بعد از اینكه پرزنتیشن (Presentation) خود را در پاورپوینت طراحی و آماده كردید، می‌توانید آن را در حالت تمام صفحه اجرا کنید. سربرگ Slide Show در نرم‌افزار پاورپوینت گزینه‌های مختلفی را برای مدیریت نمایش اسلایدها در اختیار شما قرار می‌دهد. مثلا می‌توانید در حین ارائه، نکات مهم را با رنگ خاصی برای مخاطب هایلایت کنید. می‌توانید نمای Presenter View را فعال کنید و با خیال راحت یادداشت‌هایی که برای یادآوری خودتان نوشته‌اید را بخوانید؛ بدون اینکه مخاطبان آنها را ببینند! یا یک اسلاید شوی سفارشی ایجاد کنید و اسلایدهای خاصی را نمایش دهید. حتی می‌توانید با استفاده از گزنیه Record narration صدایتان را روی اسلایدها ضبط کنید و دیگر نیازی به حضور خودتان هم نباشد. با کمک ابزارهای این سربرگ می‌توانید روی اجرای ارائه خود تسلط کامل داشته باشید.

نمایش اسلایدها در پاورپوینت

از ابزارهای سربرگ Slide Show برای تنظیمات و نحوه نمایش اسلایدها استفاده می‌شود. ابزارهای این سربرگ بهترین راه برای نمایش یا پیش نمایش ارائه شماست. این سربرگ شامل ۳ بخش است:

• Start Slide Show
• Set Up
• Monitors

سربرگ Slide Show در پاورپوینت

بخش Start Slide Show

بعد از اینکه مطمئن شدید که اسلایدهای شما برای ارائه آماده هستند، از سربرگ Slide show و بخش Start Slide Show می‌توانید نحوه نمایش آنها را تعیین کنید. در نمای اسلاید شو (Slide Show)، اسلایدها به صورت تمام صفحه نشان داده شوند. ابزارهای این بخش عبارتند از:

1. From Beginning: این گزینه نمایش اسلایدها را  اولین اسلاید  آغاز می‌کند و کلید میانبر آن کلید F5 است.
2. From Current Slide: این گزینه نمایش اسلایدها را از اسلاید جاری (انتخاب شده) آغاز می‌کند و کلید میانبر آن Shift+F5 است.
3. Present Online: با استفاده از این گزینه می‌توانید اسلایدهای خود را به صورت آنلاین ارائه کنید. البته برای این کار باید یک اکانت مایکروسافت داشته باشید. این گزینه را در ادامه این آموزش توضیح داده‌ایم.
4. Custom Slide Show: با کمک این گزینه می‌توانید یک اسلاید شوی سفارشی ایجاد کنید و اسلایدهای خاصی را برای مخاطبان نمایش دهید. این گزینه را هم در ادامه آموزش داده‌ایم.

نحوه نمایش اسلایدها در Powerpoint

مرور اسلایدها در نمای Slide Show

وقتی در نمای نمایش اسلایدها هستید، می‌توانید با کلیک ماوس روی صفحه، اسلایدها و انیمیشن‌های ارائه خود را مرور کنید. روش دیگر هم این است که دکمه Space صفحه کلید را فشار دهید؛ البته اگر مرور اسلاید را روی On mouse Click قرار داده باشید. اگر با این موارد آشنا نیستید، پیشنهاد می‌کنم آموزش زیر را مطالعه کنید:

افزودن افکت و انیمیشن به اسلایدها

بعد از مشاهده کل ارائه، نمای نمایش اسلاید بسته می‌شود و به نمای قبل برمی‌گردید. توجه داشته باشید که خروج از نمایش اسلاید در هر زمان ممکن است. این کار را می‌توانید با فشردن کلید Esc  انجام دهید. در نمای اسلاید شو (Slide Show) می‌توانید از ابزارهای موجود در پایین صفحه برای مرور و نمایش اسلایدها استفاده کنید. این گزینه‌ها با کلیک راست در نمای اسلایدشو هم قابل دسترس هستند که در ادامه آنها را توضیح داده‌ایم.

