یکی از قابلیت‌های پاورپوینت این است که می‌توانید اسلایدهایتان را به شکل جزوه پرینت بگیرید و قبل از شروع ارائه به شرکت‌کنندگان بدهید. با این کار هم بهتر متوجه مطالب شما می‌شوند و هم می‌توانند یادداشت‌های خودشان را در کنار اسلایدها اضافه کنند. به این ویژگی پاورپوینت که در واقع یک چیدمان بهینه برای چاپ جزوه است، handout گفته می‌شود. با کمک Handout master در پاورپوینت می‌توانید طرح و چیدمان اسلایدها در صفحه و محل قرارگیری تاریخ، هدر و فوتر و… را تعیین کنید.

در ادامه روش چاپ اسلایدها به صورت جزوه و کاتالوگ و تنظیمات Handout Master را در پاورپوینت توضیح می‌دهیم.

تنظیمات چاپ در پاورپوینت

قبل از شروع آموزش باید چند نکته را در مورد تنظیمات چاپ اسلایدها توضیح دهیم. زمانی که از سربرگ File گزینه‌ Print را انتخاب می‌کنید، در قسمت Settings چهار قالب اصلی برای چاپ وجود دارد:

1. Full Page Slides: این گزینه حالت استاندارد و پیش فرض در PowerPoint است. در این حالت هر اسلاید در یک صفحه کامل چاپ می‌شود.
2. Notes Pages: این قالب هر یک از اسلایدها را همراه با یادداشت‌های سخنران (Speaker Notes) چاپ می‌کند.
3. Outline: این قالب طرح کلی اسلاید ها را با عناوین چاپ می‌کند که برای سازماندهی اسلایدها در صفحات مناسب است.
4. Handouts: با کمک این قالب می‌توانید چند اسلاید را در یک صفحه چاپ کنید. در این حالت فضایی برای یادداشت هم بین اسلایدها وجود دارد. با این روش از کاغذ و جوهر کمتری هم استفاده می‌شود. این حالت شامل ۹ چیدمان پیش فرض است.

در تصویر زیر پیش نمایشی از سه حالت اول را برای شما آماده کردم که می‌توانید ببینید.

اما اگر از قالب‌های Handout استفاده کنید، نتیجه مشابه تصویر زیر خواهد بود. در این تصویر از چیدمان سه اسلایدی استفاده شده است.

اما شاید شما بخواهید لوگوی خود را هم بالای جزوه قرار دهید؛ یا اینکه پس زمینه صفحات را تغییر دهید. یا مثلا تاریخ و هدر و فوتری که مدنظرتان است در همه صفحات جزوه باشد. برای این کار باید به نمای Handout Master بروید و تنظیمات و چیدمان دلخواه خودتان را به صفحات اعمال کنید.

نمای Handout master در پاورپوینت

برای تنظیمات Handout Master به سربرگ View بروید. در گروه Master view، سه نوع مستر  وجود دارد:

1. Slide master: برای تنظیمات اسلایدها استفاده می‌شود که در آموزش اسلاید مستر آن را کامل توضیح دادیم.
2. Handout master: برای تنظیم اسلایدهای صفحه برای چاپ استفاده می‌شود. موضوع آموزش ما هم همین نما است که در ادامه آن را توضیح می‌دهیم
3. Note master: برای تنظیمات یادداشت­‌های اسلاید استفاده می‌شود. در درس یادداشت‌های سخنران کامل توضیح دادیم.

وقتی روی Handout Master کلیک می‌کنید، یک سربرگ به نام Handout Master قبل از سربرگ Home باز می‌شود؛ یعنی شما در نمای Handout هستید. در این نما می‌توانید چیدمان چاپ اسلایدها را تعیین کنید. همچنین لوگو، هدر و فوتر یا هر چیزی که می‌خواهید را اضافه کنید.

تنظیم نمای Handout master در پاورپوینت

اولین گزینه در این سربرگ یعنی Handout orientation برای تنظیم جهت صفحه است. می‌توانید صفحات را به صورت افقی یا عمودی تنظیم کنید.

از قسمت Slide size می‌­توانید اندازه­‌ی اسلایدها را تغییر دهید.

از قسمت Slide per page می­‌توانید جانمایی (چیدمان) اسلایدها درون یک صفحه را تعیین کنید. مثلا به صورت دوتایی و سه تایی و…

می‌­توانید کادرهای مربوط به هدر و فوتر و شماره صفحه و تاریخ را در صفحه قرار دهید؛ یا آن­ها را از صفحه حذف کنید.

نکته: برای نوشتن متن هدر و فوتر باید از سربرگ Insert گزینه Header & Footerرا انتخاب کنید. سپس در پنچره باز شده به سربرگ Notes and Handouts بروید.

برای تنظیمات پس‌زمینه اسلایدها می‌توانید از گروه Background استفاده کنید. تنظیمات این گروه مشابه تنظیمات سربرگ Design است که در آموزش‌های قبلی آن را کامل توضح دادیم. همچنین اگر می‌خواهید عکس یا لوگوی خودتان را در جزوه قرار دهید، می توانید از سربرگ Insert آن را به صفحه اضافه کنید. برای خارج شدن از نمای Handout Master گزینه Close Master View را کلیک کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش یاد گرفتید که چطور چیدمان مناسب برای چاپ را انتخاب کنید. همچنین با نمای Handout Master در پاورپوینت برای تنظیم چیدمان چاپ اسلایدها به صورت جزوه آشنا شدید. بعد از تنظیم چیدمان اسلایدها می‌توانید آنها را چاپ کنید یا اینکه خروجی PDF بگیرید و بعد از ارائه برای شرکت‌کنندگان در سمینار ایمیل کنید.