برای بررسی صحیح پروژه می‌توانید از تحلیل‌های ارزش کسب شده (Earned Value) استفاده کنید. Earned Value یا به اختصار (EV) ابزاری برای کنترل پیشرفت پروژه شماست. تحلیل‌های Earned Value به شما کمک می‌کند تا کارایی پروژه را با روش پیشرفته‌تری مورد بررسی قرار دهید. مزیت این تحلیل‌ها در پیش‌بینی عملکرد آینده پروژه است. برای آشنایی بیشتر با تحلیل‌های Earned Value در ادامه با شاخص‌های ارزش کسب شده به کمک نرم‌افزار MSP آشنا می‌شوید.

شاخص‌های کلیدی ارزش کسب شده (EV)

• بودجه کار برنامه‌ریزی شده (BCWS) یا Budgeted Cost OF Work Scheduled
• بودجه کار انجام شده (BCWP) یا Budgeted Cost Of Work Performed
• هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) یا Actual Cost Of Work Performed

۱- بودجه کار برنامه‌ریزی شده (BCWS)

یکی از سوالات مهم مدیران پروژه پیش‌بینی میزان بودجه برای انجام کار است. برای درک بهتر BCWS به مثال زیر توجه کنید.

فرض کنید ۳ فعالیت به نام‌های A و B و C داریم که فعالیت A چهار هفته، فعالیت B سه هفته و فعالیت C دو هفته زمان دارند.

طبق جدول بالا میزان تکمیل فعالیت‌ها از هفته اول تا هفته پنجم به شرح زیر است:

• هفته اول، یک چهارم فعالیت A
• هفته دوم، یک چهارم فعالیت A
• هفته سوم، یک چهارم فعالیت A و یک سوم فعالیت B
• هفته چهارم، یک چهارم فعالیت A و یک سوم فعالیت B و یک دوم فعالیت C
• هفته پنجم یک سوم فعالیت B و یک دوم فعالیت C

حالا باید ببینیم طبق اطلاعات جدول بالا مقدار BCWS فعالیت‌های A، B و C چقدر است. با استفاده از فرمول زیر BCWS را برای هر هفته حساب می‌کنیم.

BCWS=پیش‌بینی مقدار کار * پیش‌بینی بودجه (درآمد) حاصل از کار

رسم S-Curve مربوط به BCWS

با توجه به محاسبه BCWS می‌توانیم نمودار پیش‌بینی بودجه پروژه‌ای برای مقاطع مختلف زمانی را رسم کنیم. نمودار S-Curve برای پیش‌بینی مثال ما به شکل زیر خواهد بود. (این نمودار در نرم‌افزار اکسل رسم شده است؛ بهتر است آموزش رسم نمودار پیشرفت پروژه را مطالعه کنید)

۲- بودجه کار انجام شده (BCWP)

بودجه کار انجام شده در واقع بودجه‌ای است که ما در صورت انجام یک کار و بر مبنای رقم پیش‌بینی برای انجام فعالیت به دست می‌آوریم. BCWP طبق فرمول زیر به دست می‌آید:

BCWP=هزینه مبنای فعالیت*درصد تکمیل فعالیت

۳- هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP)

هزینه واقعی کار انجام شده مقدار پولی است که ما تا لحظه بررسی پروژه صرف انجام فعالیت‌های پروژه کرده‌ایم. هزینه‌های پروژه شامل تمامی هزینه‌های انجام شده در پروژه است. معمولا در پروژه‌ها، هزینه‌ها به دو دسته هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شوند. هزینه‌های مستقیم صرف اجرا فعالیت‌ها به طور مستقیم می‌شوند؛ هزینه‌های غیر مستقیم صرف هزینه‌های پشتیبانی و غیر مستقیم فعالیت می‌شوند.

هزینه‌های مستقیم فعالیت‌ها

در اجرای یک فعالیت، هزینه‌هایی را که باعث تامین مواد، نیروی انسانی و ماشین‌ آلات که مستقیما در اجرای فعالیت به کار گرفته می‌شوند، هزینه‌های مستقیم می‌گویند.

