هدف نهایی از ایجاد بانک اطلاعاتی استخراج گزارشهای (Reports) موردنیاز از آن است. مزیت مهم بانک اطلاعاتی اکسس این است که اطلاعات مورد نیازتان را در زمان بسیار کوتاه در قالب گزارشهای دلخواه در اختیار شما قرار می‌دهد. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که در بخش گزارشگیری داریم این است که می‌توانیم بعد از ایجاد گزارش در اکسس و تنظیمات لازم، یک نسخه چاپی از آن تهیه کنیم.
تعریف گزارش: گزارش به سندی گفته میشود که اطلاعات آن به صورت ساخت‌یافته روی صفحه نمایش یا کاغذ قابل مشاهده است. به عبارت ساده‌تر استخراج اطلاعات از جدول‌ها و پرس‌وجوهایی که قالب لیست‌های متنی، آمار و نمودار دارند را گزارش می‌نامیم.
نماهای گزارش (Report) در اکسس
برای گزارش‌ها ۳ نما وجود دارد؛ برای دیدن این نماها به سربرگ Home بروید و روی View کلیک کنید.
- Report view: در این نما می‌توانید کل گزارش را به صورت یکپارچه مشاهده کنید. امکان ایجاد تغییرات در این نما وجود ندارد و فقط برای مشاهده گزارش استفاده میشود.
- Print preview: در این نما یک پیش نمایش چاپ گزارش نمایش داده میشود و ابزار بزرگنمایی را در این نما دارید. به وسیله‌ی فعال شدن سربرگ Print preview و گروه‌های موجود در این سربرگ می‌توانید تنظیمات لازم را انجام دهید. در این نما نمی‌توانید ساختار و چیدمان گزارش را تغییر دهید.
- Layout view: در این نما همزمان با اینکه اطلاعات را در گزارش می‌بینید، چیدمان گزارش را هم می توانید تغییر دهید.
- Design view: در این نما در حالت طراحی گزارش قرار می‌گیرید و می‌توانید خصوصیات را تغییر دهید و فیلد جدیدی به گزارش اضافه کنید.
روش‌های ایجاد گزارش در اکسس
در اکسس برای ایجاد گزارش ابزارهای مختلفی قرار داده شده است که این ابزارها در سربرگ Create و در گروه Reports قرار دارند.
در جدول زیر توضیح هر کدام از این ابزارها را نوشته‌ایم.
ایجاد گزارش با استفاده از Report در اکسس
پس از انتخاب جدول یا پرس‌وجوی موردنظر که می‌خواهید از آن گزارش تهیه کنید، به سربرگ Create بروید و روی Report کلیک کنید. در اینجا گزارش در نمای Layout view نشان داده میشود. روی Save کلیک کنید و نامی برای گزارش انتخاب کنید سپس روی Ok کلیک کنید.
اگر به نمای Design بروید، گزارش شما دارای بخش‌های زیر است:
ایجاد گزارش با Report Design در اکسس
گزارش‌ها را می‌توانید مانند فرم‌ها با روش Design ایجاد کنید. طراحی گزارش با این روش مانند طراحی فرم دارای سرصفحه و پاصفحه، درج تصویر، ایجاد دکمه‌های عملیاتی و تغییر قالب‌بندی و چیدمان فیلدها است. به سربرگ Create بروید و روی Report Design کلیک کنید. در اینجا گزارش در نمای Design نشان داده میشود. از سربرگ Design روی Add Existing Field کلیک کنید؛ سپس جدول موردنظر را انتخاب کنید و فیلدهای موردنظر را درون صفحه گزارش بکشید.
در زمان طراحی گزارش، می‌توانید با ابزارهای سربرگ Arrange چیدمان، اندازه و مرتب‌سازی را تغییر دهید.
با استفاده از ابزارهای موجود در سربرگ Page setup می‌توانید تنظیمات مربوط به چاپ را انجام دهید.
