Access نرم‌افزاری است که به کمک ‌آن می‌توانید بانک اطلاعاتی (پایگاه داده) ایجاد کنید. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات خود را در مجموعه‌ای از جدول‌ها ذخیره کنید. با کمک اکسس می‌توانید مقادیر زیادی از داده‌ها را به طور موثر مدیریت کرده و به اشتراک بگذارید. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد داده‌ها را از طریق فرم و گزارش‌های حرفه‌ای نمایش دهید و برای هر کاری از پروژه‌های کوچک گرفته تا مشاغل بزرگ مناسب است. اکسس یکی از نرم‌افزارهای مجموعه مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) است که همراه با ورد، اکسل، پاورپوینت و وان‌نوت روی سیستم شما نصب می‌شود. 

قبل از شروع به کار با نرم افزار اکسس بهتر است با بعضی مفاهیم آشنا شوید:

پایگاه داده: مجموعه‌ای سازمان‌دهی شده از داده‌های مرتبط به هم در مورد یک یا چند موضوع را پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی گویند.

بانک اطلاعاتی رابطه‌ای: یکی از انواع بانک اطلاعاتی، بانک اطلاعاتی رابطه‌ای است. در بانک اطلاعاتی رابطه‌ای، اطلاعات به دسته‌های مختلفی از داده‌های مرتبط به هم تقسیم می‌شوند که هر کدام در جدول جداگانه‌ای در فایل ذخیره می‌شوند. جداول اشیای مهمی در قلب بانک اطلاعاتی رابطه‌ای هستند و اطلاعات در آنها ذخیره و بازیابی می‌شوند. وقتی داده‌ها در جدول‌های گوناگونی ذخیره می‌شوند، می‌توانید آنها را به راحتی تغییر دهید، اضافه، حذف یا مشاهده کنید، آنها را جست‌وجو کنید و یا به صورت خاصی چاپ کنید. نرم‌افزار اکسس از بانک اطلاعاتی رابطه‌ای استفاده می‌کند.

اجزای پایگاه داده Access

• جدول‌ (Table)
• پرس و جو (Query)
• فرم‌ (Form)
• گزارش‌(Report)
• ماکرو (Macro)
• ماژول‌ (Module)

Table: جداول ستون فقرات و مخزن ذخیره داده‌های وارد شده به پایگاه داده است. داده‌های شما در تعدادی جدول نگه‌داری می‌شوند. داده‌های جداول می‌توانند به هم مرتبط ‌شوند. استفاده از روش پیوند داده‌های مرتبط بین جداول که یکی از ویژگی های اصلی بانک اطلاعاتی است نیاز به کپی کردن اطلاعات را کاهش می‌دهد. هنگام تنظیم جداول خود وقت بگذارید چون گزارش‌ها و فرم‌ها بر اساس جداول ایجاد می‌شوند.

Query: پرس و جو یا تقاضا، یکی از ابزارهای مهم بازیابی اطلاعات در بانک اطلاعاتی اکسس است که برای استخراج اطلاعات خاصی از بانک اطلاعاتی به کار می‌رود.

Forms: فرم‌ها، انعطاف‌پذیری بیشتری در ارائه داده فراهم می‌کنند و محبوب‌ترین روش برای مشاهده و مدیریت داده‌ها هستند.

Report: گزارش‌ها، به شما امکان می‌دهند، یک نسخه کاغذی مبتنی بر داده‌های خود را برای چاپ یا پیش نمایش در صفحه ایجاد کنید. یکی از ویژگی‌های منحصر به فرد ارائه گزارش‌ها، امکان داشتن چندین لایه گروه‌بندی هنگام ارائه داده است.

Macro: ماکرو، یک ویژگی برنامه نویسی برای خودکارسازی عملیات است. با استفاده از ماکروها می‌توان کارهای تکراری را بدون نوشتن دستورات پیچیده یا آموزش زبان برنامه‌نویسی انجام داد.

Module: ماژول‌ها برای برنامه نویسی پیشرفته هستند و از زبان برنامه‌نویسی (Microsoft Visual Basic for Applications (VBA رایج برای محصولات Office استفاده می‌کنند.

اصطلاحات مهم پایگاه داده

• داده: حقایق و ارقام یک موضوع خاص
• اطلاعات: نتایجی که از ترکیب داده‌ها به دست می‌آیند.
• فیلد: کوچکترین جز یک پایگاه داده فیلد نام دارد.
• رکورد: به مجموعه‌ای از فیلد‌های مرتبط به یک موضوع رکورد گویند.
• خصوصیات فیلد: به مجموعه‌ای از صفات فیلد نظیر نوع فیلد، طول فیلد و… گویند.
• نوع داده فیلد: نوع ساختار داده‌ای یک فیلد را نوع داده‌ای فیلد گویند.

