اگر مخاطبین زیادی دارید، سازماندهی آنها را به اوت لوک بسپارید! با اوت لوک (Outlook) می‌توانید یک دفترچه تلفن حرفه‌ای ایجاد کنید و به راحتی تماس‌های خودتان را مدیریت کنید. می‌توانید لیست‌های تماس خانوادگی، کاری، دوستان و غیره ایجاد کنید. حتما می‌دانید که اطلاعات مربوط به مخاطبین برای صاحبان کسب و کار اهمیت زیادی دارد؛ در این مقاله به شما نحوه ساخت دفترچه تلفن در اوت لوک را به صورت کامل و حرفه‌ای آموزش می‌دهیم.
پیشنهاد مطالعه:
- چگونه جلسات‌مان را با اوت لوک مدیریت کنیم؟
- مدیریت آسان وظایف با اوت لوک
- ایجاد و مدیریت قرار ملاقات‌ها با اوت لوک
دو روش اصلی برای سازماندهی لیست مخاطبین و همچنین ارسال ایمیل به گروه تماس و ادغام پستی در اوت لوک وجود دارد:
- دسته‌بندی لیست مخاطبین با استفاده از پوشه‌ها
- ایجاد گروه تماس
برای درک بهتر، ابتدا به تعریف این دو مورد نگاهی بیاندازیم:
- دسته‌بندی لیست مخاطبین با استفاده از پوشه‌ها: یک راه منطقی برای سازماندهی مخاطبین است و پیدا کردن مخاطبین را آسان‌تر می‌کند.
- گروه‌های تماس: مجموعه‌ای از مخاطبین هستند که می‌توانید برای ارسال ایمیل به کلیه اعضای گروه به طور همزمان استفاده کنید. گروه‌های تماس قبلاً لیست توزیع نامیده می‌شدند.
قبل از اینکه دسته‌بندی لیست مخاطبین با استفاده از پوشه‌ها و ایجاد گروه تماس را یاد بگیرید ابتدا باید موارد زیر را بیاموزید:
- ایجاد یک مخاطب
- به روزرسانی اطلاعات مخاطب
- جستجوی مخاطب
- مرتب‌سازی مخاطبین
- تغییر نمای لیست مخاطبین
- حذف مخاطب
ایجاد یک مخاطب در اوت لوک
برای ایجاد مخاطب در اوت لوک دو روش وجود دارد:
- استفاده از گزینه New Contact موجود در سربرگ Home
- استفاده از Address Book (کتابچه آدرس)
روش اول:استفاده از گزینه New Contact موجود در سربرگ Home
در قسمت Peek روی People کلیک کنید.
به سربرگ Home بروید. از گروه New روی New Contact کلیک کنید.
پنجره Contact باز میشود.
- در کادر Full name نام و نام خانوادگی مخاطب را تایپ کنید. (با کلیک روی Full name پنجره Check full name باز میشود که می‌توانید به گزینه‌های بیشتری برای تنظیم نام دسترسی داشته باشید.)
- در کادر Company نام محل کار مخاطب را تایپ کنید.
- در کادر Job title عنوان شغلی مخاطب را تایپ کنید.
- در کادر Email آدرس ایمیل مخاطب را وارد کنید. (با استفاده از لیست کشویی این قسمت ۳ آدرس ایمیل می‌توانید وارد کنید.)
- در کادر Business قسمت Phone numbers شماره محل کار مخاطب را تایپ کنید.
- در کادر Home شماره منزل مخاطب را تایپ کنید.
- در کادر Business Fax شماره فاکس محل کار مخاطب را تایپ کنید.
- در کادر Mobile شماره تلفن همراه مخاطب را تایپ کنید.
- در کادر Business قسمت Address آدرس محل کار مخاطب را تایپ کنید.
- در این قسمت دابل کلیک کنید و عکس مخاطب را از مکان موردنظر در کامپیوتر خود انتخاب کنید.
- در قسمت Notes یادداشت موردنظر را تایپ کنید.
- در نهایت روی Save & close کلیک کنید.
روش دوم:استفاده از Address Book (کتابچه آدرس)
به سربرگ Home بروید.
- در گروه Find روی Address book (به شکل یک کتاب باز است) کلیک کنید.
- در پنجره Address book: contacts روی File کلیک کنید.
- گزینه New Entry را انتخاب کنید.
