اگر قصد دارید تعدادی نامه برای مشتریان خود ارسال کنید و می‌خواهید آدرس فرستنده و گیرنده را روی پاكت نامه (Envelope) چاپ كنید، این آموزش را مطالعه کنید. یا شاید بخواهید برچسبی (Label) طراحی کنید و آن را به تعداد زیاد روی صفحات چاپ کنید. برای این کار هم نیازی به نوشتن متن و copy و paste کردن و تنظیم دقیق فاصله‌ها و اندازه‌ها نیست. یکی از آسان‌ترین و کم‌هزینه‌ترین روش‌ها برای طراحی پاکت‌ نامه‌ و برچسب‌ استفاده از نرم‌افزار Word است. در این آموزش می‌خواهیم طراحی و چاپ پاکت نامه و برچسب را در نرم‌افزار Word آموزش دهیم.

احتمالا شما نامه‌هایی دیده‌اید که آدرس فرستنده و گیرنده در آن به صورت اختصاصی و با لوگوی شرکت چاپ شده‌اند. این کار علاوه بر بالا بردن اعتبار شرکت، جنبه تبلیغاتی دارد و یکی از ابزارهای معرفی برند شرکت‌ به دیگران است. پس بهتر است برای طراحی آن وقت بگذارید و یک پاکت نامه حرفه‌ای بسازید. وقتی خودتان پاکت نامه را طراحی و چاپ کنید، در هزینه‌های شما هم صرفه جویی می‌شود. از طرفی این کار باعث افزایش سرعت آماده‌سازی و همچنین خوانایی پاکت‌ نامه می‌شود.

در درس قبل، ادغام پستی و سربرگ Mailing را به صورت کامل آموزش دادیم؛ برای ایجاد پاکت نامه و برچسب هم به سراغ همین سربرگ می‌رویم.

طراحی پاکت نامه (Envelope) در Word

در این مثال می‌خواهیم ۲۰ پاکت نامه با گیرنده‌های مختلف آماده کنیم. آدرس گیرنده و فرستنده هم روی پاکت چاپ شوند. ابتدا پاکت‌های نامه را در پرینتر قرار می‌دهیم؛ حالا آدرس‌های گیرنده و فرستنده را طبق مراحل زیر از طریق نرم‌افزار ورد وارد می‌کنیم.

به سربرگ Mailing بروید و روی Envelopes کلیک کنید.

1. پنجره‌ Envelopes and labels باز می‌شود که دارای دو سربرگ است. روی سربرگ Envelopes کلیک کنید.
2. در این سربرگ دو کادر دیده می‌شود. در کادر اول که Delivery address نام دارد، آدرس گیرنده را تایپ کنید.
3. اگر یادتان باشد در آموزش ادغام پستی برای ورود اطلاعات گیرندگان از منبع داده استفاده کردید. در این جا هم با استفاده از آیکن دفترچه که در بالای کادر Delivery address قرار دارد، می‌توانید آدرس گیرنده را از دفترچه آدرس Outlook انتخاب کنید. با کلیک روی این آیکن کادر محاوره‌ای باز می‌شود، می‌توانید از لیستی که قبلا در Outlook ذخیره کرده‌اید استفاده کنید.
4. در کادر پایین که Return Address نام دارد، آدرس فرستنده را تایپ کنید.
5. در این جا هم می توانید روی آیکن کلیک کنید و آدرس را از دفترچه Outlook انتخاب کنید.
6. اگر نمی‌خواهید پاکت نامه شما حاوی آدرس فرستنده باشد، گزینه Omit را تیک بزنید.
7. با استفاده از دکمه‌ Add document  می‌توانید پاکت نامه را به سند فعلی اضافه کنید و پیش‌نمایشی از پاکت نامه خود را در Word ‌ببینید.
8. با کلیک روی دکمه Print می‌توانید پاکت نامه خود را چاپ کنید.

با کلیک روی هر کدام از قسمت‌های Preview و Feed و یا دکمه‌ی Options که در تصویر بالا هایلایت زرد شده، پنجره‌ی Envelop options باز می‌شود که دارای دو سربرگ است:

• Envelope options
• Printing options

با استفاده از گزینه‌های موجود در این دو سربرگ می‌توانید تنظیمات مورد نظر را روی پاکت نامه خود اعمال کنید.

سربرگ Envelope options

1. روی سربرگ Envelope options کلیک کنید.
2. در سربرگ Envelopes options از قسمت Envelop size می‌توانید سایز پاکت نامه را تغییر دهید.
3. با استفاده از دکمه‌های Font، فونت آدرس گیرنده و فرستنده را تغییر دهید.
4. با استفاده از لیست‌های کشویی From left و From top حاشیه‌های مربوط به کادر آدرس گیرنده و فرستنده را تغییر دهید.

نکته: بهتر است همان ابتدا واحد اندازه‌گیری را از اینچ به میلیمتر تغییر دهید برای اینکار مسیر زیر را طی کنید:

File>Options> Advanced>Display>show measurements in unites of>millimeters                 

سربرگ Printing options

1. با استفاده از قسمت Feed method می‌توانید طرز قرارگیری پاکت نامه را در سینی پرینتر تنظیم کنید.
2. با استفاده از Face up و Face down نحوه‌ی باز شدن پاکت نامه را انتخاب کنید.
3. با استفاده از Feed from می‌توانید نحوه‌ی قرارگیری پاکت نامه را در سینی پرینتر تعیین کنید.

خب حالا بعد از انجام تنظیمات مورد نظرتان رو Ok کلیک کنید تا به پنجره‌ Envelopes and labels برگردید. در این پنجره دکمه‌ی Add to Document را بزنید تا یک صفحه برای پاکت نامه باز شود.