هزینه‌های غیر مستقیم

در اجرای یک پروژه علاوه بر هزینه‌هایی که به طور مستقیم برای اجرای فعالیت‌ها صرف می‌شود، امور دیگری نیز برای اجرای پروژه لازم است که انجام آنها با صرف هزینه همراه خواهد بود. مثل حقوق دریافتی کارکنان، هزینه ایاب و ذهاب.

برای به دست آوردن ACWP (هزینه واقعی پروژه) بهتر است از حسابدار کمک بگیریم. چون از تمام حساب‌های مربوط به پروژه آگاه است.

بعد از آنکه مقادیر BCWS، BCWP و ACWP را به دست آوردید می‌توانید نمودار S-Curve ارزش حاصله را رسم کنید. این نمودار مقدار بودجه پیش‌بینی شده با بودجه محقق شده و هزینه واقعی مصرف شده را مقایسه می‌کند. این نمودار می‌تواند سلامت پروژه شما را از لحاظ هزینه‌های صرف شده در پروژه بررسی کند.

مقادیر BCWS، BCWP و ACWP فعالیت‌های A، B و C به شرح جدول زیر است.

نمودار مربوط به این قسمت را هم در اکسل رسم کردم.

نکته: برای پروژه‌های بزرگ محاسبه این شاخص‌ها بسیار خسته‌کننده است؛ پس بهتر است از نرم‌افزار MSP که تمامی این موارد را محاسبه می‌کند، کمک بگیریم.

نمایش شاخص‌های Earned Value در MSP

برای نمایش شاخص‌های Earned Value در MSP  ابتدا به نمای Gantt Chart بروید. سپس از سربرگ View روی Tables کلیک کنید و گزینه More Tables را انتخاب کنید.

از فهرست Tables گزینه Earned Value Schedule Indicators را انتخاب کنید. سپس روی Apply کلیک کنید.

بعد از این کار چندین فیلد جدید در نمای Gantt Chart می‌بینید. که مقادیر هر کدام از فیلدها برای هر فعالیت توسط خود نرم‌افزار محاسبه می‌شود. این فیلدها عبارتند از:

• فیلد BCWS
• فیلد BCWP
• فیلد SV
• فیلد SV%
• فیلد SPI

Schedule Variance) SV): واریانس زمان‌بندی است که از فرمول زیر به دست می‌آید.

SV=BCWP-BCWS

%Schedule Variance %) SV): نسبت واریانس زمان‌بندی به بهای BCWS را نشان می‌دهد که به شکل درصد نمایش داده می‌شود. علامت منفی نشان‌دهنده درصد عقب‌ماندگی از برنامه مبنا (BCWS) را نشان می‌دهد.

SV% = (BCWP-BCWS)/BCWS*100

Schedule Performance Indicator) SPI): ضریب عملکرد زمان‌بندی است که از فرمول زیر به دست می‌آید.

SPI= BCWP-BCWS

بهترین روش مقایسه ارزش حاصله عملکرد زمان‌بندی استفاده از ضریب عملکرد زمان‌بندی (SPI) است.

نمایش شاخص‌های دیگر Earned Value در MSP

برای نمایش شاخص‌های دیگر Earned Value در MSP از فهرست Tables گزینه Earned Value Cost Indicators را انتخاب کنید و سپس روی Apply کلیک کنید.

فیلدهایی که اضافه می‌شود عبارتند از:

• فیلد CV
• فیلد CV%
• فیلد CPI
• فیلد BAC
• فیلد EAC
• فیلد VAC
• فیلد TCPI

Cost Variance) CV): واریانس هزینه است که از فرمول زیر به دست می‌آید.