ایجاد گزارش با Blank Report در اکسس
به سربرگ Create بروید و روی Blank Report کلیک کنید. یک گزارش خالی ایجاد میشود. از سربرگ Design روی Add Existing Field کلیک کنید. سپس جدول موردنظر را انتخاب کنید و فیلدهای موردنظر را به درون صفحه فرم بکشید. در اینجا گزارش در نمای Layout نشان داده میشود.
ایجاد گزارش با Report wizard در اکسس
برای ایجاد یک گزارش سفارشی می توانید از Report Wizard استفاده کنید. این Wizard در طی مراحل شما را راهنمایی می‌کند تا پایگاه داده را به گزارشی که به آسانی خوانده میشود، تبدیل کنید.
چاپ برچسب‌ها و پاکت‌های پستی در اکسس
برچسب‌های پستی برای چاپ آدرس‌های پستی، برچسب‌های دیسکت، برچسب‌های CD، برچسب‌های کتاب، بارکدها و… مورداستفاده قرار می‌گیرند. از سربرگ Create روی Labels کلیک کنید. پنجرهٔ Label wizard باز میشود.
پنجرهٔ Label wizard از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است:
- بخش What label size would you like: در این بخش می‌توان اندازه برچسب را مشخص کرد. اندازه برچسب به صورت ارتفاع*عرض ستون تعیین میشود.
- بخش Unite of Measure: در این بخش می‌توان واحد اندازه‌گیری را انتخاب کرد. واحد اندازه‌گیری مقادیر English (انگلیسی) و Metric (متریک( را می‌پذیرد.
- بخش Label type: در این بخش می‌توان نوع برچسب را انتخاب کرد. نوع برچسب می‌تواند مقادیر Sheet Feed (هر کدام در یک صفحه) و Continuous (چند برچسب در یک صفحه ادامه‌دار) را بپذیرد.
- بخش Filter by manufacturer: در این لیست می‌توان نوع برچسب را انتخاب کرد.
- دکمهٔ Customize: این دکمه برای سفارشی کردن، ایجاد اندازه و نوع‌های جدید برچسب به کار می‌رود.
- گزینهٔ Show custom label sizes: اگر این گزینه فعال شود، برچسب‌های سفارشی ایجاد شده در لیست نمایش داده می‌شوند.
با انتخاب گزینه‌های مناسب روی Next کلیک کنید.
در پنجرهٔ بعدی می‌توانید فونت برچسب را انتخاب کنید. همچنین نام فونت، ضخامت فونت، اندازه فونت و… را تعیین کنید. سپس روی Next کلیک کنید.
در پنجرهٔ بعدی فیلدهایی را انتخاب کنید که باید در برچسب باشند. روی فیلدهای موردنظر کلیک کنید. سپس روی علامت > کلیک کرده و در نهایت روی Next کلیک کنید.
در پنجرهٔ بعدی فیلدهایی را انتخاب کنید که مرتب‌سازی بر حسب آن فیلدها انجام میشود. سپس روی Next کلیک کنید.
در پنجرهٔ آخر روی Finish کلیک کنید.
خروجی به صورت زیر است:
استفاده از توابع در گزارشهای اکسس
در زمان طراحی گزارش می‌توان از ابزار Total برای اعمال برخی توابع روی فیلدهای عددی استفاده کرد. از جمله این توابع:
- Sum: مجموع مقادیر فیلد را محاسبه می‌کند.
- Average: میانگین مقادیر فیلد را محاسبه می‌کند.
- Maximum: بیشترین مقدار فیلد را محاسبه می‌کند.
- Minimum: کمترین مقدار فیلد را محاسبه می‌کند.
- Count: تعداد مقادیر فیلد را شمارش می‌کند.
- و…
برای این کار ابتدا گزارش را با استفاده از روش‌هایی که در بالا گفته شد ایجاد کنید. سپس روی ستون موردنظر که می‌خواهید عملیات روی آن انجام شود کلیک راست کنید و Total را انتخاب کنید. سپس تابع موردنظر را انتخاب کنید.
