احتمالا شما هم ارائه افرادی را دیده‌اید که کل صحبت‌های خود را به صورت متن روی اسلایدهای پاورپوینت نوشته‌اند و در زمان ارائه، شروع به خواندن خط به خط متن از روی اسلاید می‌کنند! اگر شما می‌خواهید اسلایدهای جذاب و موثر بسازید، بهتر است از تصویر بیشتر استفاده کنید و تا حد امکان نوشته‌ها را کم کنید. در اسلایدها بهتر است تنها نکات کلیدی و مهم را به صورت تیتر وار بنویسد و توضیحات دیگر را خودتان بیان کنید؛ اما اگر مطالب و نکاتی هستند که احتمال می‌دهید در زمان ارائه فراموش کنید، بهتر است برای این کار از یادداشت‌های سخنران (Speaker notes) استفاده کنید.

یادداشت‌های سخنران در پاورپوینت یک قابلیت عالیست و به شما کمک می‌کند تا در هنگام ارائه‌، نکات کلیدی، آمارها، ارقام و مواردی که برایتان مهم هستند و ممکن است فراموش شود را برای خودتان یادداشت کنید. این یادداشت‌ها مخفی هستند و فقط برای خود سخنران قابل مشاهده است. نرم‌افزار پاورپوینت این امکان را به شخص ارائه‌دهنده می‌دهد که بتواند یکسری اطلاعات را بدون اینکه مخاطب در صفحه نمایش یا پرده ویدئو پروژکتور ببیند، فقط به خود سخنران نشان دهد.

اضافه کردن یادداشت‌های سخنران به اسلایدها

برای مشاهده و وارد کردن یادداشت‌های سخنران دو راه دارید:

1. فعال کردن گزینه Note از تب View
2. فعال کردن گزینه Note از نوار وضعیت در پایین اسلاید

حالا یک جعبه متنی در قسمت پایین اسلاید به نمایش در می‌آید که شما می‌توانید متن یا کلمات کلیدی خودتان را یادداشت کنید.

نکته: یادداشت‌های سخنران فقط زمانی دیده می‌شوند که در نمای normal یا outline view باشید.

اگر می‌خواهید یادداشت‌هایتان را در فضایی بزرگتر ویرایش کنید، می‌توانید از تب View نمای Notes page را انتخاب کنید. در این نما فضای بیشتری روی صفحه برای نوشتن و ویرایش آن دارید.

نمایش یادداشت‌های سخنران در زمان ارائه

همانطور که گفتیم نرم افزار پاورپوینت طوری تنظیم شده‌است که زمان اتصال به خروجی دیگری مثل مونیتور، پروژکتور یا ویدیو کنفرانس، یادداشت‌ها را فقط به سخنران نشان بدهد. برای اینکار باید از تب slide show گزینه Use Presenter View را تیک بزنید تا صفحه نمایشی را فعال کند که فقط خودتان می‌توانید روی کامپیوترتان ببینید. شما می‌توانید تصویر اسلایدهایتان، متن یادداشت‌ها و حتی زمان‌بندی را ببینید اما شرکت‌کنندگان فقط اسلایدهای روی پرده را می‌بینند.

در زمان ارائه، برای دیدن یادداشت‌های سخنران برای خودتان، روی اسلاید کلیک راست کنید و از منوی باز شده گزینه Show Presenter View را انتخاب کنید. یا روی علامت سه نقطه در قسمت پایین صفحه کلیک کنید و گزینه Show Presenter View را انتخاب کنید.

توضیح گزینه‌های حالت Presenter View

1. Show taskbar: این گزینه برای نمایش دادن یا مخفی کردن نوار وظیفه ویندوز است.
2. Display setting: این گزینه زمانی که کامپیوتر به یک نمایشگر دیگر مثل تلوزیون یا ویدئو پروژکتور متصل باشد، فعال می‌شود.
   – Swap presenter view and slide show: این گزینه تصویر مانیتور شما و نمایشگر دیگر را با هم جابه جا می‌کند.
   – Duplicate slide show: این گزینه صفحه نمایش شما را هم در صفحه نمایش دوم نمایش می‌دهد.
3. End slide show: این گزینه به نماش اسلایدها پایان می‌دهد و به نمای نرمال پاورپوئیت برمی‌گردد.
4. در این قسمت یک تایمر از زمان شروع ارائه ما به شمارش در می‌آید که می‌توانیم زمان را نگه داریم یا پلی کنیم.
5. سه نقطه (…) گزینه‌های بیشتر را نمایش می‌دهد.
6. Black or unblack slide show: این گزینه صفحه نمایش را سیاه می‌کند و با کلیک دوباره از حالت سیاه خارج می‌کند.
7. Zoom into the slide: برای بزرگنمایی اسلاید استفاده می‌شود.
8. See all slide: با کلیک روی این گزینه می‌توانید تمام اسلایدها را با هم مشاهده کنید. البته شرکت‌کنندگان نمی‌توانند روی صفحه نمایش دوم محتویاتی که شما می بینید را مشاهده کنند.
9. Pen and laser pointer tools: این قسمت به شما ابزاری برای هایلایت کردن و نشان دادن نکات خاص روی اسلاید می‌دهد.
10. Next animation: در این قسمت می‌توانید اسلاید بعدی را ببینید.
11. Notes: در این قسمت یادداشت‌های سخنران را می‌بینید.
12. با این گزینه‌ها می‌توانید اندازه یادداشت خود را بزرگتر یا کوچکتر کنید.