گزینه‌ها نمای Slide Show در پاورپوینت

پس همانطور که گفتیم اگر در نمای Slide Show روی صفحه، کلیک راست کنید، گزینه‌های مختلف را برای مرور ارائه و نوشتن یادداشت در اسلایدها مشاهده خواهید کرد:

گزینه‌های دیگر نمای اسلاید شو (Slide Show)

1. با کلیک روی گزینه Next به اسلاید بعدی می‌روید؛
2. با کلیک روی گزینه Previews به اسلاید قبلی می‌روید؛
3. با کلیک روی گزینه Last Viewed به آخرین اسلایدی که مشاهده کرده‌اید، هدایت می‌شوید؛
4. با کلیک روی See All Slide همه اسلایدها را مشاهده می‌کنید؛
5. می‌توانید با کلیک روی Zoom In از ابزار بزرگنمایی استفاده کنید؛
6. اگر در قسمت Custom Slide Show از سربرگ Slide Show حالت خاصی از نمایش اسلاید را ذخیره کرده باشید، با کلیک روی Custom Slide Show می‌توانید سفارشی‌سازی را اعمال کنید. در این مورد در ادامه به صورت مفصل توضیح داده‌ایم.
7. با کلیک روی Show Presenter View تمام ارائه خود را به همراه یادداشت‌های خود ببینید. البته مخاطب فقط شکل نهایی اسلایدهای شما را می‌بیند. لطفا آموزش یادداشت‌های سخنران را مرور کنید.
8. با کلیک روی Screen می‌توانید صفحه نمایش را مشکی یا سفید کنید تا توجه مخاطب را به خود جلب کنید و موارد موجود در صفحه باعث حواس‌پرتی مخاطب نشود. در ادامه موارد این گزینه را توضیح خواهم داد.
9. با کلیک روی Pointer Options می‌توانید نشانگر ماوس را به یکی از ابزارهای یادداشت‌‌نویسی تغییر دهید. این مورد را هم در ادامه توضیح خواهم داد.
10. با کلیک روی Help کلیدهای میانبر نرم‌افزار را مشاهده می‌کنید؛
11. با کلیک روی Pause می‌توانید نمایش اسلایدها را متوقف کنید؛
12. با کلیک روی End Show نمایش اسلایدها پایان می‌یابد.

در ادامه برخی از گزینه‌های این منو را توضیح داده‌ام:

Show Presenter View

با کلیک روی Show Presenter View شما می‌توانید همه اسلایدها را با یادداشت‌هایتان ببینید، در حالی که مخاطبان فقط شکل نهایی اسلایدهایتان را می‌بینند. به این ترتیب لازم نیست اسلایدها را با یادداشت‌هایتان شلوغ کنید و هر کلمه‌ای که می‌خواهید بگویید، در اسلایدها جا دهید و مخاطب را خسته کنید. فقط نکته‌های مهم را در اسلاید برجسته کنید و بیش‌تر از نمودارها و المان‌های تصویری جذاب به جای متن‌های طولانی و ملال‌آور استفاده کنید. با استفاده از این قابلیت هم مخاطب را خسته نمی‌کنید و هم تمام مطالب پیش‌روی شماست و امکان ندارد مطلبی را از قلم بیندازید. برای آشنایی بیشتر با این قابلیت و ابزارهای آن به آموزش یادداشت‌های سخنران مراجعه کنید.

نمای Show Presenter View در پاورپوینت

Screen

با کلیک روی Screen می‌توانید صفحه را سیاه یا سفید کنید. مثلا شما وقتی می‌خواهید در مورد مطلبی توضیح اضافه در حین ارائه بدهید و می‌خواهید تمام حواس مخاطب به شما باشد، پس صفحه را مشکی یا سفید کنید.

1. با کلیک روی Black Screen صفحه مشکی نمایش داده می‌شود؛
2. با کلیک روی White Screen صفحه سفید نمایش داده می‌شود؛
3. با کلیک روی Show/Hide Ink مواردی که با ابزارهای یادداشت‌نویسی ایجاد کرده‌اید را می‌توانید نمایان یا مخفی کنید؛
4. با کلیک روی Show Task bar نوار وظیفه نمایش داده می‌شود.