من در اینجا میخواهم مجموع حقوق کارکنان را در گزارش با استفاده از تابع Sum محاسبه کنم. روی ستون حقوق کلیک راست کرده و Total را انتخاب میکنم و سپس Sum را انتخاب میکنم.
تبدیل گزارش‌ها به سایر فرمت‌ها در اکسس
گاهی کاربران نیاز دارند گزارش‌ها را در قالب‌های دیگری نیز ذخیره کنند. مثل فایل‌های Excel، Text، Word و حتی PDF. برای این منظور گزارش را در نمای Print preview نشان داده و سپس از ابزارهای Data استفاده می‌کنیم.
سربرگ Print preview نمایش داده میشود. در گروه Data ابزارهایی برای تبدیل گزارش‌ها به سایر فرمت‌ها قرار داده شده است.
مثلا من میخواهم گزارشم را به فایل متنی تبدیل کنم. خب ابتدا گزارش موردنظرتان را باز کنید و سپس از سربرگ Print Preview گروه Data روی Text File کلیک کنید. پنجرهٔ Export-Text File باز میشود.
- در کادر File name مسیر ذخیره فایل را تعیین کنید.
- اگر گزینهٔ Export data with formatting and layout را فعال کنید، صدور اطلاعات با قالب موجود انجام میشود.
- اگر گزینهٔ Open the destination file after the export operation is complete را فعال کنید، فایل متنی باز میشود.
- اگر گزینهٔ Export only the selected records را فعال کنید، صدور اطلاعات فقط بر اساس رکوردهای انتخاب شده انجام میشود.
در نهایت روی Ok کلیک کنید تا فایل ایجاد شود.
جمع‌بندی
در این آموزش سعی کردیم نحوه ایجاد گزارش را به روشی ساده بیان کنیم. بهترین روش برای چاپ اطلاعات تهیه گزارش‌ها از جدول‌ها و پرس‌وجوهاست.
سلام
میخوام از اکسس گزارش بگیرم رو یک برگ A5
یعنی یک ستر رو یک برگ
حدو ۳۰ موضوع هم دارم نام و نام خانوادگی و……
قسمتی که ایجاد میکنم خطا میده تعداد کارکتر زیاد است
لطفا راهنمایی کنید
سلام
باید از report design استفاده کنید و سپس از قسمت ADD EXISTING FIELD فیلدهای موردنظر را وارد کنید و بعد از قسمت VIEW گزینه PRINT PREVIEW رو انتخاب کنید.
سلام . لطفا بفرمایید در فرم گزارش چگونه میشود یک پارامتر و یا شخص و هر چیزی را جستجو کرد که فقط همون قسمت مورد نظر نمایان بشه تا بشه پرینت گرفت و همه صفحات ظاهر نشه ؟
یعنی نحوه جستجو در گزارش چگونه است ؟
لطفا اگر جواب را برام ایمیل کنید بسیار سپاسگزار میشم
سلام. آموزش ایجاد پرس‌وجو (Query) در اکسس (Access) را مطالعه بفرمایید. به صورت کامل توضیح داده شده است. موفق باشید.
سلام . هنگام گزارش گیری همه اطلاعات به دنبال هم چاپ میشن. راهی وجود داره که بخش های اطلاعات در صفحه های مجزا باشند. ببینید گزارش شامل اسامی افراد هست. هر شخص چندین اطلاعات زیر مجموعه داره. هدفم اینه که اطلاعات مربوط در هر شخص در یک صفحه چاپ بشه نه دنبال هم. متشکر
سلام کافیه شماره ملی افراد را فیلتر قرار دهید
سلام
اگه ممکنه من هم راهنمایی کنید
من یک فایل اکسس طراحی کردم برای چاپ از یک شیت از اکسل که محدوده ای از امسل تعریف میشه تا پرینت را بر اساس لیبل چاپ کنه اما در خروجی گاهی چند فیلد برای چاپ باید حاضر بشه و گاهی همون فیلد ها نیاید چاپ بشه راهی هست که با پرسیدن از کاربر که می‌خواد اون فیلد باشه با نه کار و انجام داد؟
ممنون میشم راهنماییم کنید
سلام. در قسمت چاپ برچسب در اکسس در مرحله ۳ میتونید فیلدهای موردنظر رو انتخاب کنید. موفق باشید.