خارج شدن از نمای یادداشت‌ها

برای اینکه از نمای یادداشت‌ها یا Presenter View خارج شوید، کافیست روی علامت سه نقطه که در قسمت پایین وجود دارد، کلیک کنید تا منوی آن باز شود. حالا گزینه Hide Presenter View را انتخاب کنید تا از این حالت خارج شود.

تبدیل یادداشت‌ها به کاتالوگ و جزوه در PowerPoint

۱گر از تب View گزینه‌ی notes page را انتخاب کنید، در این نما خود اسلاید در بالای صفحه و یادداشت‌ها در قسمت پایین و زیر تصویر اسلاید ظاهر می‌شود. این چیدمان و صفحه بندی، قابل تغییر است. شما می‌توانید از طریق notes master چیدمان همه‌ی یادداشت‌ها را تنظیم کنید. البته هر صفحه یادداشت می‌تواند خودش به صورت مستقل، نوشته یا تصویر و نمودار مربوط به خودش را داشته باشد.

برای ایجاد تغییراتی که چیدمان همه‌ی‌ یادداشت‌هایتان را تغییر دهد، از تب View گزینه‌ notes master را انتخاب کنید. حالا در این نما می‌توانید اندازه اسلاید را به هر اندازه‌ای که می‌خواهید تنظیم کنید و هر جایی که خواستید قرار دهید. سرصفحه(header)، پاصفحه(footer) و محل قرارگیری یادداشت‌ها را هم می‌توانید تغییر دهید. می‌توانید تصویر و شکل‌های گرافیکی اضافه کنید اما یادتان باشد چیزهایی که در نمای notes master اضافه می‌کنید روی notes page همه‌ی اسلایدها قرار می‌گیرد.

زمانی که notes master را تغییر دادید، به حالت notes page در تب view بروید. در این نما می‌توانید برای هر صفحه‌ی یادداشت، به صورت جداگانه تصویر، نمودار یا متنی را که می‌خواهید اضافه کنید. توجه کنید که این مطالب در اسلایدهای اصلی که به مخاطب نمایش می‌دهید دیده نمی‌شوند و فقط در قسمت یادداشت‌های سخنران که خودتان می‌بینید حضور دارند.

پرینت یادداشت‌های سخنران در پاورپوینت

بعد از تنظیم و صفحه‌بندی یادداشت‌هایی که نوشته‌اید، می‌توانید آنها را روی کاغذ چاپ کنید و به شرکت کنندگان بدهید. برای این کار از منوی File گزینه Print را انتخاب کنید.

در قسمت تنظیمات پرینت، گزینه Note Pages را انتخاب کنید. پیش فرض پاورپوینت، گزینه‌ی Full Page Slides است؛

حالا می‌توانید فایل ارئه را در نمای نوت note view پرینت بگیرید و به دیگران بدهید.

ارسال یاداداشت‌های سخنران به word

یک روش دیگر برای چاپ و ویرایش یادداشت‌های سخنران ارسال آن به نرم افزار ورد است. برای اینکار مراحل زیر را انجام دهید:

1. از منوی فایل گزینه Export را انتخاب کنید.
2. روی گزینه Create Handouts کلیک کنید.
3. حالا در سمت راست، روی Create Handouts کلیک کنید.

پنجره‌ای باز می‌شود که می‌توانید در آن نحوه چیدمان یادداشت‌ها را تعیین کنید.

بعد از انتخاب چیدمان مورد نظرتان روی OK کلیک کنید تا اسلایدها و یادداشت‌ها در وارد نرم‌افزار ورد شوند.

حذف یادداشت‌های سخنران

شما می‌توانید قبل از به اشتراک گذاری ارئه خود با دیگران، تمام یادداشت‌هایتان را با استفاده از ویژگی بازرسی سند Inspect Document حذف کنید.

1. از منوی File روی گزینه Info کلیک کنید.
2. روی Check for issues کلیک کنید.
3. روی گزینه بازرسی سند Inspect Document کلیک کنید تا یک پنجره باز شود.

در این پنجره دقت کنید که Presentation Notes فعال باشد؛ حالا روی Inspect کلیک کنید.

در پنجره بعدی در قسمت Presentation Notes روی Remove All کلیک کنید تا همه یاداداشت‌ها حذف شود.

جمع بندی

در این آموزش یاد گرفتید که با کمک گرفتن از یادداشت‌های سخنران، می‌توانید یک ارائه مسلط‌تر داشته باشد و نکات کلیدی را هم فرموش نکنید.

در نوشتن یادداشت‌ها دقت کنید که به اندازه کافی خوانا باشد تا برای خواندن آنها مشکلی نداشته باشید. توصیه می‌کنم که از نوشتن متن‌های طولانی چه در خود اسلایدها و چه در بخش یادداشت‌ها خودداری کنید و فقط کلمات کلیدی یا اعداد و ارقام مهم را بنویسید.