پنجره New Entry باز میشود. در کادر Select the entry type گزینه New contact را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
پنجره Contact باز میشود. بقیه مراحل مانند روش اول است.
به روزرسانی مخاطب در اوت لوک
پس از واردکردن اطلاعات مربوط به مخاطبین خود، این اطلاعات ممکن است نیاز به ویرایش و به روزرسانی داشته باشند. در لیست مخاطبین روی مخاطب موردنظر دابل کلیک کنید و اطلاعات جدید را وارد کنید و یا اطلاعات قبلی را ویرایش کنید. در نهایت روی Save & close کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.
جستجوی مخاطب در اوت لوک
در قسمت لیست مخاطبان و در کادری که در آن کلمه Search نوشته شده کلیک کنید و نام مخاطب موردنظر را تایپ کنید. اوت لوک در زمان کوتاهی مخاطب موردنظر شما را پیدا می‌کند.
با کلیک روی کادر Search سربرگ Search نمایش داده میشود. می‌توانید با استفاده از گزینه‌های این قسمت جستجوی پیشرفته انجام دهید. برخی گزینه‌های سربرگ Search عبارتنداز:
- Categories: با انتخاب این گزینه مخاطبینی نمایش داده می‌شوند که بر اساس دسته‌بندی رنگی مرتب شده‌اند،
- Has phone number: با انتخاب این گزینه مخاطبینی نمایش داده می‌شوند که دارای شماره تلفن محل کار یا شماره موبایل و یا شماره تلفن منزل هستند،
- Has Address: با انتخاب این گزینه مخاطبینی نمایش داده می‌شوند که دارای آدرس محل کار یا آدرس منزل یا آدرس ایمیل و یا آدرس IM هستند،
- برای خروج از حالت جستجو روی Close Search کلیک کنید.
با کلیک روی گزینه Has Phone Number 3 گزینه نمایش داده میشود.
- Has Business Phone: مخاطبینی که دارای شماره تلفن محل کار هستند، نمایش داده می‌شوند.
- Has Home Phone: مخاطبینی که دارای شماره تلفن منزل هستند، نمایش داده می‌شوند.
- Has Mobile Phone: مخاطبینی که دارای شماره تلفن همراه هستند، نمایش داده می‌شوند.
با کلیک روی گزینه Has Address 4 گزینه نمایش داده میشود.
- Has E-mail Address: مخاطبینی که آدرس ایمیل دارند، نمایش داده می‌شوند.
- Has IM Address: مخاطبینی که آدرس IM دارند، نمایش داده می‌شوند.
- Has Business Address: مخاطبینی که آدرس محل کار دارند، نمایش داده می‌شوند.
- Has Home Address: مخاطبینی که آدرس منزل دارند، نمایش داده می‌شوند.
نکته: اگر به دنبال مخاطبینی هستید که موارد بالا نداشته باشند. مثلا به دنبال مخاطبی هستید که شماره تلفن محل کار او را ثبت نکرده‌اید، باید در کادر Search کلمه Not قبل از businessphone:=[] را پاک کنید.
مرتب‌سازی مخاطبین در اوت لوک
برای مرتب‌سازی لیست مخاطبین به سربرگ View بروید و روی View setting کلیک کنید.
پنجره Advanced View Setting باز میشود. روی Sort کلیک کنید و در نهایت روی OK کلیک کنید.
حالا پنجره Sort باز میشود. از لیست کشویی Sort items by گزینه موردنظر را انتخاب کنید و با استفاده از گزینه‌های Ascending و Descending صعودی و نزولی بودن مرتب‌سازی لیست را مشخص کنید. سپس روی OK کلیک کنید.
تغییر نمای لیست مخاطبین
در حالت پیش فرض نمایش لیست مخاطبین در اوت لوک به صورت People هست. برای تغییر نمایش مخاطبین از سربرگ Home به گروه Current view بروید و گزینه موردنظر را انتخاب کنید.
نماهای موجود در اوت لوک عبارتند از:
- People
- Business Card
- Card
- Phone
- List
حذف مخاطب در اوت لوک
برای حذف مخاطب، مخاطب موردنظر را انتخاب کنید. سپس به سربرگ Home بروید و روی Delete کلیک کنید.