تبریک! پاکت شما آماده است. حالا می‌توانید از پاکت خود پرینت بگیرید.

اگر شما پاکت نامه‌های طراحی شده با لوگوی خودتان را در پرینتر قرار دهید، می‌توانید در چاپ مثل ما پاکت نامه را همراه با لوگو داشته باشید.

چاپ پاکت نامه در Word

برای چاپ پاکت نامه از پرینترهای لیزری مخصوص استفاده کنید و یکسری دستورالعمل‌ها را مد نظر داشته باشید:

• پاکت نامه‌های گیره‌دار، دکمه‌دار، چسب‌دار و… استفاده نکنید.
• پاکت نامه‌هایی که مچاله شده و به طور کلی آسیب دیده‌ را استفاده نکنید.
• اگر از پاکت‌های چسب‌دار استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که برای استفاده در پرینتر‌های لیزری مورد تایید باشند.
• از پاکت‌های درزدار استفاده کنید.
• تعداد کمی پاکت در سینی پرینتر قرار دهید.

طراحی برچسب (Labels) در Word

یکی دیگر از ابزارهای معرفی برند و لوگوی شرکت‌ها برچسب (Label) است. برچسب‌‌ها، برگه‌های ظریفی هستند که روی کالاها می‌چسبند و معمولا حاوی مشخصات یک کالا یا مکان و… هستند. یکی از کاربردهای مهم برچسب‌ها چاپ بارکد روی آنها برای کنترل ورود و خروج کالا از فروشگاه‌ها و… است.

در ادامه قصد داریم یک برچسب یا لیبل ساده آماده کنیم. شما هم دست به کار شوید و همین حالا یک برچسب بسازید. برای ایجاد برچسب مراحل زیر را انجام دهید:

ابتدا در نرم‌افزار ورد یک صفحه خالی ایجاد کنید. حالا به سربرگ Mailing بروید و روی Labels کلیک کنید.

1. پنجره‌ Envelopes and labels باز می‌شود؛ حالا وارد سربرگ Labels شوید.
2. اطلاعاتی که می‌خواهید روی برچسب وارد کنید را در کادر Address تایپ کنید.
3. اگر می‌خواهید آدرس در لیبل درج شود، می توانید آدرس‌های موردنظر را از دفترچه آدرس Outlook انتخاب کنید.
4. در صورتی که قبلا در این قسمت متنی نوشته‌اید می‌توانید با تیک دار کردن گزینه Use return address اطلاعات خود را در کادر وارد کنید.
5. در قسمت Print دو گزینه دارید. با انتخاب گزینه Full page of the same label‌ می‌توانید تعیین کنید که برچسب شما به صورت تمام صفحه چاپ شود. با انتخاب گزینه Single label در قسمت Print می‌توانید فقط یک برچسب در محیط کاری ورد چاپ کنید.
6. با کلیک روی دکمه New document صفحه جدیدی از ورد همراه با تقسیم بندی باز می‌شود. همچنین دو سربرگ Design و Layout ظاهر می‌شوند که ابزارهای مختلفی را در اختیارتان قرار می‌دهند.
7. با کلیک روی دکمه Print می‌توانید از برچسب‌های آماده شده پرینت بگیرید.
8. با کلیک روی Options پنجره Label options باز می‌شود و می‌توانید تنظیمات بیشتری انجام دهید. در ادامه مطلب پنجره‌ی Options را توضیح می‌دهیم.

پنجره Label options

1. با استفاده از قسمت Printer information می‌توانید نوع چاپگر و نوع چاپ برچسب را تعیین کنید.
2. در قسمت Label information از لیست کشویی Label vendors یکی از انواع طرح‌های موجود برچسب‌ها را انتخاب کنید.
3. با استفاده از قسمت Product number می‌توانید جهت چاپ لیبل در صفحه و اینکه چه مقدار از فضای صفحه را بگیرد و اندازه صفحه را انتخاب کنید. مثلا اگر می‌خواهید مثلا ۳۰ برچسب را در یک صفحه چاپ کنید، گزینه ۳۰ Per Page را انتخاب کنید.
4. در قسمت Label information می‌توانید جزئیاتی از برچسب انتخاب شده را مشاهده کنید.
5. با استفاده از قسمت Details می توانید جزئیات بیشتری از ‌اندازه‌های برچسب را ببینید.
6. در صورت مورد تایید نبودن برچسب، با استفاده از گزینه New label اندازه‌های دلخواه برچسب را وارد کنید.
7. با استفاده از قسمت Delete می‌توانید برچسب را حذف کنید.

در این مثال ما گزینه ۳۰ Per Page را انتخاب کردیم. بعد از زدن دکمه‌ی Ok به پنجره‌ Envelopes and labels برمی‌گردیم. در این پنجره دکمه‌ی New document را کلیک می‌کنیم تا صفحه جدیدی از ورد همراه با تقسیم بندی باز شود. خب حالا شما ۳۰ عدد برچسب را داخل یک جدول به صورت مرتب و آماده‌ی چاپ می‌بینید. می‌توانید با Ctrl+A همه را انتخاب کنید و رنگ و فونت آنها را تغییر دهید و در نهایت دستور پرینت را اجرا کنید.

جمع بندی

در این آموزش یاد گرفتید چطور پاکت نامه و برچسب طراحی و چاپ کنید. همچین متوجه شدید که لیست مخاطبین Outlook چقدر می‌تواند در نرم‌افزارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد. پاکت نامه و برچسب دو ابزار مهم در معرفی شرکت شما به دیگران هستند که به راحتی و کم‌ترین هزینه می‌توانید در Word طراحی کنید.