قابلیت‌های یک نرم‌افزار پایگاه داده

1. ذخیره داده‌ها
2. گزارش‌گیری و جستجوی اطلاعات
3. تجزیه و تحلیل اطلاعات
4. مدیریت اطلاعات
5. اشتراک‌گذاری اطلاعات

قابلیت‌های نرم‌افزار Access

• ایجاد بانک‌های اطلاعاتی و طراحی جدول‌
• تنظیم قوانین و محدودیت‌‌ها برای داده‌هایی که می‌توانند وارد پایگاه داده شوند.
• قابلیت ایجاد فرم‌ها به کاربران غیر تکنیکی امکان وارد کردن داده‌ها، جستجوی بانک اطلاعاتی و انجام کارهای دیگر را می‌دهد.
• ایجاد گزارش‌ها باعث می‌شوند تا داده‌ها در یک قالب قابل خواندن بهتر ارائه شوند‌، مثلا از طریق ایمیل، ارسال شوند و یا آنها را چاپ کنید.
• ایجاد ماکروها باعث می‌شوند تا کارهای چند مرحله‌ای با کلیک یک دکمه انجام شود.
• تبادل داده‌ها از منابع خارجی (مانند صفحه گسترده اکسل ، پرونده‌های CSV ، و غیره)

مزایای استفاده از Access

برخی از مزایای استفاده از Access شامل موارد زیر است:

• روشی سریع و کارآمد را برای کاربران غیر فنی در ایجاد و نگهداری بانک اطلاعات فراهم می‌کند.
• دیگر نیازی به استخدام برنامه‌نویسان یا توسعه‌دهندگان پایگاه داده در هر زمان که می‌خواهید یک بانک اطلاعاتی جدید داشته باشید، نیست.
• نیازی به استخدام DBA برای مراقبت از سیستم دیتابیس نیست.
• یادگیری آسان مخصوصاً برای کاربرانی که به مجموعه محصولات Microsoft Office عادت دارند. (پنجره‌های ویزارد مراحل انجام یک کار خاص را راهنمایی می‌کنند و این موضوع می‌تواند برای کاربر، برای بار اول که ممکن است کمی احساس ترس کند ، بسیار ارزشمند باشد.)
• به گونه‌ای سریع و کارآمد امکان تهیه گزارش ،مدیریت و … را فراهم می‌کند.
• هزاران قالب رایگان برای ایجاد بانک اطلاعاتی در دسترس است. اگر به یک بانک اطلاعاتی پیشرفته نیاز دارید از ابتدا شروع نکنید به سادگی یک الگوی را بارگیری کرده و مطابق نیاز تغییر دهید.

انواع فیلد داده در Access

۱۱ نوع داده مختلف در پایگاه داده Access وجود دارد:

• Short text: برای ذخیره کردن متن یا ترکیب متن و عدد. اگر فیلدهایی دارید که فقط از اعداد تشکیل شده‌اند اما بر روی آنها محاسباتی صورت نمی‌گیرد، بهتر است این نوع را انتخاب کنید. اندازه پیش فرض آن ۵۰ کاراکتر است، ولی می‌توان آن را از ۱ تا۲۵۵ کاراکتر انتخاب کرد.
• Long text: ذخیره کردن متن‌های (از نظر طول فیلد محدودیتی ندارد.) اندازه فیلد می‌تواند از ۶۵۵۳۵ـ ۱  کاراکتر باشد.
• Number: اگر بخواهید بر روی فیلدهایی محاسبات انجام دهید باید آنها را از نوع Number تعریف کنید. داده‌های عددی که می‌توانند منفی یا مثبت باشند که محاسبات ریاضی بر روی آنها انجام شود.
• Date/Time: برای درج تاریخ و ساعت به کار می‌رود.
• Currency: برای ذخیره کردن مقادیر پولی این نوع فیلد را انتخاب کنید. دقت این نوع فیلدها تا ۱۵ رقم در سمت چپ نقطه اعشار و تا ۴ رقم در سمت راست نقطه اعشار است.
• Auto number: وقتی این فیلد را انتخاب کنید اکسس تضمین می‌کند که محتویات این فیلد در هر رکورد منحصر به فرد است و می‌تواند به عنوان کلید اولیه مورد استفاده قرار گیرد.
• Yes/No: برای ایجاد فیلدی به کار می‌رود که پاسخ آن به صورت مثبت یا منفی باشد. می‌توانیم از حالت‌های بله/خیر، درست/غلط، روشن/خاموش استفاده کنیم.
• OLE Object: برای قرار دادن تصویر در یک فیلد استفاده می‌شود.
• Hyperlink: وقتی می‌خواهید با کلیک روی مقدار فیلد به آدرس خاصی دیگری هدایت شود.
• Attachment: برای الحاق یک فایل به پایگاه داده استفاده می‌شود.
• Calculated: جهت انجام محاسبات فرمولی روی سایر فیلدها می‌توانیم از آن استفاده کنیم.
• Lookup Wizard: فیلدی را ایجاد می‌کند که محدود به لیستی از مقادیر معتبر است. وقتی این نوع داده را انتخاب می‌کنید، ویزارد در ایجاد این لیست به شما کمک می کند و آن را به جدول وصل می‌کند. می‌توانید مقادیر موردنظرتان را تایپ کنید و یا به ویزارد بگویید که مقادیر را از جدول دیگری بگیرد. از این پس، وقتی مقادیر را وارد جدول‌ها می‌کنید، هنگام وارد کردن این فیلد آن مقادیر ظاهر می‌شوند که از بین آنها می‌توانید انتخاب کنید.

جمع‌بندی

در این آموزش سعی کردیم شما را با اصول اولیه پایگاه داده و قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزار اکسس آشنا کنیم. در آموزش‌های بعدی کار با نرم‌افزار اکسس را شروع خواهیم کرد تا شما بتوانید به راحتی با این نرم‌افزار قدرتمند کار کنید.