چرا دسته‌بندی لیست‌های مخاطبین در اوت لوک اهمیت زیادی دارد؟
مخاطبین در Outlook ممکن است شخصی یا کاری باشند که شما با آنها مکرر ارتباط برقرار می‌کنید. Outlook به شما امکان می‌دهد چندین پوشه ایجاد کنید. هر آدرس ایمیل در اوت لوک به عنوان یک مخاطب شناخته میشود. به عنوان یک شخص حرفه‌ای در کسب و کار سازماندهی لیست‌های مخاطبین اهمیت زیادی دارد و همچنین با سازماندهی لیست‌های مخاطبین لازم نیست نگران از دست دادن اطلاعات مخاطب باشید.
دسته‌بندی لیست تماس مخاطبین در اوت لوک
در قسمت Peek روی People کلیک کنید.
حالا روی سربرگ Folder کلیک کنید، سپس از گروه New روی New Folder کلیک کنید.
پنجره Create new folder باز میشود.
- در قسمت Name نام پوشه خود را تایپ کنید.
- از لیست کشویی Folder contains گزینه Contact items را انتخاب کنید.
- در قسمت Select where to place the folder گزینه Contacts را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
اضافه کردن مخاطبان به پوشه موردنظر
برای اضافه‌کردن مخاطب به پوشه موردنظر آن را از لیست مخاطبین به سمت پوشه موردنظر در pane Navigation بکشید.
ایجاد گروه پوشه
با ایجاد گروه پوشه می‌توانید پوشه‌های خود را بهتر سازماندهی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک گروه پوشه به نام “شخصی” ایجاد کنید تا پوشه خانواده و دوستان را در آن قرار دهید. برای این کار روی My Contacts راست کلیک کرده و گزینه New Folder Group را انتخاب کنید و یک نام برای این گروه پوشه تایپ کنید.
همانطور که گفتم من نام “شخصی” را برای این گروه پوشه انتخاب می‌کنم. حالا پوشه خانواده و دوستان را به سمت گروه پوشه “شخصی” می‌کشم تا در این گروه پوشه قرار بگیرند.
اهمیت ایجاد گروه‌های تماس در اوت لوک
Outlook به شما اجازه می‌دهد با ایجاد گروه‌های تماس یک ایمیل را به یک گروه تماس بفرستید.
مزایای استفاده از گروه تماس عبارتند از:
- در صورت نیاز به ارسال یک پیام به گروهی از افراد، یک گروه تماس می‌تواند به شما کمک کند در وقت خود صرفه‌جویی کنید.
- با این کار اوت لوک به شما اجازه می‌دهد تا یک پیام را به همه اعضای گروه همزمان ارسال کنید.
- با استفاده از یک گروه تماس می‌توانید مطمئن باشید که همه مخاطبین اطلاعات یکسانی را دریافت کرده‌اند.
- مهمتر از همه، خطر فراموش کردن ارسال ایمیل به یک شخص را از بین می‌برید، که اگر به هر عضو گروه بطور جداگانه ایمیلی ارسال کنید، ممکن است این اتفاق بیافتد.
ایجاد گروه‌های تماس
برای ایجاد گروه تماس ۲ روش وجود دارد:
- استفاده از گزینه New Contact Group موجود در سربرگ Home
- استفاده از Address Book (کتابچه آدرس)
روش اول:استفاده از گزینه New Contact Group موجود در سربرگ Home
برای ایجاد گروه تماس روی قسمت مخاطبین کلیک کنید. سپس از سربرگ Home گزینه New Contact Group کلیک کنید.
نکته: کلیدهای میانبر برای ایجاد گروه تماس Ctrl+Shift+L هستند.
پنجره Contact group باز میشود. در قسمت Name نام گروه تماس را تایپ کنید. سپس برای اضافه‌کردن مخاطبین به گروه، روی Add members کلیک کنید. ۳ گزینه برای شما نمایش داده میشود.
- From Outlook Contacts: اگر این گزینه را انتخاب کنید می‌توانید مخاطبین خود را از لیست کشویی Address book انتخاب کنید.
- From Address Book: اگر این گزینه را انتخاب کنید مانند گزینه قبلی می‌توانید مخاطبین خود را از لیست کشویی Address book انتخاب کنید.
- New E-mail Contact: آدرس ایمیل جدیدی وارد کنید.
با انتخاب گزینه اول و دوم پنجره Select Members باز میشود و از لیست کشویی Address Book پوشه موردنظر را انتخاب کنید سپس روی مخاطبین موردنظر دابل کلیک کنید تا در کادر Members قرار بگیرند. در نهایت روی OK کلیک کنید.