Pointer Options

با کلیک روی Pointer Options از ابزارهای یادداشت‌نویسی در اسلایدها حین ارائه استفاده کنید و یا آنها را پاک کنید.

1. با کلیک روی Laser Pointer نشانگر ماوس به یک نقطه کوچک قرمز رنگ نورانی تبدیل می‌شود که می توانید با استفاده از آن به قسمتی اشاره کنید؛
2. با کلیک روی Pen نشانگر ماوس به یک نقطه قرمز رنگ تبدیل می‌ِشود که می‌توانید یادداشتی بنویسید یا زیر قسمتی خط بکشید؛
3. با کلیک روی Highlighter می‌توانید قسمت خاصی را هایلایت کنید؛
4. با استفاده از گزینه Ink Color رنگ جوهر مورد استفاده توسط ابزارهای قلم و هایلایت را انتخاب کنید؛
5. با استفاده از ابزار Eraser یادداشت نوشته شده را پاک کنید؛
6. با استفاده از  Erase All Ink on slide تمام یادداشت‌ها و علامت‌ها و مواردی که با ابزارهای Pointer ایجاد کردید، پاک می‌شود؛
7. با کلیک روی Arrow Options 3 حالت پیش‌روی شماست. با انتخاب Automatic و Visible نشانگر ماوس در صفحه دیده می‌شود. با انتخاب Hidden نشانگر ماوس در صفحه دیده نمی‌شود.

نکته: توجه داشته باشید که اگر یک ابزار یادداشت‌نویسی را انتخاب کنید، قادر نخواهید بود اسلایدها را با کلیک ماوس پیش ببرید. کلید ESC را بزنید تا از آن ابزار خارج شوید سپس با ماوس اسلایدها را پیش ببرید.

Help

با کلیک روی گزینه Help لیستی از میانبرهای صفحه کلید را که می‌توانید در نمایش اسلاید در پاورپوینت استفاده کنید، مشاهده خواهید کرد. این کلیدها می‌توانند در به حداقل رساندن حواس پرتی روی صفحه هنگام ارائه به شما كمك كنند.

نمایش ارائه به صورت Online

زمانی که می‌خواهید اسلایدهای خود را به صورت Online ارائه کنید روی این گزینه کلیک کنید. سپس پنجره Present Online باز می‌شود. روی Connect کلیک کنید. (برای این کار باید یک Account مایکروسافت داشته باشید.)

برای ارسال دعوت‌نامه به دوستان خود برای دیدن ارائه آنلاینتان یا  لینک آن را کپی کنید یا برایشان ایمیل بفرستید. می‌توانید یک برنامه ایمیل باز کنید، ایمیل خود را ایجاد کرده و ارائه را به آن وصل کنید. حالا روی شروع ارائه کلیک کنید. سپس برای اتمام آن کلید ESC را فشار دهید و روی End Online Presentation کلیک کنید.

برای تأیید اینکه می‌خواهید ارائه را پایان دهید در پنجره زیر روی End Online Presentation کلیک کنید.

 نمایش سفارشی اسلایدها (Custom Slide Show)

اگر قصد دارید بعضی از اسلاید ها که حاوی اطلاعات خاص یا محرمانه‌ای هستند، در بعضی جلسات به مخاطبان نشان ندهید، می‌توانید یک نمایش سفارشی ایجاد کنید. برای سفارشی کردن نمایش اسلایدها ابتدا به سربرگ Slide show بروید. گزینه Custom slide show را انتخاب کنید. کادر کوچکی باز می‌شود روی Custom shows کلیک کنید.

پنجره Custom Shows باز می‌شود. روی New کلیک کنید.

1. یک نام به آن بدهید و در کادر سمت چپ اسلایدهایی که می‌خواهید نمایش داده شود را تیک‌دار کنید؛
2. سپس روی Add کلیک کنید؛
3. در کادر سمت راست اسلایدهای انتخاب شده نمایش داده می‌شوند؛
4. در نهایت روی Ok کلیک کنید.

