فرض کنید به عنوان یک مدیر  قصد دارید جلساتی را در طول سال برگزار کنید؛ می‌خواهید به تقویم همکارانتان دسترسی داشته باشید تا برنامه کاری آنها را بدانید و بر اساس آن تصمیم بگیرید که جلسات خود را در چه زمانی برگزار کنید. شاید بگویید مشاهده تقویم دیگران، نقض حریم خصوصی آنها است، اما باید بدانید که ما با اجازه خود فرد این کار را انجام می­‌دهیم. از طرف دیگر همانطور که در درس مدیریت Appointment یا کارها گفته شد، هر فرد می‌تواند کارهای شخصی خود را قفل‌گذاری کند. همچنین می‌تواند برخی مجوزها را در تقویم خود از دیگران صلب کند. در ادامه به آموزش این موضوع خواهیم پرداخت.

اضافه کردن تقویم همکاران در Outlook

برای اینکه تقویم همکاران را به تقویم خود اضافه کنید، مراحل زیر را انجام دهید:

1. به سربرگ Home بروید .
2. روی Open calendar کلیک کنید.
3. روی From Address book کلیک کنید.
4. فرد موردنظر خود را انتخاب کنید.
5. روی Calendar کلیک کنید.
6. روی OK کلیک کنید.

حالا تقویم همکار، به قسمت Shared calendar در گوشه پایین و سمت چپ نرم افزار اضافه می‌شود.

ادغام تقویم‌­ها در Outlook

می‌­توانید تقویم خود را با همکاران‌تان ادغام کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

1. در قسمت Shared calendar روی تقویم فرد مورد نظر کلیک راست کنید.
2. گزینه Overlay را انتخاب کنید؛ حالا دو تقویم با هم ادغام می‌شوند.

نکته: برای اینکه مجددا تقویم‌­ها به حالت قبل برگردند، روی تقویم فرد موردنظر کلیک راست کنید و سپس روی Overlay کلیک کنید.

ایجاد گروه تقویم

همچنین می­‌توانید تقویم همکارانتان را در یک گروه قرار دهید، برای این کار هم مراحل زیر را انجام دهید:

1. به سربرگ Home بروید.
2. روی Calendar Groups کلیک کنید.
3. روی Create new calendar group  کلیک کنید.
4. پنجره‌­ای باز می‌­شود؛ نام گروه را در کادر تایپ کنید.
5. افراد موردنظر را انتخاب کنید.
6. روی Group members کلیک کنید.
7. در نهایت روی Ok کلیک کنید.
8. برای تغییر نام گروه، روی اسم گروه کلیک راست کرده و گزینه Rename را انتخاب کنید.
9. برای حذف گروه روی نام گروه کلیک راست کرده و گزینه Delete group را انتخاب کنید.
10. برای اینکه یک تقویم را مخفی کنید، تیک کنار تقویم فرد موردنظر را بردارید و برای دوباره آشکار کردن، آن تیک را بگذارید.

تنظیم مجوزها در تقویم

خب حالا می­‌خواهیم به شما آموزش دهیم که چگونه بعضی مجوزها را در تقویم خود از دیگران صلب کنید. برای این کار به سربرگ File بروید و روی Options کلیک کنید.

1. روی Calendar کلیک کنید.
2. به قسمت Calendar options بروید.
3. روی Free/busy options کلیک کنید تا پنچره تنظیمات تقویم باز شود.

در این پنجره می‌توانیم سطح مجوزهای پیش­ فرض را تغییر دهیم. می­‌توانیم مجوزهای خواندن، نوشتن، حذف و مجوزهای متفرقه را تنظیم کنیم. برای اینکه کسی نتواند قرارهای ما را در تقویم بخواند، باید در قسمت Read گزینه None را انتخاب کنیم. اگر بخواهید دیگران فقط آزاد یا مشغول بودن شما را در زمان انجام کار ببینند، گزینه Free/Busy time را انتخاب کنید؛ اگر هم می­‌خواهید بقیه هم از جزئیات کارها و ملاقات­‌های شما مطلع شوند، گزینه Full details را فعال کنید.

جمع بندی

در این آموزش یاد گرفتید که چگونه به تقویم همکاران‌تان برای برنامه­‌ریزی بهتر جلسات خود دسترسی پیدا کنید. همچنین یاد گرفتید برای جلوگیری از شلوغی و بی نظمی، تقویم­‌های مربوط به همکاران با یک حیطه‌ی کاری را در یک گروه قرار دهید؛ در واقع با گروه­بندی تقویم همکاران آشنا شدید. در انتهای آموزش هم آموختید که چگونه می­‌توانید مجوزهای دسترسی به تقویم را متناسب با نیاز خود تغییر دهید.