تایپ کنید.
3. در کادر Subject امکان تایپ کردن متنی برای شرح جلسه‌تان را دارید.
4. در کادر Location مکان قرار را تایپ کنید.
5. در لیست کشویی Time Format می توانید فرمت زمان را انتخاب کنید.
6. در صورتی که قصد داشتید تاریخ این جلسه را تغییر دهید، کافی است روی فلش انتهای کادر Date کلیک کرده و تاریخ جدید را وارد کنید.
7. در نهایت روی OK کلیک کنید.

ساعت و موضوع جلسه در تقویم نمایش داده می‌شود.

از Appointment برای ثبت رخداد خاص و یا برنامه‌های شخصی و کاری در تاریخ مشخص استفاده می‌شود. اگر بخواهید یک کار را در چند روز متوالی نمایش دهید می‌توانید از شکل Multi-day event استفاده کنید. شکل را انتخاب کرده و به قسمت موردنظر در تقویم اضافه کنید. پنجرهٔ Configure باز می‌شود.

1. در کادر Subject عنوان کار را درج کنید.
2. در کادر Location محل انجام کار را تایپ کنید.
3. در کادر Start date تاریخ شروع کار را درج کنید.
4. در کادر End date تاریخ پایان کار را درج کنید.
5. در نهایت روی OK کلیک کنید.

ایجاد چندین تقویم ماهیانه با ویزیو (Visio)

شاید لازم باشد تقویم ماهیانه را ایجاد کرده تا در آنها کارهای بلند مدت را یادداشت کنید. استفاده از شکل Year برای تقویم‌های سالیانه به این دلیل که نمی‌توانیم برای هر روز از ماه به صورت مجزا اطلاعاتی درج کنید کاربردی نخواهد بود. از آنجایی که در ویزیو امکان ایجاد صفحات متعددی را دارید می توانید از این امکان استفاده کنید و برای هر تقویم ماهیانه یک صفحه جدید بسازید.

ابتدا روی عنوان Page 1 کلیک راست کرده و Rename را انتخاب کنید. نام ماه موردنظر را وارد کنید. سپس  با کلیک روی علامت مثبت یک صفحهٔ جدید ایجاد کرده و عنوان ماه بعدی را وارد کنید و به همین صورت عنوان ماه‌های بعدی را وارد کنید. حالا به هر صفحه تقویم ماه مربوط به آن را وارد کنید. سپس برنامه‌های کاری و شخصی را در هر تقویم ماهیانه وارد کنید.

ایجاد تقویم هفتگی با ویزیو (Visio)

گاهی اوقات نیاز به استفاده از تقویم‌های دیگری دارید. برای ایجاد تقویم هفتگی در پنل Shapes روی Week کلیک کنید و آن را به داخل صفحهٔ ترسیم بکشید. پنجرهٔ Configure باز می‌شود.

• در لیست کشویی Start date تاریخ شروع هفته در تقویم را مشخص کنید. (به صورت پیش فرض از تاریخ روز جاری شروع می‌شود.)
• در لیست کشویی End date تعداد روزهای هفته و تاریخ پایان هفته در تقویم را مشخص کنید.
• در قسمت Date Format فرمت تاریخ را مشخص کنید.
• در قسمت Example نمونه فرمت تاریخی که انتخاب کردید را مشاهده ‌کنید.

دیگر گزینه‌های این پنجره مشابه تنظیمات تقویم‌های ماهیانه است.

حالا با استفاده از شکل‌های Appointment و Event انواع برنامه‌های کاری و شخصی را در تقویم وارد کنید. از کاربردهای تقویم هفتگی می‌توان به تنظیم برنامه هفتگی کلاس‌های درسی یا برنامه ورزشی اشاره کرد. شکل Thumbnail month یک تصویر کوچک از تقویم ماهیانه به صفحه اضافه می‌کند. از این تقویم برای شمارش روز‌ها استفاده می‌شود چون تنها روزهای هر ماه در اختیار شما قرار می‌گیرد.

ایجاد تقویم سالیانه با ویزیو (Visio)

شکل Year را از پنل Shapes به داخل صفحه بکشید. این تصویر متشکل از چندین تقویم ماهیانه است و از آن می توان به عنوان روز شمار استفاده کرد.

ایجاد تقویم‌های روزانه با ویزیو (Visio)

با استفاده از تقویم‌های روزانه این امکان را دارید که برنامه‌های هر روز را به طور دقیق یادداشت کرده و سپس پرینت آن را همراه داشته باشید.

قالب‌بندی و زیباسازی تقویم در ویزیو

در پنل Shapes پس از المان‌های اصلی یکسری آیکن‌های گرافیکی را در اختیار دارید. با استفاده از این آیکن‌ها می‌توانید برای هر روز از ماه در تقویم یک آیکن اضافه کنید. تا علاوه بر زیباتر شدن تقویم، بتوانید با یک نگاه متوجه برنامه‌های آن روز شوید.

مثلا برای سفرها از آیکن Travel-air، برای قرارهای کاری از آیکن Meeting یا مثلا اگر در جلسه‌ای می‌خواهید ایده‌ها را بررسی کنید از آیکن Idea، اگر می‌خواهید یکسری کارهای روتین و معمولی  را انجام دهید از آیکن Todo list استفاده کنید. شکل را انتخاب کرده و به قسمت موردنظر در تقویم بکشید.

ایجاد تقویم آب و هوایی با ویزیو (Visio)

شما می‌توانید با استفاده از ویزیو یک تقویم آب و هوایی بسازید. در پنل Shapes آیکن‌هایی برای نشان دادن وضعیت آب و هوایی وجود دارد.

من با استفاده از آیکن‌های وضعیت آب و هوایی موجود در پنل Shape تقویم آب و هوایی هفتگی زیر را آماده کرده‌ام. برای ایجاد فلش‌ها هم از آیکن Kickoff استفاده کرده‌ام و با استفاده از ابزار Fill آنها را رنگ کرده‌ام. همچنین با استفاده از ابزار Text اعداد را تایپ کرده‌ام.

با استفاده از ابزارهای سربرگ Design مثل Backgrounds به آن یک پس زمینه داده‌ام و با استفاده از Theme به آن یک تم اعمال کرده‌ام.

در نهایت تقویم من به صورت تصویر زیر درآمد:

جمع‌بندی

در این آموزش ایجاد تقویم‌های مختلف در ویزیو را آموزش دادیم. از تقویم‌ها برای ساماندهی به کارها و برنامه‌های خود نهایت استفاده را کنید. تقویم‌های ویزیو علاوه بر سادگی بسیار کاربردی و مفید هستند.