CV=BCWP-ACWP 

%Cost Variance %) CV): نسبت واریانس هزینه به BCWP است که به صورت درصد نمایش داده می‌شود. میزان CV% میزان نزدیک بودن هزینه واقعی پروژه به بودجه دریافت شده برای پروژه را نشان می‌دهد که از فرمول زیر به دست می‌آید:

CV% = (BCWP-ACWP)/BCWP*100

Cost Performance Index) CPI): ضریب عملکرد هزینه است. استفاده از CPI بهترین و راحت‌ترین روش برای نشان دادن سوددهی و یا ضرردهی پروژه است که از فرمول زیر به دست می‌آید:

CPI= BCWP/ACWP

Budget at Completion) BAC): مقدار بودجه جهت تکمیل فعالیت را نشان می‌دهد. مقدار این ستون با مقدار ستون Baseline Cost برابر است. 

Estimate at Completion) EAC): مقدار هزینه لازم جهت تکمیل فعالیت یا پروژه را پیش‌بینی می‌کند. EAC بر مبنای عملکردی که تاکنون وجود داشته است و بر اساس تاریخ مورد بررسی (تاریخ وضعیت) پروژه، هزینه باقی‌مانده برای انجام پروژه و فعالیت‌ها را پیش‌بینی می‌کند.

EAC=ACWP+(BAC-BCWP)/CPI

Variance at Completion) VAC ): واریانس خاتمه است و تفاوت بین BAC و EAC را نشان می‌دهد. در واقع VAC پیش‌بینی واریانس هزینه برای تکمیل فعالیت‌ها یا پروژه است.

VAC= BAC-EAC

To Complete Performance Index) TCPI ): ضریب عملکرد پایانی پروژه است. این ضریب نشان می‌دهد نسبت کار باقی‌مانده به پیش‌بینی هزینه باقی‌مانده پروژه چه میزان است.

TCPI= [(BAC-BCWP)/(BAC-ACWP)]

اگر TCPI=1 پیش‌بینی هزینه باقی‌مانده پروژه جهت دریافت یکسان است.

تغییر خط مبنای محاسبات Earned Value

محاسبات مربوط به Earned Value که گفته شد مربوط به پیش‌فرض‌های MSP است شما می توانید این پیش‌فرض‌ها را تغییر دهید. مثلا به جای استفاده از درصد پیشرفت‌های پیش‌فرض در MSP می‌توانید به MSP بگویید از درصد پیشرفت‌هایی که شما وارد می‌کنید برای محاسبات Earned Value استفاده کنید.

شما می‌توانید به جای استفاده از مقادیر ذخیره شده در برنامه مبنای اولیه (Baseline) از مقادیر Baseline1 تا Baseline10 برای محاسبات ارزش کسب شده استفاده کنید.

 برای این کار از سربرگ File روی Options کلیک کنید. در قسمت Advanced و در قسمت Earned Value روش محاسبه و گزینه‌های مربوط به مبنای محاسبات را انتخاب کنید.

برای تغییر روش محاسبه Earned Value  از سربرگ Task روی Information کلیک کنید. پنجره Summary task information باز می‌شود. سربرگ Advanced را انتخاب کنید و سپس در کادر Earned Value Method روش دلخواه را انتخاب کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش مفهوم Earned Value و شاخص‌های مربوط به آن را بیان کردیم. همچنین محاسبه شاخص‌های آن را به صورت دستی انجام دادیم و به‌کارگیری تکنیک Earned Value در MSP را شرح دادیم. مزیت این تکنیک این است که سه معیار زمان، هزینه و عملکرد پروژه را به طور یکپارچه در نظر گرفته و پیشرفت فعالیت‌ها را با توجه به هر سه معیار می‌سنجد.

اگر به موضوع مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنم ویدئوی زیر رو هم ببینید. توی این ویدئو نحوه مدیریت کارها با ترلو (Trello) رو آموزش دادم. ترلو یک ابزار ساده و کارآمد برای مدیریت کارها و پروژه‌ها به صورت شخصی و تیمی است. ما در تیم پویان همه برنامه‌هامون رو با ترلو مدیریت می‌کنیم. 

مشاهده ویدئو در کانال یوتیوب

 

مشاهده ویدئو در کانال یوتیوب