در درس اول آموزش اکسس، مفاهیم و اصول اولیه پایگاه داده را توضیح دادیم. در این درس می‌خواهیم مراحل ایجاد یک پایگاه داده در نرم‌افزار اکسس را آموزش دهیم. وقتی نرم‌افزار اکسس را باز می‌کنید، یک صفحه‌ برای شما باز می‌شود. شما می‌توانید از الگوهای آماده نرم‌افزار اکسس برای ایجاد پایگاه داده استفاده کنید و یا انتخاب خودتان صفر تا صد یک پایگاه داده را طراحی کنید. برای ایجاد یک پایگاه داده در نرم‌افزار اکسس، روی Blank database کلیک کنید.

 پنجره ایجاد یک بانک جدید باز می‌شود. در کادر File name یک نام برای پایگاه داده وارد کنید و سپس روی Create کلیک کنید.

تصویر زیر، صفحۀ اول نرم‌افزار اکسس است. همانطور که قبلا گفتیم هر بانک اطلاعاتی حداقل یک جدول دارد. برای همین به صورت پیش‌فرض یک جدول در صفحۀ اصلی، برای ورود اطلاعات آماده است.

در سمت راست صفحه، قاب پیمایش (Navigation pane) قرار دارد که برای مشاهده اجزای بانک اطلاعاتی استفاده می‌شود. اگر روی فلش کوچک کنار پنل کلیک کنید، لیست کشویی باز می‌شود که می‌توانید حالت‌های مختلف پیمایش را ببینید.

نماهای نرم‌افزار Access

در نرم‌افزار اکسس برای هر کدام از اجزای پایگاه داده (جدول، پرس و جو، فرم، گزارش) نماهای مختلفی وجود دارد؛ اما دو نمای اصلی هر یک از آنها نمای طراحی و نمای داده است. در نمای طراحی (Design View) ما همیشه با فیلدها سر و کار داریم و در نمای داده با رکوردها.

نماهای جدول

• Data sheet view: نمایی است که برای مشاهده رکوردها (داده‌ها‌ی) جدول استفاده می‌شود. در این نما داده‌های جدول در قالب ستون‌ها (فیلد‌ها) و سطرها (رکوردها) به صورت یک صفحه گسترده نمایش داده می‌شود. این نما برای مشاهده و ویرایش داده‌های جدول بسیار کاربرد دارد.
• Design view: از نمای Design view یا طراحی برای تعریف فیلد‌های جدول و مشخصات هر یک از آنها استفاده می‌کنیم.

وقتی نرم‌افزار Access را باز می‌کنیم، جدول در حالت پیش‌فرض در نمای Data sheet قرار دارد. برای تغییر نما، چند روش وجود دارد:

روش اول: به سربرگ Home بروید و  از لیست کشویی View روی نمای موردنظر کلیک کنید. این گزینه در سربرگ وابسته Fields هم قرار دارد و از آنجا هم می‌توانید نمای موردنظر را انتخاب کنید.

روش دوم: روی جدول کلیک راست کنید و نما را تغییر دهید.

روش سوم: از نوار وضعیت (سمت راست نوار پایین نرم‌افزار) نمای موردنظر را انتخاب کنید.

طراحی یک جدول در اکسس

جدول‌ها در بانک‌های اطلاعاتی به منظور دسته‌بندی اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد، به طوری‌ که اطلاعات مرتبط در یک جدول قرار دارند. هر جدول از تعدادی ردیف (رکورد) و ستون (فیلد) تشکیل شده است. برای ورود اطلاعات از نمای Data sheet view استفاده می‌کنیم و همانطور که گفتیم در حالت پیش فرض یک جدول در اکسس برای ما آماده است. برای ایجاد جدول‌‌های دیگر روی سربرگ Create کلیک کنید و سپس از گروه Tables روی Table کلیک کنید.

ولی ابتدا به نمای Design view می‌رویم تا فیلدهای جدول را تعریف و مشخصات آنها را تعیین کنیم (می‌توانستیم همان اول موقع ایجاد جدول از سربرگ Create گزینه Table Design را انتخاب کنیم.) وقتی نمای Design view را انتخاب کنید، پنجرهٔ Save as باز می‌شود. در کادر Table name نام جدول را تایپ کنید و روی Ok کلیک کنید.

حالا به نمای Design view وارد می‌شوید. من‌می‌خواهم در این جدول فیلدهای مشخصات کارکنان را تعریف کنم. این فیلدها به شرح زیر هستند:

• نام و نام خانوادگی
• تحصیلات
• حقوق
• شماره تماس
• آدرس
• سن

تعریف کلید اصلی در جدول

اگر دقت کنید، می‌بینید در حالت پیش‌ فرض در سمت چپ فیلد اول یک کلید قرار دارد. کلید اصلی فیلدی است که مقدار آن منحصر به فرد بوده و مشخص کنندهٔ یک رکورد جدول است. کلید اصلی نباید خالی یا تکراری باشد. هر جدول می‌تواند فقط یک کلید اصلی داشته باشد. اکسس به صورت خودکار در هنگام ایجاد جدول، یک فیلد کلید اصلی ایجاد می‌کند. در واقع کلید اصلی ۲ عملکرد مهم انجام می‌دهد:

1. فیلدی است برای ارتباط داده‌ها در یک جدول به جدول‌های دیگر
2. فیلدی است که از ورود داده‌های تکراری جلوگیری می‌کند.