سلام خسته نباشید
من یک گزارش تهیه کردم در ۲ صفحه ولی میخوام همشون به طور ستونی یا همون روزنامه ای باشه یعنی ادامه صفحه یک تو صفحه ۲ نیفته ادامش بیاد تو صفحه یک .میخوام یک صفحه رو از وسط نصف کنم نصفش صفحه ۱ باشه نصفش صفحه ۲ به حالت ستونی
سلام. سلامت باشید. در هنگام ایجاد گزارش با report design با استفاده از ابزارهای گروه arrange چیدمان، اندازه و مرتب سازی فیلدها را می توانید تغییر دهید.
سلام
چطور میتونم بر اساس خروجی یک کمبو باکس گزارشگیری کنم. در واقع پارامتری را میخوام از form به report ارسال کنم.
ممنون
سلام ، میخام تعدادی از رکوردها ، مثلا از رکورد ۲۰تا ۳۰رو توی فرم چاپ کنم و پایینش جا برای امضا بزارم ، چطور باید چند ردیف خاص رو گزارش گیری کرد؟ممنون
سلام
اخیرا در گزارشهایی که ایجاد میکنم اگر ۲۰ صفحه هم باشد ، باز در اخر گزارش چاپ می کند Page 1 of 1 علتش چیه ؟
سلام چطور میشه روی ردیف جدول اکسس کلیک کرد و فقط اطلاعات اون ردیف را بشه ازش گزارش گرفت
تو رویداد onclik ان قسمت فرمول مورد نظر را ثبت میکنید
سلام چطور میتونم ردیف رو طوری تنظیم کنم که اگر تعداد سطرها ریپورتم کمتر از ۱۰شد الباقی خالی نشان بدهد
سلام، وقت بخیر، میخام یه قسمت از کارهایی که در اکسس ایجاد کردم از قبیل table و form و report در موبایل( اندروید) هم داشته باشم از چه نرم افزاری استفاده کنم؟ توی گوگل سرچ کردم چیز مفیدی عایدم نشد.
با سپاس
سلام. وقت شما هم بخیر. در این زمینه اطلاعی ندارم.
اکسس چون دی تا بیس دارد قابل اجرا بر روی گوشی نیست
سلام
چطور می تونیم زمانی یک فرم طراحی می کنم یا زمانی که دارم یک فرم گزارش طراحی می کنم سایز اون فرم رو a4 یا a5 کنم ؟
سلام. برای پرینت گرفتن منظورتون هست؟ از سربرگ file برین به قسمت print و بعد از قسمت print preview و قسمت size سایز رو مشخص کنید.
ضمن سلام و خسته نباشید , در نرم افزار اکسس , قسمت Report چگونه می توان در داخل یک گزارش یک Text ایجاد کرد و شامل دو فیلد باشد که در دو سطر نشان دهد ، ممنون .
سلام توس قسمت شمارش(count) میخوام اعداد تکراری شمارش نشه. مثلا اگه ۵ تا ٢ دارم یکبار شمارش بشه.ممنون میشه اگر میدونید توضیح بدید.
سلام وقتون ب خیر خوبید انشالله ی سوال
ی ریپورت ساختم گه بنا هست برای چند نفر ی سری اطلاعات پرینت بگیرم اما صرفا برای یک نفر خروجی می گیره علت چیه به نظر شما
ممنون
با سلام ،چطور میشه حین فیلتر کردن در گزارش گیری از دو شرط در فیلتر سازی استفاده کنیم ، روی یک شرط موردی ندارم و انجام میشه ولی اگر بخوام دو شرط به صورت همزمان فیلتر کنن چی میشه ؟!