نکته: با استفاده از Up و Down در بین اسلایدهای انتخاب شده جابجا شوید. با استفاده از Remove اسلایدی که اشتباهی انتخاب شده از لیست حذف کنید.

ابزارهای بخش Setup

ابزارهای بخش Setup عبارتنداز:

1. Set Up Slide Show
2. Hide Slide
3. Rehearse Timing
4. Record Slide Show

۱- تنظیمات اسلاید شو (Setup Slide show)

وقتی شما حضور ندارید و می‌خواهید اسلایدهایتان نمایش داده شود و دیگر از ماوس استفاده نشود یک راه حل وجود دارد. به سربرگ Slide show بروید. گزینه Setup slide show را انتخاب کنید. پنجره‌ Setup Slide Show باز می‌شود. با استفاده از ۳ گزینه موجود در قسمت Show type انتخاب کنید که Presentation تان چگونه نمایش داده شود به صورت پیش فرض Presented by a speaker (full screen)  انتخاب شده است.

1. مرور اسلایدها توسط یک سخنران (با کلیک ماوس) به صورت تمام صفحه انجام می‌شود؛
2. مرور اسلایدها در قالب یک پنجره توسط یک فرد (با کلیک ماوس) انجام می‌شود؛
3. مرور اسلایدها در یک حلقه زمانی به صورت مکرر (Loop) و تمام صفحه انجام می‌شود (بدون کلیک ماوس) تا زمانی که کلید Esc را فشار دهید.

 ۲-مخفی کردن اسلاید (Hide Slide)

زمانی که نمی‌خواهید اسلایدی را به مخاطبان در حین ارائه نشان دهید می‌توانید آن اسلاید را مخفی کنید. برای این کار روی Hide Slide کلیک کنید و اگر دوباره می‌خواهید آن اسلاید را نمایان کنید بعد از انتخاب اسلاید باز هم روی Hide Slide کلیک کنید.

 ۳- تمرین یک نمایش اسلایدی (Rehearse Timing)

می‌توانید با استفاده از ویژگی Rehearse timing در نرم‌افزار Power point، مشخص کنید که هر اسلایدی را دقیقا برای چه مدت در طی نمایش نشان دهد. هنگام استفاده از Rehearse timing به حالت Slide show سوییچ می‌کند، بنابراین اسلایدها به ترتیب نمایش داده می‌شوند، کنترل کنید که چه موقع Power point هر اسلاید را نمایش دهد، باید آنچه را که می‌خواهید در طی هر اسلاید بگویید، علاوه بر این که باید به بیننده زمان بدهید تا بتواند کل محتوای هر اسلاید را بخواند. پس از ضبط زمان‌بندی‌ها،  پاورپوینت برای زمانی که نمایش اسلایدی را برای بینندگان خود ارائه می‌دهید، آنها را ذخیره می‌کند.

روی Rehearse timing کلیک کنید. Power point به نمای Slide show سوییچ می‌کند و اولین اسلاید را نمایش می‌دهد. آنچه را که می‌خواهید بگویید. کادری در بالای اسلایدها ظاهر می‌شود که شامل گزینه‌های زیر است.

1. Next : رفتن به اسلاید بعدی
2. Pause: توقف ضبط
3. Slide Time: زمان موردنظر برای اسلاید فعلی
4. Repeat: تکرار ضبط
5. Total presentation time: زمان نهایی نمایش اسلایدها

بعد از اتمام کار کلید ESC را بزنید. پنجره زیر نمایش داده می‌شود. روی Yes کلیک کنید.

نکته: برای دیدن زمان اسلایدها از سربرگ View به نمای Slide Sorter بروید.