من در این جدول قصد دارم کد پرسنلی را کلید اصلی قرار دهم، زیرا هیچ دو کارمندی کد پرسنلی یکسان ندارند. اگر نمی‌خواهید این فیلد کلید اصلی باشد، روی حاشیه سمت چپ کلیک راست کنید و Primary key را بزنید. برای ایجاد فیلد جدید در این نما روی حاشیه سمت چپ، راست کلیک کنید و روی Insert rows کلیک کنید. برای حذف فیلد روی حاشیه سمت چپ، راست کلیک کنید و روی Delete rows کلیک کنید.

در نمای Design view در سمت راست ستون Field name یک ستون به نام Data type قرار دارد. در این ستون می‌توانید نوع داده هر یک از فیلدها را مشخص کنید. اگر در فیلد Data type کلیک کنید در پایین و در قسمت General می‌توانید ویژگی‌های هر فیلد را ببینید. در ادامه مشخصات بعضی فیلدها که کاربرد بیشتری دارند را توضیح می‌دهم.

مشخصات نوع داده متنی در اکسس

در پایگاه داده هر نوع داده دارای مشخصات مخصوص به خود است. در بخش Field properties در سربرگ General می‌توانید، مشخصات عمومی مربوط به یک فیلد را تنظیم کنید. برخی مشخصات در بین فیلدهای مختلف، مشترک است و برخی دیگر مختص نوع خاصی از داده‌ها است.

• Field Size: در نوع داده متنی در کادر Field size عدد ۲۵۵ درج شده است. حداکثر تعداد کاراکترهای یک فیلد را Field size برای ما تعریف می‌کند.
• Format: قالب‌بندی محتوای فیلد را برای ما تعیین می‌کند، که معمولا یکسری الگوهای از پیش آماده‌ای وجود دارد. برای Short text قالب‌بندی از پیش آماده شده‌ای وجود ندارد.
• Input mask: پوشش ورودی‌ها را انجام می‌دهد. که در واقع با استفاده از این قسمت الگوی خاصی را برای ورود داده‌ها تعیین می‌کنیم.
• Caption: عنوان یا برچسبی را در هنگام ساختن فرم و گزارش نمایش می‌دهد.
• Default value: یک مقدار تعیین شده به عنوان پیش‌ فرض برای فیلد در نظر می‌گیرد.
• Validation rule: با استفاده از این قسمت قانونی برای ورود داده‌ها تعیین می‌کنیم.
• Validation text: اگر قانون Validation rule نقض شود، اینجا پیغام موردنظر را تایپ می‌کنیم.
• Required: الزامی بودن یک فیلد را تعیین می‌کنیم.
• Allow Zero length: مجوز صفر را برای آن داده تعیین می‌کنیم. یعنی آیا رشته‌ای به طول صفر می‌تواند در فیلد قرار بگیرد یا خیر.
• Indexed: برای ایجاد شاخص‌گذاری بر روی فیلدها است. (با شاخص‌گذاری می‌توانیم سرعت جستجو بر روی فیلد را بالا ببریم.)
• Unicode Compression: داده‌های متنی بر اساس فرمت Unicode فشرده‌سازی می‌شوند.
• Text Align: می‌توانید تراز‌بندی متن را از این قسمت انجام دهید.

مشخصات نوع داده عددی در اکسس

• Field Size: در نوع داده عددی در حالت پیش‌فرض Long Integer قرار دارد. اگر روی فلش کنار کلیک کنید لیست نوع داده‌های دیگر نمایش داده می‌شود:
  • Byte: برای ذخیره‌سازی اعداد صحیح مثبت از ۱ تا ۲۵۵  استفاده می‌شود. که هیچ تعداد ارقام اعشار ندارد و فضای ذخیره شده برای آن یک بایت یا ۸ بیت است.
  • Integer: برای ذخیره‌سازی اعداد صحیح مثبت و منفی از ۳۲۷۶۷- تا ۳۲۷۶۷+  کاربرد دارد و تعداد رقم اعشاری را نشان نمی‌دهد و فضای ذخیره‌سازی آن ۲ بایت است.
  • Long integer: پیش‌فرض نوع داده عددی Long integer است. برای ذخیره‌سازی اعداد صحیح مثبت و منفی بین ۲- تا ۲+ بیلیون استفاده می‌شود و فضای ذخیره شده برای آن ۴ بایت است.
  • Single: برای ذخیره‌سازی اعداد با دقت اعشاری منفی استفاده می‌شود و تعداد رقم اعشار آن هفت رقم است و فضای ذخیره‌ شده آن ۸ بایت است.
  • Double: برای ذخیره‌سازی اعداد با دقت اعشاری مضاعف و تعداد رقم اعشار آن ۱۵ رقم است و فضای ذخیره شده آن ۱۶ بایت است.
  • Decimal: برای ذخیره‌سازی اعداد دهدهی استفاده می‌شود که تعداد ارقام اعشار آن ۲۸ است.