با این دو تا کد میشه با یک شرط فیلتر سازی کرد ولی برای دوشرط چی میشه ؟
DoCmd.OpenReport “ReportName” , acViewPerview , ,”([Condition] Like ” ” * ” & Condition & ” * ” “)”
DoCmd.OpenReport “ReportName” , acViewPerview , ,”Condition=Forms.SampleForm.[SampleField]”
برای چاپ متن فیلدهای memo که بسیار طولانی هستند چه باید کرد ؟
از چه نوع کنترلی برای چاپ باید استفاده کنیم ؟
سلام
داده ها ی داخل گزارش رو میشه در خود گزارش فیلتر کرد؟
یعنی یک گزارش بسازیم و بعد در خود گزارش تنظیم کنیم که چه داده هایی نمایش داده بشه!
سلام. بله در قسمت sort and filter گزینه advanced میتونید داده‌ها رو فیلتر کنید.
سلام می خواهم با کدنویسی sgl از یک جدول اکسس خروجی بگیرم با فرمت dbf و خروجی را در فولدری روی دسکتاپ ذخیره کنم
ممنون می شم پاسخ گو باشید
تمامی مراحل با کدنویسی باشد
سلام
یک فایل اکسس دارم تا دیروز لوگوی شرکتم موقع پرینت کردن و Print Perview نشان داده و چاپ میشد.
از دیروز یکدفعه لوگو در priveiw نمیاد و موقع پرینت هم لوگو چاپ نمیشود
در فایل هست و دیده میشه هیچ تغییری هم اعمال نشده.
افیس هم هیچ ارور و مشکلی نشان نمی دهد.
به سیستم دیگری هم فایل را فرستادیم و چاپ شد.
اگه ممکنه راهنمایی بفرمایید مشکل چی میتونه باشه ؟
سلام.چجوری باید سورس رو در ریپورت تغییر بدم؟
سلام من یک بانک اطلاعاتی درست کردم و می خوام از اون گزارشهای فیلتر شده تهیه کنم
مثلا گزارش یک بازه زمانی مشخص یا گزارش از یک نام خاص
لطفا منو راهنمایی کنید
با سلام و عرض ادب
دو سوال از شما بزرگوار داشتم
۱- اینکه یک فایل دارم که رکوردهای زیادی دارد در اکسس چیکار میشه کرد که به عنوان مثال میخواهم عدد ۱۰۰ را زدم یا اینکه بگم از ۱۰۰ تا ۱۰۰ وارد کردم بتوان گزارش گرفت البته در قسمت فیلتر میشود اما جایه دیگه دیده بودم که این کار را بدون فیلتر میکنند
۲- در گزارش انتهای ستون مبلغ جمع مبلغ زده شود.
سلام. وقتتون بخیر. در گزارش برای محاسبه مجموع باید در ستون مربوطه کلیک راست کنید و Total و سپس Sum رو انتخاب کنید. در مقاله به صورت کامل توضیح داده شده.
سلام بسیار آموزنده بود
یک سوال یک دستور vba برای باز کردن report در اکسس لطفا راهنمایی کنید
سرکار مهندس زارعی ضمن سپاس از آموزشها و راهنمایی هاتون سوالی داشتم. اگر بخواهیم یک گواهینامه در اکسس بسازیم چطور باید در گزارش سازی اقدام کنیم که متناسب با اندازه فیلدها که متغیر هم هست مثلا نام خانوادگی یا عنوان درس و…. طول متن تغییر کند؟
و اینکه چطور اعداد هنگام گزارش گیری فارسی چاپ شوند
سلام و خسته نباشید
میخاستم بدونم داخل یک report میشه متنی رو کوتاه کنم!؟
بعنوان مثال fxerzeyfhv.001
فقط ۰۰۱ نشون داده بشه
با تشکر