با انتخاب گزینه سوم می‌توانید یک مخاطب جدید را وارد کنید. پنجره Add New Member باز میشود. در قسمت Display name نام فرد و در قسمت E-mail address ایمیل فرد را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.
نکته: توجه کنید که گزینه Add to contacts به طور پیش فرض فعال است. یعنی مخاطب به گروه تماس و همچنین به کتابچه آدرس شما اضافه میشود و در لیست تماس‌های شما هم قرار می‌گیرد. ولی اگر این گزینه را غیر فعال کنید مخاطب به گروه تماس و به کتابچه آدرس اضافه میشود ولی به لیست تماس‌های شما اضافه نمی‌شود. این امر می‌تواند در صورتی مفید باشد که شما فقط به عنوان فردی از گروه با این شخص تماس بگیرید.
روش دوم:استفاده از Address Book (کتابچه آدرس)
به سربرگ Home بروید.
- در گروه Find روی Address book (به شکل یک کتاب باز است) کلیک کنید.
- در پنجره Address book: contacts روی File کلیک کنید.
- گزینه New Entry را انتخاب کنید.
در پنجره New Entry در قسمت Select the entry type گزینه New Contact Group را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
پنجره Contact Group باز میشود. بقیه مراحل مشابه روش اول است.
موارد استفاده از گروه‌های تماس
- ارسال پیام به اعضای تیم پروژه: اگر شما نیاز به ارسال اطلاعاتی به تمام اعضای تیم پروژه خود دارید، گروه تماس ابزاری عالی است. اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم پروژه را در یک گروه قرار داده‌اید.
- ارسال اطلاعیه جلسات: روش‌های زیادی برای ارسال اطلاعیه‌های مربوط به جلسات وجود دارند، ارسال یک ایمیل از طریق یک گروه تماس به شما امکان می‌دهد تا علاوه بر ارسال اطلاعیه‌ها، پیوست‌ها و جزئیات دیگر را ارسال کنید.
- ارسال اعلانات: اگر کسب و کار شما اعلانات گسترده‌ای دارد می‌توانید این اعلانات را از طریق یک ایمیل به گروه تماس موردنظر خود ارسال کنید.
- اعلان‌ها و هشدارها: در صورت نیاز به ارسال هشدار به گروهی از مشتریان مثلا در مورد به روزرسانی نرم‌افزار یا سایر تغییرات سیستم، با استفاده از یک گروه تماس می‌توانید اطمینان حاصل کنید که پیام شما به افراد موردنظر رسیده است.
- رویدادهای اجتماعی: گروه‌های تماس همچنین ابزاری عالی برای اطلاع‌رسانی در زمینه برگزاری رویدادهای اجتماعی مانند مهمانی‌ها، مسابقات ورزشی و سایر مناسبت‌های اجتماعی هستند.
ارسال ایمیل به گروه تماس در اوت لوک
برای ارسال ایمیل به یک گروه تماس ابتدا به قسمت ایمیل بروید و از سربرگ Home روی New Email کلیک کنید.
پنجره Message باز میشود.
- روی سربرگ Message کلیک کنید.
- روی کادر To کلیک کنید. پنجره Select numbers باز میشود.
- از لیست کشویی Address book گروه تماس موردنظر را انتخاب کنید.
- سپس روی هر کدام از مخاطبین دابل کلیک کنید تا در کادر To قرار بگیرند.
- روی OK کلیک کنید.
- متن نامه را تایپ کنید.
- روی Send کلیک کنید.
ادغام پستی در اوت لوک (ارسال یک نامه به تمام اعضای یک گروه تماس)
قبلا با مفهوم ادغام پستی در نرم‌افزار ورد آشنا شدید. حالا می‌خواهیم ادغام پستی در اوت لوک را توضیح دهیم. برای این کار ابتدا روی قسمت مخاطبین کلیک کنید. حالا اعضای یک گروه را یک به یک انتخاب کنید، یعنی یک عضو را از لیست مخاطبین انتخاب کرده و سپس کلید Ctrl را نگه دارید و اعضای دیگر را انتخاب کنید. سپس از سربرگ Home روی Mail merge کلیک کنید.
پنجره Mail merge contact باز میشود.
- در قسمت Contacts گزینه Only selected contacts را انتخاب کنید.
- در قسمت Documents file گزینه New document را انتخاب کنید.