۴- ضبط روایت (Record Slide show)

اکثر نمایش‌ها دارای روایت هستند. می‌توانید هنگام ارائه نمایش صحبت کنید یا از ویژگی Record narration برنامه Power point برای ضبط روایت در حین نمایش استفاده کنید. با این کار نیازی نیست حتما حضور داشته باشید. برای ضبط روایت در نمایش، کامپیوتر شما باید به میکروفون مجهز باشد. ابتدا چک کنید که میکروفون شما درست کار کند.

حالا روی Record slide show کلیک کنید.

1. اگر می‌خواهید ضبط روایت از اسلاید انتخابی شما شروع شود، روی Record from Current Slide کلیک کنید؛
2. اگر می‌خواهید ضبط روایت از اسلاید اول شروع شود، روی Record from Beginning کلیک کنید؛
3. با کلیک روی Clear ضبط روایت را پاک کنید.

یکی از گزینه‌های بالا را انتخاب کنید تا پنجره Record slide show باز شود:

پنجره Record slide show

1. با کلیک روی Record شروع به صحبت کنید؛
2. با کلیک روی Stop ضبط را متوقف کنید؛
3. با کلیک روی Replay مجدد شروع به ضبط کنید؛
4. با کلیک روی Notes یادداشتی را به اسلاید اضافه کنید؛
5. با کلیک روی علامت ضربدر پنجره را ببندید؛
6. با کلیک روی این گزینه تنظیمات لازم را اعمال کنید؛
7. با کلیک روی این دکمه به اسلاید قبلی بروید؛
8. با کلیک روی این گزینه به اسلاید بعدی بروید؛
9. با کلیک روی این گزینه یادداشت‌ها را پاک کنید؛
10. با کلیک روی این گزینه از ابزار Pen استفاده کنید؛
11. با کلیک روی این گزینه از ابزار هایلایت استفاده کنید؛
12. با استفاده از این قسمت رنگ جوهر ابزارهای یادداشت‌نویسی را انتخاب کنید؛
13. با کلیک روی این گزینه میکروفون را فعال یا غیرفعال کنید؛
14. با کلیک روی این گزینه دوربین را فعال یا غیر فعال کنید؛
15. با کلیک روی این گزینه پیش نمایش دوربین را فعال را غیرفعال کنید.

برای توقف ضبط روی Pause کلیک کنید.

بعد از اتمام ضبط یک نماد صوتی در گوشه سمت راست پایین هر اسلایدی که روایت را برای آن ضبط کرده‌اید، ظاهر می‌شود یا اگر در هنگام ضبط دوربین وب روشن بوده یک تصویر ثابت از Webcam نمایش داده می‌شود. می‌توانید روی این نشانگر کلیک کنید تا روایت اسلاید را بشنوید. پس از ذخیره آن نمایش، Power point روایت ضبط شده را به همراه فایل نمایش ذخیره می‌کند.

1. Play/Pause: شروع و توقف روایت
2. Move back: حرکت به عقب
3. Move Forward: حرکت به جلو
4. Mute/Unmute: وصل و قطع صدا

بخش Monitor

نرم افزار پاورپوینت طوری تنظیم شده‌ است که زمان اتصال به خروجی دیگری مثل مونیتور، پروژکتور یا ویدیو کنفرانس، یادداشت‌ها را فقط به سخنران نشان بدهد. برای اینکار باید از تب slide show گزینه Use Presenter View را تیک بزنید تا صفحه نمایشی را فعال کند که فقط خودتان می‌توانید روی کامپیوترتان ببینید. شما می‌توانید تصویر اسلایدهایتان، متن یادداشت‌ها و حتی زمان‌بندی را ببینید اما مخاطبان فقط اسلایدهای روی پرده را می‌بینند.  برای اطلاعات بیشتر آموزش زیر را مطالعه کنید:

یک ارائه قدرتمند با کمک یادداشت‌های سخنران 

از کادر کشویی قسمت Monitor می‌توانید مانیتور موردنظر خود را انتخاب کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش یاد گرفتید که چگونه با ابزارهای مختلف موجود در سربرگ Slide Show نمایش‌های اسلایدی خود را ارائه دهید، تا هم خودتان بر ارائه کاملا مسلط باشید و هم دیگران از ارائه شما لذت ببرند.