• Format: اگر روی Format کلیک کنید در لیست بازشو موارد زیر را می‌بینید:
  • General number: نگه داری اعداد در حالت عادی
  • Currency: با دو رقم اعشار یک نماد پولی را نمایش می‌دهد.
  • Fixed: اعداد با تعداد اعشاری ثابت نشان می‌دهد.
  • Standard: مشابه Fixed با این تفاوت که با استفاده از علامت کاما اعداد را ۳ رقم ۳ رقم جدا می‌کند.
  • Percent: اعداد کسری را به صورت درصد نمایش می دهد.
  • Scientific: اعداد را به صورت یک نماد علمی برای ما مشخص می کند.

• Decimal places: تعداد رقم اعشار را در این قسمت وارد کنید.

حالا می خواهم یک جدول دیگر به نام مشخصات پروژه ایجاد می‌‌کنم. این بار من مستقم جدول را در نمای طراجی (Table Design) باز می‌کنم. البته می‌توانید مشابه جدول قبلی گزینه Table را بزنید و بعد نمای آن را تغییر دهید.

حالا فیلدهای جدول را تعریف می‌کنم. فیلدهای من به شرح زیر است:

• کد پرسنلی
• نام پروژه
• تاریخ شروع
• تاریخ پایان
• وضعیت

نکته: فیلدهای «نیاز به وقت اضافی» و «کد پروژه» فقط برای آشنایی شما با نوع داده Yes/No و Auto number اضافه شده‌اند و بعدا آنها را حذف خواهم کرد؛ چون نیازی به آنها ندارم.

مشخصات نوع داده منطقی Yes/No

اگر نوع داده را Yes/No انتخاب کنید، در قسمت Field properties و در قسمت Format می‌توانید حالت های دیگر را ببینید. (Yes/No و True/False و On/Off)

مشخصات نوع داده Auto Number

وقتی نوع داده را Auto Number انتخاب ‌کنید، در قسمت Field properties و در لیست کشویی Field size 2 گزینه وجود دارد Long integer و Replication ID. اگر Long integer را انتخاب کنید، باید چگونگی تولید مقادیر را مشخص کنید. مقادیر به دو صورت ایجاد می‌شوند: تصادفی (Random)  و افزایشی (Increment)

مشخصات نوع داده Date/Time

اگر نوع داده Date/Time را انتخاب کنید و روی Format کلیک کنید، در لیست بازشوی آن می‌توانید انواع فرمت‌ها را برای تاریخ و زمان تعیین کنید. این فرمت‌ها بر روی نحوه نمایش اطلاعات تاثیر می‌گذارند.

اگر در نمای Design view  در قسمت Field properties در قسمت Show Date Picker کلیک کنید، در لیست کشویی دو گزینه قرار دارد اگر Never را انتخاب کنید، Date Picker در نمای Data sheet نمایش داده نمی‌شود و اگر For date را انتخاب کنید، نمایش داده می‌شود. وقتی نوع داده را Date/time انتخاب کنید، یک آیکن تقویم در کنار فیلد در نمای Data sheet view به وجود می‌آید. با کلیک روی آن می توانید تاریخ را تعیین کنید. با کلیک روی دکمه Today می‌توانید تاریخ روز را قرار دهید. (به این حالت Date picker) گفته می‌شود.

بعد از اینکه مشخصات فیلدها را تعیین کردید، به نمای Data sheet بروید یک پنجره ظاهر می‌شود که نرم‌افزار از شما می‌پرسد آیا می‌خواهید تغییرات ذخیره شود؟ روی Yes کلیک کنید.

حالا فیلدهایی که در نمای Design view ایجاد کردید در نمای Data sheet می‌بینید و می‌توانید اطلاعات خود را وارد کنید.

ایجاد، حذف و تغییر ارتفاع رکوردهای جدول

1. برای ایجاد رکورد روی حاشیه سمت چپ، راست کلیک کنید و New record را انتخاب کنید.
2. برای حذف رکورد روی حاشیه سمت چپ. راست کلیک کرده وrecord  Delete را انتخاب کنید.
3. برای تغییر ارتفاع رکوردها روی حاشیه سمت چپ، راست کلیک کنید و Row height را انتخاب کنید.

در تصویر زیر من اطلاعات موردنظر خود را در جدول‌ها وارد کرده‌ام.

جدول مشخصات کارکنان

جدول مشخصات پروژه

جمع‌بندی

در این آموزش مراحل ایجاد یک پایگاه داده در نرم‌افزار اکسس را آموختید و همچنین یاد گرفتید که چگونه فیلدهای جدول را تعریف کنید و مشخصات آنها را تغییر دهید. همینطور آموختید که چگونه اطلاعات خود را در جدول‌های پایگاه داده خود وارد کنید.