- در قسمت Merge options و در کادر Merge to گزینه Email را انتخاب کنید.
- در قسمت Mail options و در کادر Message subject line موضوع نامه را تایپ کنید.
- روی OK کلیک کنید
یک سند برای شما باز میشود تا مطالب موردنظر را در نامه تایپ کنید. سپس از سربرگ Mailing روی Line Greeting کلیک کنید تا گیرندگان در قسمت بالای نامه مشخص شوند.
پنجره Insert Greeting Line باز میشود.
- در قسمت Greeting line format و در کادر اول گزینه none را انتخاب کنید.
- در قسمت Preview و با استفاده از فلش‌ها می‌توانید سایر مخاطبین را ببینید.
- روی OK کلیک کنید.
در سربرگ Mailing روی Preview Results کلیک کنید. می‌بینید که نام مخاطب در بالای نامه درج شده است. سپس متن نامه را تایپ کنید.
حالا روی Finish & Merge کلیک کنید. ۳ گزینه نمایش داده میشود روی گزینه Send Email Messages کلیک کنید.
پنجره Search to email باز میشود. موارد زیر را چک کنید.
- در کادر To حتما گزینه Email انتخاب شده باشد.
- در کادر Subject line موضوع نامه به درستی تایپ شده باشد.
- در قسمت Send records گزینه All فعال باشد تا نامه برای تمام مخاطبین انتخابی ارسال شود.
- روی OK کلیک کنید.
اشتراک‌گذاری اطلاعات تماس مخاطبین
فرض کنید شما یک کسب و کار دارید و لیست مخاطبین شما، مشتریان شرکت هستند و همه اعضای تیم بازاریابی و فروش باید به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند. برای این کار می‌توانید اطلاعات مشتریان را با اعضای تیم بازاریابی و فروش به اشتراک بگذارید. با استفاده از ابزارهای گروه Share در قسمت People نرم‌افزار اوت لوک می‌توانید اطلاعات مخاطبین را از افراد دیگر دریافت کنید و یا اطلاعات مخاطبین خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
۳ ابزار موجود در این گروه عبارتند از:
- Forward Contact: اشتراک‌گذاری اطلاعات یکی از مخاطبین خود با دیگران
- Share Contacts: دسترسی دیگران به اطلاعات مخاطبین ما
- Open Shared Contact: دسترسی ما به اطلاعات مخاطبین دیگران
توجه داشته باشید که استفاده از ابزارهای ۲و۳ گروه Share اوت لوک فقط برای کاربرانی که از یک ایمیل در سرور xchange استفاده می‌کنند، فعال است و برای کاربران دیگر این دو ابزار غیر فعال هستند.
خوب حالا من می‌خواهم اطلاعات تماس مشتریان را با اعضای گروه بازاریابی و فروش به اشتراک بگذارم.
ابتدا روی Contact Forward کلیک کنید. دو گزینه نمایش داده میشود:
- As Business Card: با انتخاب این گزینه اطلاعات تماس به شکل یک کارت نمایش داده میشود. همچنین اطلاعات تماس به صورت یک فایل به ایمیل ضمیمه میشود.
- As an Outlook Contact: با انتخاب این گزینه فقط اطلاعات تماس مخاطب به صورت یک فایل به ایمیل شما ضمیمه میشود.
بقیه مراحل مانند مراحل ارسال ایمیل است.
- روی قسمت To کلیک کنید. پنجره Select Numbers باز میشود.
- از لیست کشویی Address Book گروه موردنظر را انتخاب کنید.
- روی مخاطبین موردنظر دابل کلیک کنید تا در کادر To قرار بگیرند.
- روی OK کلیک کنید.
- در نهایت روی Send کلیک کنید.
جمع‌بندی
اکنون که با افزودن مخاطبین به Outlook و چگونگی سازماندهی مخاطبین آن در گروه‌های تماس و پوشه‌های مختلف آشنا شدید، آماده استفاده از مخاطبین Outlook برای کسب و کار و زندگی شخصی خود شوید. امروز با ایجاد یک گروه تماس در Outlook شروع کنید. استفاده از گروه تماس جهت ارسال پیام به بیش از یک نفر باعث صرفه‌جویی در وقت است. هنگامی که با استفاده از گروه‌های تماس این کار را به راحتی انجام دادید، دیگر از آن غافل نمی‌شوید.
